Immobilienverwaltung gründen: Junge Verwalterin beim Seminar

Immobilienverwaltung gründen:

Ihr umfassender Leitfaden für den erfolgreichen Start

Mit Schritt-für-Schritt-Anleitung und Praxistipps


Sie möchten eine Immobilienverwaltung gründen? 


Die Gründung einer professionellen Immobilienverwaltung ist ein vielversprechender Weg in die Selbständigkeit. Der Markt wächst stetig, da Eigentümerinnen und Eigentümer immer mehr Wert auf fachkundige Betreuung ihrer Immobilien legen. Jedoch bedarf es guter Vorbereitung, um die vielfältigen fachlichen, rechtlichen und organisatorischen Anforderungen zu meistern. Lassen Sie sich gerne durch die Angebote und Informationen des VDIV Deutschland dabei unterstützen!

→ Schritt für Schritt Anleitung

Welche persönlichen Voraussetzungen sollten Sie erfüllen? 


Für die Gründung einer Immobilienverwaltung ist keine spezielle formale Qualifikation gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch sind fundierte Kenntnisse in den Bereichen Immobilienrecht, Mietrecht, Buchhaltung und Objektmanagement unerlässlich. Ebenso wichtig sind kaufmännisches Verständnis, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit.  Verschiedene Studiengänge und Berufsausbildungen im Immobilienbereich ermöglichen einen idealen Ausgangspunkt, sind aber nicht zwingend erforderlich.  Auch Berufserfahrung in der Immobilienbranche erleichtert den Einstieg erheblich, da sie praktische Einblicke in Abläufe und Herausforderungen bietet. 

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung. Die Immobilienwirtschaft unterliegt ständigen Veränderungen - von neuen gesetzlichen Regelungen bis hin zu technischen Innovationen. Um hier stets auf dem neuesten Stand zu bleiben, sind regelmäßige Schulungen nicht nur unerlässlich, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. 
Nach dem Wohnungseigentumsgesetz § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gehört seit 1. Dezember 2023 (§ 48 Abs.4 WEG) auch die Prüfung zum zertifizierten Verwalter zur ordnungsgemäßen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. 

Welche rechtlichen Voraussetzungen gilt es zu beachten? 


Bei der Unternehmensgründung ist die Wahl der Rechtsform entscheidend, da sie Haftung, Kosten und organisatorischen Aufwand beeinflusst. Nach der Rechtsformwahl folgt die Gewerbeanmeldung, bei der Nachweise zur Zuverlässigkeit und eine Berufshaftpflichtversicherung verlangt werden. Mehr Informationen: 

→ Rechtliche Voraussetzungen zur Gründung einer Immobilienverwaltung
→ Gesetzliche Pflichten: Gewerbeerlaubnis, Weiterbildung & Co.

Wie gelingt der erfolgreiche Start in die eigene Immobilienverwaltung?


Nach Gründung der eigenen Immobilienverwaltung basiert der erfolgreiche Einstieg in die Branche auf einer soliden Kombination aus Planung, Digitalisierung und Weiterbildung. Ein klar strukturierter Businessplan legt die Basis für Finanzierung und Marktpositionierung. Moderne Software und digitale Kommunikationswege sorgen für effiziente Prozesse und eine professionelle Kundenbetreuung. Durch kontinuierliche Fortbildung und aktives Netzwerken, etwa über eine Mitgliedschaft im VDIV Deutschland, bleiben Gründerinnen und Gründer fachlich aktuell und profitieren von wertvollen Kontakten innerhalb der Branche.  

Um größtmögliche Sorgfalt und Qualität zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Immobilienverwaltung hauptberuflich betreiben und alle geforderten berufsspezifischen Qualifikationen und Weiterbildungen bei Bedarf nachweisen können. 

Prüfen Sie die Möglichkeiten einer zusätzlichen Finanzierung, etwa über Gründungszuschüsse, Gründerkredite oder Förderprogramme, bei Ihren zuständigen Landesbanken, Ihrer Hausbank oder Ihrer örtlichen Agentur für Arbeit. 

