Lukrativ, aber nicht ohne! Die Heizkostenabrechnung selbst zu erstellen, kann sich auszahlen, aber man muss sich durchbeißen.

Als ich 1997 ein kleines Verwaltungsunternehmen übernommen hatte, dachte ich an alles, nur nicht daran, die Heizkostenabrechnung selbst zu erstellen. Wozu gibt es schließlich Fachfirmen, die das können? Als dann 1998 die Abrechnungsperiode begann, lief zunächst alles nach Plan: Die beauftragen Unternehmen hatten mitgeteilt, dass und wann sie zur Zählerablesung kommen, die Bewohner sollten dann bitte anwesend sein. Dieser vereinbarte Termin allerdings wurde leider nicht eingehalten, und zwar bei mindestens der Hälfte der Häuser in meinem Verwaltungsbestand. In der Folge stand bei mir das Telefon nicht mehr still, Nachfragen meinerseits bei den Dienstleistern bleiben jedoch unbeantwortet.

Drei Wochen später: der nächste Ablesetermin. Der wurde vereinbarungsgemäß eingehalten, aber nicht alle Bewohner hatten sich dafür einen weiteren Urlaubstag genommen. Wieder konnten nur die Zählerstände weniger Wohnungen abgelesen werden, weitere Termine wurden vereinbart – und als Nachablesung in Rechnung gestellt.

Kommt Zeit, kommt Rat?
Nun war das bis dahin vielleicht nur unglücklich gelaufen, eine Verkettung ungünstiger Umstände, zudem eine Ausnahme, und sicherlich bieten viele Dienstleister einen guten, verlässlichen und reibungslosen Service. Ich hatte schon an diesem Punkt das Gefühl, dass ich mir solchen Ärger künftig ersparen möchte. Als im März alle Unterlagen zur Erstellung der Heizkostenabrechnung beisammen waren, füllte ich die mir zugesandten Belege aus und schickte sie an die Fachfirmen. Es wurde August, und ich hatte ich noch immer keine Heizkostenabrechnungen. Meine Versuche, nach ihrem Verbleib zu fragen, scheiterten daran, dass ich beim Durchstellen von den Telefonzentralen der Dienstleister zum zuständigen Sachbearbeiter mehrfach aus der Leitung flog – bis ich mein Anliegen direkt dort vorbrachte und zu meiner Überraschung die Auskunft bekam, zunächst müssten erst einmal die „großen“ Hausverwaltungen bedient werden, es werde noch etwas dauern. Ich erhielt meine ersten Abrechnungen Ende August, die letzten Anfang Oktober. Natürlich gab es Fehler: Die Korrektur wegen eines vom Eigentümer nicht mitgeteilten Mieterwechsels nahm dann schon mal drei bis vier Wochen in Anspruch.

Auf der Suche nach einer bedarfsgerechten Lösung
Nun fing ich an, mich selbst mit der Materie zu beschäftigen. Die Suche nach einem entsprechenden Lehrgang gestaltete sich schwierig, weil es kaum Anbieter gab, letztlich war sie aber erfolgreich. Zum ersten Mal erfuhr ich nun etwas über Heizköper und ihre Größen, was ein KC-Wert ist, ein Faktor und was ein Anschlusswert. Auch wie Heizkostenverteiler angebracht werden sollten, warum das so ist und auch welche Auswirkungen es hat, wenn man ihre Position am Heizkörper verändert.

Da ich im darauffolgenden Jahr die Verwaltung einiger Liegenschaften zusätzlich übernommen hatte, waren dort andere, regional tätige Messdienste mit der Abrechnung der Heizkosten beauftragt. Um es kurz zu machen: Deutlich besser lief das auch nicht, und mein Ärger wuchs beträchtlich. Hinzu kam ein weiterer Aspekt: Als WEG-Verwalter musste ich alle Daten zusammenstellen, die Energiekosten, die Heiznebenkosten, die Mieterwechsel. Meine Angaben fanden sich dann genau so auf der Abrechnung wieder. Hatte ich beispielsweise den Strom vergessen oder einen Messwert fehlerhaft angegeben, musste ich auf meine Kosten eine neue Abrechnung bestellen. Noch ein Ärgernis.

Hilfreiche Kontakte
Inzwischen hatte ich auf Verwaltermessen Kontakte zu Lieferanten von Messeinrichtungen geknüpft und auch zu Software-Anbietern. Im Jahr 1999 ließ ich in den Eigentümerversammlungen beschließen, dass die Heizkostenabrechnung künftig von mir erstellt werden durften. Erstaunlicherweise stimmten alle Gemeinschaften dafür. Ich kaufte Software und Messeinrichtungen und installierte sie. Im nächsten Jahr lasen wir die Messwerte selbst ab – und erstaunlicherweise waren die meisten Bewohner zum vereinbarten Termin tatsächlich zu Hause, von den wenigen Ausnahmen, die man sowieso niemals antrifft, einmal abgesehen.

Weniger Stress, mehr Umsatz
Von diesem Jahr an hatte ich als Verwalter deutlich weniger Stress. Meine Eigentümerversammlungen konnte ich im April einberufen. Der von einem Eigentümer leider nicht gemeldete Mieterwechsel war in der Abrechnung binnen wenigen Minuten korrigiert – teils noch während der Versammlung, um sie dem Eigentümer direkt aushändigen zu ­können.

Und es gab noch einen positiven Nebeneffekt: Ich verdiente Geld damit. Für mein noch junges Unternehmen konnte ich das gut gebrauchen – und im Laufe der Jahre entwickelte sich dieser Geschäftsbereich erfolgreicher als die Hausverwaltung selbst. Es dauerte nicht lange, bis Anfragen der für uns tätigen Handwerksbetriebe kamen: Sie hätten ein Problem mit ihrer Abrechnung, und ich würde so etwas doch machen. Auch Eigentümer kleiner Liegenschaften ließen ihre Abrechnungen von mir erstellen. Die ein oder andere Mietverwaltung in meinem Portfolio kam auf diese Weise zustande, während mir die WEG-Verwaltung so manchen Abrechnungsauftrag für die Heizkosten einbrachte – eine insgesamt sehr erfreuliche Entwicklung. Heute sind die Vermietung der Messgeräte und die Erstellung der Heizkostenabrechnungen weitere wichtige Standbeine meines Unternehmens, die sich finanziell rechnen. Der für mich aber wichtigste Aspekt: Ablesetermine und Änderungen an Rechnungen habe ich selbst in der Hand. Das spart eine Menge Zeit, in der ich mich um andere Dinge kümmern kann.

Um Missverständnissen vorzubeugen: Meine nicht ganz so optimalen Erfahrungen mit Messdiensten sind sicherlich nicht repräsentativ für die Branche mit ihren vielfältigen auf die Anforderungen vieler Immobilienverwaltungen zugeschnittenen Angeboten. Wer aber den Zeitaufwand und die Mühe nicht scheut, sich mit den erforderlichen technischen Zusammenhängen auseinanderzusetzen, sich in die Materie einzuarbeiten und zudem personell hinreichend aufgestellt ist, der kann mit selbst erstellten Heizkostenabrechnungen durchaus hinzugewinnen. Richtig lukrativ wird's meines Erachtens ab 1.000 verwalteten Einheiten.

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