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Ein Überblick über gängige Lösungen, die bei der Digitalisierung von Eigentümerversammlungen unterstützen

etg24

etg24 setzt Beschlussfassungen in Eigentümerversammlungen, aber auch Umlaufbeschlüsse ganzheitlich in der Pro-Version um. Das cloudbasierte Online-Portal vereinfacht den gesamten Prozess – von der Vorbereitung der Beschlussfassungen und dem Versand der Einladungen über die Durchführung von Hybrid-, Präsenz- oder Online-Versammlungen bis zur Protokollerstellung und Beschlusssammlung.

Für Verwalter wie Eigentümer spielt sich alles ohne Medienbrüche im gewohnten Kundenportal bzw. in der App ab. So dauert die Erstellung einer neuen Abstimmung nur wenige Minuten, denn es ist keine zeitraubende und fehleranfällige Datenübertragung in Drittsysteme nötig. Die Datenstruktur stammt aus der Praxis, sodass anhand der hinterlegten Daten auf Knopfdruck jede Gewichtung, nach Miteigentumsanteilen, Köpfen, Einheiten etc., und Untergemeinschaft abbildbar ist. 

In Kombination mit dem Einladungsversand und der vollständig automatisierten Vollmachten- und Weisungsverwaltung durch die Eigentümer über ihren Portalzugang sparen Verwaltungen im Vorfeld viel Zeit. Auch die Durch führung gestaltet sich effizienter: Eigentümer bestätigen ihre Anwesenheit durch Scannen eines QR-Codes. Während der Versammlung wird im Portal abgestimmt, oder die Versammlungsleitung trägt Handzeichen manuell ein. Das Ergebnis wird sofort berechnet und visualisiert. Am Ende der Versammlung kann das Protokoll automatisch erstellt und digital unterzeichnet werden, ganz ohne aufwendige Nachbereitung.

Kosten: Das Modul zur Beschlussfassung ist Teil der etg24 Pro-Version. Monatlich: 0,29 Euro pro Wohneinheit zzgl. 19 Prozent Mehrwertsteuer. Monatliche Mindestgrundgebühr, errechnet auf Basis von 300 Einheiten: 87 Euro www.etg24.de/funktionen/eigentuemerversammlung-online

facilioo

facilioo vereinfacht die Eigentümerversammlung in allen Veranstaltungsformaten: vor Ort, hybrid und digital. Das eigenständig nutzbare Programm fügt sich mit Schnittstellen zu allen verbreiteten Verwaltungssystemen nahtlos in den bestehenden IT-Kosmos ein, ohne doppelte Daten pflege. Planung, Durchführung und Nachbereitung von Versammlungen werden effizient, Eigentümer zufrieden. 

Tagesordnungspunkte werden in facilioo unterjährig erfasst. Nutzer greifen dabei auf Beschlussvorlagen zurück die einmalig angelegt und immer wieder verwendet werden. Steht die Einladungsfrist an, werden professionelle Einladungsschreiben in Minutenschnelle an die Eigentümer versandt. Die Kombination aus E-Mail-Integration und E-Post-Anbindung schützt die Umwelt und spart Kosten.

Angepasst an die Agenda der Eigentümerversammlung, erstellt facilioo eine Live-Präsentation, die Kunden auf einen Blick den besprochenen TOP und Beschluss sowie live ausgezählte Abstimmungsergebnisse zeigt. Vorher eingepflegte Vollmachten werden dabei berücksichtigt. Im Anschluss an die Versammlung wird automatisch ein Protokoll erstellt, das im Handumdrehen an die Eigentümer versandt ist. Abstimmungsergebnisse werden nach Köpfen und Miteigentumsanteilen ausgezählt, können im Einzelnen betrachtet und nachverfolgt werden.