→ Marktpositionierung und Organisation

Rechtliche Voraussetzungen zur Gründung einer Immobilienverwaltung

Rechtsformwahl


Die Wahl der Rechtsform ist ein zentraler Schritt bei der Gründung. Einige Gründerinnen und Gründer entscheiden sich für das Einzelunternehmen, das unkompliziert und kostengünstig, jedoch mit einer unbeschränkten Haftung verbunden ist. 
Alternativ bieten sich die GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) an, die eine Haftungsbeschränkung ermöglichen, jedoch mit höheren Gründungskosten und bürokratischem Aufwand einhergehen. 

Gewerbeanmeldung (§ 34c GewO) und Haftpflichtversicherung

Für die Anmeldung des Gewerbes beim zuständigen Gewerbeamt sind Nachweise über Zuverlässigkeit (z.B. polizeiliches Führungszeugnis) und geordnete Vermögensverhältnisse vorzulegen. Seit 2018 gilt eine Erlaubnispflicht nach § 34c Gewerbeordnung, die unter anderem den Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung voraussetzt.  Zudem ist die Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer (IHK) verpflichtend. 

Zertifizierungspflicht


Seit 2023 sind Immobilienverwalterinnen und -verwalter - insbesondere von Wohnungseigentum - verpflichtet, ihre fachliche Eignung durch eine Prüfung bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) nachzuweisen. Diese soll sicherstellen, dass die Absolventen über fundierte Kenntnisse in rechtlichen, kaufmännischen und technischen Bereichen verfügen. Detaillierte Informationen zu Anforderungen, Ablauf und Fristen finden Sie auf unserer Seite zur Zertifizierung.

Marktpositionierung und Organisation

Gesetzliche Pflichten bei der Gründung einer Immobilienverwaltung: 
Gewerbeerlaubnis, Weiterbildung & Co.

Weiterbildungspflicht

Seit 2018 schreibt der Gesetzgeber eine kontinuierliche Weiterbildung für Wohnimmobilienverwalter vor. Konkret müssen Verwalter 20 Stunden Weiterbildung innerhalb von drei Kalenderjahren absolvieren. Diese Weiterbildung kann durch Seminare, Lehrgänge, E-Learning oder auch geeignete Selbststudium-Kurse erfolgen. Sie als Gewerbetreibender müssen die Einhaltung der Fortbildungspflicht dokumentieren und auf Verlangen der Behörde eine Erklärung darüber abgeben. Die Pflicht gilt nicht nur für Sie als Inhaber, sondern auch für Ihre mitarbeitenden Immobilienverwalter, die direkt Verwaltungsaufgaben übernehmen. Wenn Sie oder Ihre Angestellten kürzlich eine berufliche Qualifikation (z.B. Immobilienkaufmann oder Immobilienfachwirt) erworben haben, zählt dieser Abschluss als Weiterbildung; in diesem Fall beginnt die Fortbildungspflicht erst drei Jahre nach Abschluss.

Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV)

Die Einhaltung der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) ist für Immobilienverwalter in Deutschland verpflichtend und regelt ihre Berufsausübung im Detail. Zu den wichtigsten Berufspflichten nach MaBV zählen neben der kontinuierlichen Weiterbildung und Dokumentation insbesondere die Verpflichtung zum Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung sowie umfangreiche Buchführungs-, Aufbewahrungs- und Informationspflichten gegenüber Auftraggebern. Die MaBV schreibt vor, dass Immobilienverwaltungen ihre Geschäftsvorgänge transparent dokumentieren und dem Auftraggeber sämtliche relevanten Informationen nach Annahme des Auftrags schriftlich mitteilen müssen. Bei Verstößen gegen diese Berufspflichten können nicht nur Bußgelder verhängt werden, sondern im Wiederholungsfall auch die Gewerbeerlaubnis entzogen werden. 

