Hier greift eins ins andere - Best Practice: digitale Wohnungsübergabe

Unausweichlich steht sie allmonatlich auf der Agenda, die Übergabe einer oder meist mehrerer Wohnungen. Als Immobilienmanager haben wir dabei sowohl die Interessen der Vermieter als auch der Mieter zu wahren. Was die Standardisierung, gar Digitalisierung dieses Prozesses erschwert, ist die Größe des Personenkreises, der damit befasst ist: Objektbetreuer, Facility Manager, Vermieter, Makler.

Im Zuge der digitalen Transformation unseres Unternehmens haben wir auch die Wohnungs- oder Mietflächenübergabe, wie es im gewerblichen Bereich heißt, miteinbezogen und zunächst  analysiert. Idealerweise erfolgt eine Übergabe in drei Schritten: Vorabnahme, Abnahme und schließlich Übergabe an den neuen Mieter. Aus Zeit- und Kostengründen versuchen viele Immobilienmanager, sie zusammenzufassen, was oft auch möglich ist.

Am Anfang die Analyse
Zur Digitalisierung dieses Prozesses ist zunächst zu definieren, welche Informationen dazu erforderlich sind und ob bzw. welche dieser Daten wo verfügbar sind – idealerweise im eigenen ERP-System. Sonst müssen wir in den Mieterakten nachrecherchieren.

Weil mittlerweile eigentlich alle Mieter über ­Smartphones ­verfügen, konnten auch wir die Vorabnahme optimieren: Seit 2016 arbeiten wir mit einem Kundenportal und einer App – einem prakti­kablen Werkzeug für Kommunikation und Datenaustausch. Fotos von der Mietsache können wir für die ­Vorabnahme nutzen, und ausziehende Mietparteien zeigen sich hier sehr kooperativ, weil es schnell geht und Treffen erspart.

Für die digitale Übergabe von Wohnungen und Mietflächen gibt es dann folgende Möglichkeiten:

• Man füllt ein vorbereitetes PDF-Formular während der Übergabe aus und lässt es mittels Adobe Sign von allen Teilnehmern unterzeichnen.

• Man nutzt eine dedizierte Wohnungsübergabe-App, in der man relevante Daten vorab manuell hinterlegt.

• Man nutzt eine dedizierte Wohnungsübergabe-App mit Schnittstelle zum ERP-System zum Austausch der relevanten Daten.

Wesentlicher Vorteil einer solchen App: Es lassen sich während der Übergabe aufgenommene Fotos sofort ins Protokoll einfügen. Diese Daten sind auch bereits für Besichtigungstermine mit potenziellen Nachmietern als Dokumentation einer Vorabnahme nutzbar, und weil die App alle Daten bündelt, kann die Übergabe auch an Personen delegiert werden, die mit der Mietsache weniger vertraut sind.

Entscheidend: die Schnittstelle
Wir nutzen eine App mit Schnittstelle zu unserem ERP-System. So werden alle dort hinterlegten Daten einer Mietsache zur Wohnungsübergabe in die App übertragen: technische Kataloge, Zählernummern, Schlüsseldaten und benötigte Angaben zur Person der Mietpartei. Alle per App hinzugefügten Daten werden automatisch mit dem ERP-System synchronisiert – nach Freigabe durch den Objektbetreuer und wenn wieder eine Verbindung zum Internet besteht. Sonst wird zwischengespeichert. Für den rein technischen Außendienst sind mit der App alle anstehenden Übergaben ersichtlich und können so effizient bearbeitet werden.

Die Übergabe abschließend steht das Protokoll auf dem Tablet für alle Beteiligten zur Unterschrift bereit – die es umgehend per E-Mail erhalten. Zudem wird es im ERP-System mit dem alten und dem neuen Mietvertrag hinterlegt – und im Dokumentenmanagementsystem archiviert. Weil auch dies über eine Schnittstelle zur Mieter-App verfügt, wird es auch darüber bereitgestellt.

Sinnvoll ist es, sich vor einer Übergabe Gedanken zu machen, ob möglicherweise auch ein konventioneller Ausdruck des Protokolls vor Ort benötigt wird. Ggf. hilft ein batteriebetriebener Drucker vor Ort.

Gelungene Optimierung
Mit der vollständig digitalen Wohnungsübergabe haben wir in den letzten Monaten sehr gute Erfahrungen gemacht. Wir brauchen weniger Zeit für die Vorbereitung und konnten bei Terminengpässen auch Dritte damit betrauen. Sowohl ausziehende als auch einziehende Mietparteien wussten dabei nicht nur pandemiebedingt die verringerten Kontaktzeiten zu schätzen, sondern auch, dass das Verfahren in den nicht ganz stressfreien Umzugsphasen vieles vereinfacht, dennoch sehr umfassend dokumentiert – und das ohne leidigen Papierkram.

In unserem Software-Ökosystem greifen also folgende Komponenten ineinander, um Arbeitserleichterung und zeitliche Optimierung zu erreichen: Die Wohnungsübergabe-App läuft auf dem Tablet mit iOS oder Android und ist über eine Schnittstelle für den bidirektionalen Datenaustausch mit ERP-System verbunden. Das ERP-System verfügt über eine bidirektionale Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem. Die Kunden-App, die auch unser Vorgangsmanagement-System beheimatet, ist zum einen bidirektional an das Dokumentenmanagementsystem angebunden, zum anderen an das ERP-System.

Für Immobilienmanager bedeutet allerdings schon jeder dieser Teilschritte eine Optimierung konventioneller Prozesse – selbst das manuelle Ausfüllen eines digital erstellten Adobe Sign PDFs ist eine immense Arbeitserleichterung. Hat man die Datenbestände erst einmal eingepflegt, leistet eine Wohnungsübergabe-App auch ohne Anbindung ans eigene ERP-System schon wertvolle Dienste.

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