Keine Panik!

Diese digitalen Tools helfen bei den anstehenden Eigentümerversammlungen – von der Vorbereitung bis zur abschließenden Dokumentation und darüber hinaus.

Bereiten die anstehenden Eigentümerver­sammlungen schon schlaflose Nächte angesichts des dafür notwendigen Arbeits­aufwands? Nicht doch! Es gibt zahlreiche digitale Tools, die sich in diesem Zusammenhang nützlich machen.

Von ausgewählten Anbietern digitaler Lösungen, die bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen unterstützen, so manchen Arbeitsschritt sogar automatisieren, wollten wir eigent­lich in Erfahrung bringen, wie sich die Auszählung von Abstimmungsergebnissen zu Beschlussfassungen beschleunigen lässt, insbesondere wenn es um große Eigentümergemeinschaften geht und bei komplizierten Stimmverhältnissen, beispielsweise nach Miteigentums-anteilen. Wie sich herausstellte, sind die meisten Tools wahre Tausendsassa, die weit mehr können als Stimm­verteilungen zu erfassen. Aber machen Sie sich doch am besten selbst ein Bild.

easimo

Das Cloud-ERP-System vereint alle wichtigen Vorgänge der Immobilienverwaltung effizient in einer Lösung – von der Buchhaltung im Büro bis zur Wohnungsübergabe auf dem Tablet und eben auch bei Eigentümerversammlungen, ob digital, in Präsenz oder hybrid.

Dazu werden Abrechnungen automatisch den richtigen Eigentümern zugeordnet und ebenso wie Protokolle und Umlaufbeschlüsse mit der Einladung digital bereitgestellt oder klassisch bzw. per E-Post versandt.

Tagesordnungen können per Drag & Drop mit hinterlegten Vorlagen zusammengestellt werden. Die jeweilige Teilnehmer­liste entsteht mittels automatischem Check-in und Check-out. Beschlussfassungen werden aus der Versammlung heraus erstellt und auch Gerichtsurteile hinterlegt. Das jeweilige Abstimmungsergebnis lässt sich grafisch darstellen. Alle dafür notwendigen Daten sind aus der Teilungserklärung heraus im System hinterlegt und speisen alle relevanten Prozesse.

Zum Abschluss der Versammlung wird auf Knopfdruck das Protokoll erstellt, zur digitalen Unterschrift vor Ort. Dabei besteht die Wahl, ob auch Notizen mit aufgenommen werden sollen oder nur der Versammlungsleitung zur Dokumentation vorliegen sollen.

Aus gefassten Beschlüssen können automatisch Aufgaben erstellt, Dienstleister kontaktiert und Aufträge angelegt werden. easimo bildet dies prozessübergreifend ab. Beschlussfassungen und Protokolle stehen für Eigen­tümer zum Download bereit, genau wie Dokumente zur Belegprüfung, die rein digital über das Portal erfolgen kann oder in Präsenz mit digitalisierten Belegen.

Dem Umgang mit hochsensiblen Daten wird die Software mit strenger Befolgung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und in Deutschland stationierten Servern gerecht. Ein detailliertes Rechtesystem ermöglicht die Einrichtung individueller Zugriffsoptionen.

www.easimo.de

etg24

etg24 umfasst als Komplettpaket den gesamten Prozess der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen sowie die Beschluss­umsetzung. Die Funktion „Abstimmungen“ ist in das etg24 Kundenportal eingebettet. Alle notwendigen Informationen wie Personendaten, Miteigentumsanteile oder Unter­gemeinschaften sind hier für die Durchführung von Versammlungen verfügbar.

Über das Kundenportal können Beiräte vorab die Tagesordnung einsehen, Eigentümer ihre Einladung samt Abrechnung datenschutzkonform abrufen und Vollmachten bzw. Weisungen hinterlegen, die in der Versammlung automatisch berücksichtigt werden.

Der Check-in der Versammelten erfolgt über deren Laptop oder Tablet auf einer digital angelegten Teilnehmerliste. Abgestimmt wird per App oder Handzeichen. Sind alle Stimmen erfasst, wird das Ergebnis gemäß dem hinterlegten Stimmprinzip, nach Köpfen oder MEA, in etg24 berechnet. Zum Ende der Versammlung ist das automatisch erstellte Protokoll digital zu unterzeichnen, die Beschlusssammlung wird vom System selbsttätig fortgeführt.

www.etg24.de

Immoware24

Die Immobilienverwaltungs-Software bildet die Prozesse von Eigentümerversammlungen und Umlaufbeschlüssen vollständig digital ab. Die Vorbereitung unterstützt sie durch automatische Berechnung der Stimmverhältnisse auf Basis der jeweils hinterlegten Stimmanteile und Beschlussprinzipien und mit Vorlagen für Einladungen, Protokolle und Anwesenheitslisten .