Impressum und Aufsichtsbehörde

Wenn Sie eine Webseite für Ihre Hausverwaltung betreiben, beachten Sie die Pflichtangaben im Impressum. Da Ihr Gewerbe erlaubnispflichtig ist, müssen Sie die zuständige Aufsichtsbehörde im Impressum nennen. Je nach Bundesland ist das entweder das Ordnungsamt oder die IHK, die Ihnen die §34c-Erlaubnis erteilt hat. Beispiel: „Zuständige Aufsichtsbehörde: Gewerbeamt [Ort]“ oder bei Zuständigkeit der IHK entsprechend deren Name und Anschrift. Fehlende oder falsche Angaben können abgemahnt werden, daher sollte Ihr Webauftritt korrekt und vollständig sein.

Steuerliche Pflichten

Als Gewerbetreibender unterliegen Sie der Gewerbesteuer. Sobald Ihr Gewinn den Freibetrag (derzeit 24.500 € für Einzelunternehmen/Personengesellschaften) überschreitet, fällt Gewerbesteuer an. Planen Sie dies in Ihrer Kalkulation ein. Außerdem müssen Sie regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben (sofern Sie nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen) und zum Jahresabschluss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz beim Finanzamt einreichen. Ziehen Sie ggf. einen Steuerberater hinzu, um Ihre Pflichten von Anfang an korrekt zu erfüllen.

So gründen Sie eine Immobilienverwaltung: 
Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Persönliche Voraussetzungen

  • Formale Ausbildung:
    Für die Gründung einer Immobilienverwaltung ist kein bestimmter Berufsabschluss gesetzlich vorgeschrieben. Die Studiengänge Immobilienwirtschaft / Immobilienmanagement, Bauingenieurswesen, Architektur, Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Bau oder auch Ausbildungen zur Immobilienkauffrau/zum Immobilienkaufmann, Bauzeichnerin / Bauzeichner oder Bankkauffrau / Bankkaufmann bilden eine hervorragende Grundlage für den Berufseinstieg.

  • Fachliche Kompetenz:
    Fundierte Kenntnisse in Immobilienrecht, Mietrecht, Buchhaltung und Objektmanagement essentiell. Für die Verwaltung von Wohnungseigentum ist nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG seit 1. Dezember 2023 eine Zertifizierung des Verwalters vorgesehen.

  • Persönliche Eigenschaften:
    Organisationstalent, kaufmännisches Verständnis, Kommunikationsfähigkeit und Zuverlässigkeit sind wichtige Voraussetzungen für den erfolgreichen Betrieb einer Immobilienverwaltung.

  • Weiterbildungspflicht:
    Immobilienverwalter müssen sich regelmäßig fortbilden (mindestens 20 Stunden innerhalb von drei Jahren)

  • Schritt 2: Rechtsform wählen


    Als nächstes bestimmen Sie die Rechtsform Ihres Unternehmens
    Optionen sind das Einzelunternehmen (Einzelkaufmann/-frau) oder Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder UG (haftungsbeschränkt). 
    Einzelunternehmen sind unkompliziert zu gründen und anfänglich kostengünstig, Sie haften jedoch mit Ihrem Privatvermögen. Eine GmbH/UG bietet den Vorteil der Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen – was in der Immobilienverwaltung sinnvoll sein kann – erfordert jedoch Stammkapital (bei der GmbH mind. 25.000 €, UG ab 1 €) und notarielle Gründung. 

    Prüfen Sie, welche Form zu Ihrer Situation passt. Die IHK und Gründerportale stellen Rechtsform-Finder zur Verfügung, die Ihnen einen ersten Überblick über Vor- und Nachteile geben. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, sich von einem Gründungsberater oder Steuerberater beraten zu lassen, da die Rechtsform auch Einfluss auf Steuern und Buchführungspflichten hat.