Kosten: Schnittstelleneinrichtung (für unterstützte Systeme): einmalig 990 Euro, nicht umlagefähig. Jährlich: 3,50 Euro pro Wohneinheit, umlagefähig und berechnet nach Abschluss der Versammlung 
https://versammlung.facilioo.de/

Immoware24

Immoware24 ermöglicht es, Versammlungen einfach und übersichtlich im Immoware24 Verwaltungssystem anzulegen und auf Knopfdruck für den Zugriff im Eigentümerportal freizugeben. Ohne doppelte Dateneingabe ist alles im Verwaltungssystem verfügbar. Einladungen erhalten Eigentümer digital online und können zum vereinbarten Termin über ihren Portalzugang an der Versammlung teilnehmen, ob online oder vor Ort, können sie schon im Vorfeld angeben, was die weitere Veranstaltungsplanung vereinfacht. Veranstaltungsinformationen und eine Teilnehmerliste, aber auch die Tagesordnung mit Beschlussanträgen, Anmerkungen und anliegenden Dokumenten sind für Eigentümer im Portal hinterlegt. Über die integrierte Vollmachtsfunktion können sie General- oder weisungsgebundene Vollmachten erteilen, verwalten und während der Versammlung einsehen. Die Videokonferenzfunktion ermöglicht es Eigentümern, die Versammlung zu verfolgen und moderiert miteinander zu sprechen. Verkündete Abstimmungsergebnisse werden mit Grafiken und optionalen Zusatzinformationen veranschaulicht. Nach Protokollerstellung können Beschlüsse in die Beschlusssammlung übernommen werden, die für Eigentümer ebenfalls im Eigentümerportal einsehbar ist – auch Umlaufbeschlüsse können auf diese Weise durchgeführt werden.

Kosten: Die Funktionen sind an das Portal24 gebunden,
optionaler Bestandteil von Immoware24, und in diesem Jahr kostenfrei. Ab 2024: 4,90 Euro pro Eigentümer und Veranstaltung, 2,50 Euro pro Umlaufbeschluss. www.immoware24.de/funktionen

Neove

Neove bündelt rechtskonform alle wichtigen Funktionen: Einladung, Videokonferenz (DSGVO-konform), Tagesordnung, Abstimmung nach Kopf-, Objekt- oder Wertprinzip, Beschlussfassung und Protokoll.

In enger Zusammenarbeit mit Immobilienverwaltungen und Fachanwälten wurden alle Funktionen auf die Praxis zugeschnitten. Zudem gibt es keine Lizenz- oder Abo-Gebühren. Die transparent dargestellten Kosten pro Versammlung können Verwaltungen auf die jeweilige Eigentümergemeinschaft umlegen, sodass die Nutzung für sie gänzlich kostenfrei ist.

Den Versammlungsablauf vereinfachend, lassen sich über die Software Untergemeinschaften bilden und Vollmachten vorab berücksichtigen. Vor Ort Anwesende stimmen per Handzeichen ab oder über einen QR-Code, mit dem jedes Smartphone zum Abstimmungsgerät wird – so überzeugend einfach, dass Neove immer häufiger auch für reine Präsenzversammlungen eingesetzt wird.

Kosten: nach Zahl der Teilnehmer und Dauer der Versammlung, ab 119 Euro zzgl. 19 Prozent Mehrwersteuer.
www.neove.de

Vulcavo

Vulcavo ist die Komplettlösung für digitale Eigentümerversammlungen, in Präsenz, hybrid oder online. Die Software entlastet Verwaltungen durch die vollständige Automatisierung vieler Schritte: Auszählung, Ergebnisberechnung sowie Protokollerstellung und die gesamte Nachbereitung erfolgen auf Knopfdruck innerhalb von Sekunden.

Dabei ist Vulcavo mehr als ein Abstimmungstool: Vom Import der Daten über das Anlegen von Versammlungen sowie das Teilnehmer- und Vertretungs-Management bis zum fertigen Protokoll unterstützt es ganzheitlich alle für Eigentümerversammlungen erforderlichen Prozesse. Das spart im Schnitt ca. sieben Stunden Arbeitszeit – pro Versammlung. Als echter Mehrwert erweist sich das vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels, in denen die Digitalisierung manueller Arbeitsschritte dazu beiträgt, Personal zu halten, zu gewinnen und Zeit zu gewinnen für wirklich wichtige Aufgaben.

Kosten: Geringer Cent-Betrag pro Einheit und Monat – je nach Anzahl der aktivierten Einheiten. Angebote werden ausschließlich individuell und bedarfsgerecht erstellt.
www.vulcavo.de