Nach der Versammlung werden automatisiert gefasste Beschlüsse zur Dokumentation in die Beschlusssammlung übernommen. Eigentümerversammlungen und Ab­stimmungen können so nicht nur vor Ort, sondern auch online durchgeführt werden. Auch der Versand von Um­laufbeschlüssen zur Online-Abstimmung an Eigentümer ist möglich.

Hybride Eigentümerversammlungen unterstützt die Immoware24 Portal24-App. Eigentümer können per Smart-phone oder Tablet teilnehmen und online abstimmen. Die Teilnehmerliste sowie die hinterlegte Tagesordnung mit den dazu hinterlegten Dokumenten stehen für Eigentümer im Portal bereit. Abstimmungen erfolgen live, wobei Stimmberechtigte zustimmen, ablehnen oder sich enthalten können, aber auch weitere Varianten sind möglich.

Das jeweilige Ergebnis wird abschließend dem ent­sprechenden Tagesordnungspunkt zugeordnet im Portal angezeigt und kann sodann in die Beschlusssammlung übernommen werden.

www.immoware24.de

VoteWorks

Das funkgestützte TED-System ermöglicht rechtssichere Beschlussfassungen, ortsunabhängig und ohne Internet-anbindung. Die Größe der Eigentümergemeinschaft und komplexe Stimmverhältnisse laut Teilungserklärung spielen dabei keine Rolle. VoteWorks besteht aus einer leicht zu be­dienenden Software, einer Sende- und Empfangsantenne etwa der Größe eines USB-Sticks und Abstimmgeräten für stimmberechtigte Versammlungsteilnehmer.

Eigentümerlisten und Tagesordnung werden aus der Immobilienverwaltungs-Software importiert, sodann Vollmachten und ggf. Weisungen bereits im Vorfeld hinterlegt.

Die Stimmabgabe erfolgt durch einfachen Tastendruck auf dem Abstimmgerät und wird zur Kontrolle und Dokumentation des Ergebnisses auf einer Leinwand und im System dokumentierend visualisiert.

Die automatisierte Berechnung der Abstimmungs­ergebnisse minimiert die Fehlerquote des manuellen Auszählens. Möglich ist es so auch, spontane Meinungsbilder zu erfassen, oder ad hoc über Geschäfts-ordnungs-Anträge abzustimmen. Auf Wunsch oder falls erforderlich, lässt sich auch das individuelle Abstimmver-halten dokumentieren, etwa um Kostentragungspflichten zu ermitteln.

Weil das System eigene Funkgeräte zur Abstimmung nutzt statt der privaten Smartphones der Versammlungs­teilnehmer, werden beabsichtigte und unbeabsichtigte Zugriffe auf schützenswerte personenbezogene Daten vermieden. Über die Miteigentumsanteile und die üb­lichen Identitätsnachweise hinaus werden keine weiteren Daten benötigt oder verarbeitet. WEG-rechtlich und nach DGSVO sind mit diesem Alleinstellungsmerkmal von VoteWorks alle Vorgaben vollumfänglich erfüllt, ohne die Sorgfaltspflichten der Verwaltung oder die Sicherheitsvorkehrungen der Softwarehersteller hinter­fragen zu müssen.

www.voteworks.de

Vulcavo

Die Software für Eigentümerversammlungen in Präsenz, als Hybrid-Format oder komplett online bündelt und organisiert sämtliche Schritte – von der Vor- bis zur Nachbereitung – und automatisiert sie in Teilen. Nach Anbieterangaben sparen sich Anwender damit von der Vorbereitung und Einladung bis zum automatisch generierten Protokoll im Schnitt 5,18 Stunden Arbeitszeit pro Versammlung.

Die Nutzung durch Eigentümer und die Verwaltung erfolgt ortsunabhängig im Internet-Browser, ohne Software-Installation oder Downloads. Über direkte Schnittstellen zu den in der Branche etablierten ERP-Systemen können Stammdaten und je nach Kompatibilität sogar Vorgänge mit wenigen Klicks übertragen werden.

Vulcavo unterstützt die Planung von Eigentümerver­sammlungen und stellt Vorlagen bereit für Tagesordnung und Einladungen, die damit schneller erstellt werden können.

In der Versammlung stimmen die vor Ort anwesenden Teilnehmer per Handzeichen ab oder über ihre Smart-phones als „digitale Stimmzettel“. Die integrierte und DSGVO-konforme Videokonferenz bildet auch hybride und reine Online-Versammlungen vollständig ab. Nach Abstimmungen stehen Ergebnisse automatisch berechnet sekundenschnell zur Verfügung.

Protokolle werden nach der Versammlung auf Knopfdruck automatisch erstellt, die sich je nach Schnittstellen­konfiguration mit wenigen Klicks ins ERP-System übertragen lassen.

www.vulcavo.de