    Schritt 3: Gewerbeanmeldung und steuerliche Registrierung

    Um offiziell zu starten, müssen Sie Ihr Gewerbe anmelden. 
    Gewerbeanmeldung: Melden Sie Ihre Tätigkeit als Immobilienverwalter beim zuständigen Gewerbeamt Ihrer Stadt oder Gemeinde an (Gewerbeanzeige nach § 14 Gewerbeordnung). Hierzu füllen Sie das Formular zur Gewerbeanzeige aus und zahlen eine geringe Gebühr. Viele Gemeinden bieten dafür Online-Portale oder Formulare vor Ort an. Nach der Anmeldung informiert das Gewerbeamt automatisch das Finanzamt. 

    Sie erhalten vom Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, in dem Sie u.a. Angaben zur geplanten Tätigkeit, Rechtsform und Umsatzschätzung machen. Auf dieser Grundlage vergibt das Finanzamt Ihre Steuernummer. Gegebenenfalls sollten Sie sich auch frühzeitig um eine Anmeldung bei der IHK kümmern – die Industrie- und Handelskammer wird in der Regel ebenfalls vom Gewerbeamt informiert, da eine Mitgliedschaft für Gewerbetreibende Pflicht ist (die IHK wird Sie anschreiben). 

    Vergessen Sie zudem nicht, sich bei Bedarf bei der Berufsgenossenschaft anzumelden (z.B. BG für Handel und Warenlogistik), die für die gesetzliche Unfallversicherung Ihrer Mitarbeiter zuständig ist, falls Sie Personal beschäftigen.

    Schritt 4: Notwendige Genehmigungen und Versicherungen


    Die Immobilienverwaltung ist ein erlaubnispflichtiges Gewerbe. 
    Seit dem 1. August 2018 benötigen Wohnimmobilienverwalter eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO. Um die Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter zu erhalten, müssen Sie Ihre Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse nachweisen. Die Behörde fordert dafür verschiedene Unterlagen, darunter:

    • Führungszeugnis und Gewerbezentralregister-Auszug (zur Überprüfung auf Vorstrafen und Verstöße),

    • Bescheinigung des Finanzamts über steuerliche Zuverlässigkeit (keine Steuerrückstände)

    • Auskunft aus dem Schuldnerverzeichnis und Insolvenzregister vom Amtsgericht (Nachweis, dass keine Überschuldung oder Insolvenz vorliegt).

    Wichtig ist außerdem der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung (Vermögensschaden-Haftpflicht). Seit der Neuregelung 2018 ist diese Versicherung für Wohnimmobilienverwalter gesetzlich vorgeschrieben. Die Mindestdeckungssumme beträgt 500.000 € pro Schadensfall und 1.000.000 € pro Jahr für alle Fälle. Sie müssen Ihrer Erlaubnisbehörde eine Versicherungsbestätigung vorlegen, die diese Deckung gemäß § 15 und § 15a Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) bestätigt. Diese Versicherung schützt Sie, falls durch Ihre Tätigkeit ein finanzieller Schaden entsteht – ein unverzichtbarer Schutz für Sie und Ihre Kunden.

    Nach Einreichung aller Unterlagen und Zahlung der Bearbeitungsgebühr prüft die Behörde Ihren Antrag. Ist alles in Ordnung, erhalten Sie die schriftliche Erlaubnis nach §34c GewO, die Ihnen das gewerbliche Verwalten von Wohnimmobilien erlaubt. Diese Erlaubnis deckt sowohl die WEG-Verwaltung (Eigentumswohnanlagen) als auch die Mietverwaltung ab. Wenn Sie zusätzlich als Immobilienmakler tätig werden wollen (z.B. Vermittlung von Mietern oder Verkauf von Immobilien für Dritte), benötigen Sie hierfür eine separate Maklererlaubnis nach §34c Abs.1 Nr.1 GewO. 

