Intelligente Cloud-Lösungen zur Immobilienverwaltung

Eine digitale Plattform für alle Prozesse aus einer Hand

In der heutigen Zeit kann es sich kaum ein Immobilienverwalter noch leisten, ohne prozessübergreifende technische Unterstützung zeitaufwendig und mit viel Papier zu arbeiten. Die Effizienz muss gesteigert werden. Schließlich fallen in der täglichen Arbeit einer Hausverwaltung unterschiedliche Aufgaben an, für die ein optimaler, strukturierter und automatisierter Prozessablauf geschaffen werden muss. Das Augenmerk liegt darauf, die Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu verbessern und alle Daten ohne Mehraufwand an der passenden Stelle bereitzustellen. Hierfür setzen viele der über 500 PropTechs auf individuelle Softwarelösungen in der Cloud und fokussieren sich dabei auf Lösungen in einem Teilbereich bis hin zu einem komplexen, allumfassenden ERP-System.

Neues Kernsystem ohne lästige Datenmigration

Gerade Cloud-basierte Lösungen für die Immobilienverwaltung werden meist mit großen ERP-Systemen in Verbindung gebracht, die allumfassend komplexe Prozesse abbilden und häufig mit einem enormen Aufwand in der Einführung für Onboarding und Migration verbunden werden. Das muss aber nicht so sein! Bei der Einführung und Umstellung auf eine neue Lösung unterstützt der Softwareanbieter bei der Datenmigration, sodass Sie als Immobilienverwalter schnellstmöglich weiterarbeiten können. Durch eine intuitive Benutzeroberfläche bei neuen Lösungen wird der Schulungsaufwand für die Umstellung geringgehalten und alle Mitarbeiter schnellstmöglich mit an Bord genommen.

Heute funktioniert alles digital, nur hapert es häufig an der Umsetzung und es fehlt eine Plattform dafür. Viele der neuen Lösungen für Immobilienverwalter sind Cloudbasiert und zielen darauf ab nur einen bestimmten Prozess zu vereinfachen. Sie sind modular aufgebaut und bilden einzelne Teilbereiche oder Schwerpunkte ab, wie die Buchhaltung, die Auftragsverwaltung oder das CRM. Mit einer solchen Lösung soll die gesamte Verwaltung transparenter, einfacher und effizienter werden.

Effizienz steigern und die Herausforderung Fachkräftemangel aktiv mindern

Aktuell herrscht großer Fachkräftemangel. Gute Mitarbeiter sind schwierig zu finden. Durch eine Software in der Cloud wird mobiles Arbeiten ermöglicht. Damit kann nicht nur Homeoffice als Option angeboten, sondern auch die Attraktivität des Immobilienverwalters als Arbeitgeber deutlich gesteigert werden. Der Einstieg für Fachfremde erfolgt deutlich schneller und unkomplizierter, weil die Software beim Onboarding hilft und eine Art Leitfaden im täglichen Arbeiten vorgibt.

Weiter reduziert der digitale Versand die Kosten für Porto, Drucken und Papier. Mit dem digitalen Portal werden Informationen rund um die Uhr für Mieter und Eigentümer zur Verfügung gestellt. Auch wird im Portal jeder Vorgang transparent zur Nachverfolgung dargestellt. Dadurch wird das Anrufaufkommen deutlich gemindert und Verwalter haben mehr Zeit für jene Aufgaben, die das System nicht automatisiert übernehmen kann bzw. können im Gegenzug mehr Objekte als zuvor betreuen. Ebenso wird das papierlose Büro, in dem Daten unter höchsten Sicherheitsstandards in Deutschland gespeichert werden, durch die einfache Dokumentenverwaltung in der Cloud ermöglicht. Durch die Nutzung der Lösung schafft die Immobilienverwaltung große Effizienzen im eigenen Unternehmen und wird dadurch wettbewerbsfähiger. Und auch die eigenen Kunden, wie Eigentümer und Mieter, bevorzugen bereits Verwaltungen, die digital aufgestellt sind und fokussieren diese bei ihrer Auswahl.

Der Prozess der Buchhaltung kann in digitalen Lösungen zu 98 Prozent automatisiert werden. Die Belege werden über X-Rechnungen oder OCR ausgelesen und im System als Buchungsvorschlag angelegt. Danach kann eine Zahlung mit anschließender Freigabe angestoßen werden. Über EBICS läuft der Zahlungsverkehr automatisiert und muss nicht extra mit einer Zahlungsdatei in Programmen wie Sfirm eingelesen werden. Im besten Fall prüft der Buchhalter monatlich die Zahlungen auf Differenzen und bucht zum Schluss nur die Rücklagen der WEG ein. Auch bei anderen Prozessen, wie Objektbegehungen, Wohnungsübergaben oder Eigentümerversammlungen gibt es Lösungen, um über ein Tablet digital vor Ort ein Protokoll erstellen und unterschreiben zu können.

Transparenz erhöhen, Profitabilität steigern durch aussagekräftiges Controlling

Der wirkliche Effizienzhebel kommt aber erst zum Tragen, wenn Prozesse übergreifend und durchgängig miteinander verzahnt sind und automatisiert durchlaufen werden. Der moderne Immobilienverwalter benötigt eine CloudLösung aus einer Hand – ohne unnötige Schnittstellen und eine Vielzahl von Anbietern. Denn Letzteres führt leider auch immer zum wenig nutzerfreundlichen Einund Ausloggen in mehreren Systemen sowie einer oft unübersichtlichen Anzahl unterschiedlicher Verträge, die ebenfalls verwaltet werden müssen. Durch EINE Lösung aus EINER Hand können Auswertungen über alle Prozesse hinweg erstellt werden.

Dank Cloud-basierter Lösungen ist es Immobilienverwaltern möglich, die Daten zentral in einer Plattform zu bündeln. Alle Informationen sowie die Kommunikation zwischen Verwalter, Eigentümer, Mieter und Dienstleister werden digital zentral in einer Datenbank erfasst. So können Anrufe über VoIP, eingehende E-Mails, Vorgänge in der Auftragsverwaltung, Eigentümerversammlungen, Zeiterfassung und mehr getrackt werden, um eine einheitliche Auswertung für die verwaltete Liegenschaft zu erhalten. In den Auswertungen kann der Immobilienverwalter in einem aussagekräftigen und leicht verständlichen Controlling-Tool die eigene Profitabilität (Aufwand vs. Umsatz) pro verwalteter Liegenschaft einsehen. Daraus resultierend können deutlich fundiertere und faktenbasierte Entscheidungen getroffen werden, um das eigene Portfolio nachhaltiger zu steuern und Ressourcenengpässe zu kompensieren.

Anbieter wie easimo ermöglichen es Immobilienverwaltern, alle Prozesse des Tagesgeschäfts mit einem intelligenten, aus einer Hand entwickelten Cloud-Immobilien-Management-System zu automatisieren und messbar zu machen. Oberstes Ziel ist die Erschaffung eines individuellen aussagefähigen Management Cockpits, mittels dessen nicht nur Zeit eingespart, sondern auch die richtigen Entscheidungen für den maßgeblichen Wettbewerbsvorteil getroffen werden können.