    Weitere Versicherungen: Neben der Pflichtversicherung sind weitere Policen empfehlenswert. Eine Betriebshaftpflichtversicherung deckt Sach- und Personenschäden ab (z.B. wenn jemand auf dem von Ihnen verwalteten Grundstück zu Schaden kommt und man Ihnen eine Verletzung der Aufsichtspflicht vorwirft). Auch eine Rechtsschutzversicherung kann sinnvoll sein, um sich bei Rechtsstreitigkeiten (etwa mit Mietern oder Auftragnehmern) abzusichern. Obwohl diese zusätzlichen Versicherungen nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, erhöhen sie die Sicherheit Ihres Unternehmens erheblich.

    Schritt 5: Eröffnung eines Geschäftskontos

    Trennen Sie von Anfang an geschäftliche und private Finanzen. 
    Eröffnen Sie ein Geschäftskonto bei einer Bank Ihrer Wahl, über das alle Einnahmen und Ausgaben Ihrer Immobilienverwaltung laufen. Trennen Sie Fremdgelder/Kundengelder (z.B. Hausgeld, Mietkautionen, Instandhaltungsrücklagen) durch ein separates Treuhandkonto klar von Ihrem Betriebsvermögen. Viele Banken bieten spezielle Geschäftskonten für Gründer mit geringen Grundgebühren an. 

    Vergleichen Sie die Angebote und achten Sie auf Leistungen wie Online-Banking, Unterkonten (etwa für jede verwaltete WEG ein eigenes Unterkonto) und Buchhaltungsschnittstellen. Ein eigenes Geschäftskonto erleichtert außerdem die Buchführung und später die Gewinnermittlung gegenüber dem Finanzamt.

     

    Schritt 6: Aufbau von Geschäftsprozessen und Softwareauswahl

    Sobald die formalen Schritte erledigt sind, geht es an die operative Vorbereitung Ihrer Hausverwaltung
    Definieren Sie klare Geschäftsprozesse: Wie werden Sie Angebote erstellen, Verträge mit Eigentümern schließen, Dienstleister beauftragen, die Buchhaltung führen und die Kommunikation organisieren? Legen Sie Zuständigkeiten und Abläufe fest, auch wenn Sie vorerst als Ein-Personen-Unternehmen starten – Struktur von Anfang an vermeidet Chaos im Wachstum.

    Ein zentrales Element ist die Softwareauswahl. Professionelle Hausverwaltungssoftware kann Ihnen viel Arbeit abnehmen. Solche Programme unterstützen bei der Miet- und WEG-Buchhaltung, dem Erstellen von Nebenkostenabrechnungen, dem Dokumentenmanagement (Verträge, Beschlusssammlungen etc.) und dem Kontaktmanagement (Eigentümer/Mieter-Stammdaten, Vorgangshistorie). Informieren Sie sich über gängige Lösungen am Markt – von lokalen Installationen bis Cloud-Software. Achten Sie darauf, dass die Software GoB-konform (ordnungsgemäße Buchführung) ist und idealerweise Schnittstellen zu Banken (für automatisierte Zahlungsabgleiche) und ggf. zum Steuerberater bietet.
    Viele Lösungen bieten Testversionen an – probieren Sie diese aus, um ein Gefühl für Bedienbarkeit und Funktionsumfang zu bekommen. Neben der Software sollten Sie auch an praktische Tools denken, z.B. eine zuverlässige Kommunikationsstruktur (geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonservice) und Dokumentenablage (digitale Akten für jedes Objekt). So stellen Sie sicher, dass Ihr Tagesgeschäft reibungslos läuft und Sie Ihren Kunden professionellen Service bieten können.

    Der VDIV Deutschland verfügt über ein breites Netzwerk an Partnerunternehmen aus unterschiedlichen Branchen. Bei Bedarf und Fragen kontaktieren Sie das Unternehmen direkt.

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    Die Mitgliedschaft in den VDIV-Landesverbänden ist als Gütesiegel für Professionalität anerkannt und damit Garant für Ihre Kompetenz und Seriosität.

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