Neue Möglichkeiten - Digitale Eigentümerversammlungen eröffnen neue Freiheiten. Wie kommt das in der Branche an, und wer soll das bezahlen?

Das neue Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ermöglicht seit Dezember 2020 hybride Eigentümerversammlungen. Endlich, denn spätestens die Coronapandemie hat gezeigt, dass es digitaler Lösungen bedarf, um trotz geltender Kontaktbeschränkungen die jährlichen Zusammenkünfte zu realisieren. Den aktuellen Zahlen des 9. VDIV-Branchenbarometers zufolge wollen knapp 60 Prozent der befragten Verwaltungen Eigentümerversammlungen künftig mit der Möglichkeit zur Online-Teilnahme einberufen. Mehr als zwei Drittel von ihnen ziehen die hybride Form vor, also sowohl mit Online-Teilnahme als auch vor Ort. Ein gutes Viertel könnte sich reine Online-Versammlungen vorstellen, wobei es für deren Umsetzung noch immer keine rechtliche Grundlage gibt. Wie gehen Verwaltungen in der Praxis mit den neuen Möglichkeiten um? Der VDIV Deutschland hat sich umgehört – bei den Mitgliedern seiner Erfahrungsaustauschgruppen, den Erfa-Gruppen.

Ist digital wirklich ­zeitaufwendiger?
Ein Gewinn sind die virtuellen Zusammenkünfte vor allem für Eigentümer, ist sich Christoph Bührer (BG Wangen) sicher: „Die Online-Teilnehmer sparen die Zeit der Anreise und können dennoch aktiv teilnehmen.“ Was so auch die Terminfindung vereinfacht, bedeutet für die andere Seite zunächst Investitionen. „Der Verwalter hat den erheblichen Nachteil, dass er die gesamte Technik vorhalten muss, Schulung und Einweisung der Mitarbeiter inklusive“, so Bührer. Insbesondere die Moderation und der Umstand, dass nicht alle Eigentümer im selben Raum sind, erfordern eine gewisse Einarbeitung, die zunächst Zeit kostet und sich erst auf längere Sicht amortisieren wird. Es sind nun einmal ein paar Regeln zu befolgen, damit bei der digitalen Umsetzung alles glatt läuft: Wegen der nicht immer optimalen Sprachqualität ist es umso wichtiger, laut und deutlich zu sprechen, und um Missverständnissen vorzubeugen, ist es sinnvoll, vor jedem Wortbeitrag den Namen des Redners zu nennen. Das macht die Sache auf den ersten Blick aufwendiger als eine konventionelle Versammlung. Christian Gottschling (Gottschling Immobilien GmbH) allerdings sieht den Zeitvorteil auch aufseiten der Verwaltungen: „Allein die eingesparte Wegezeit zu den externen Versammlungsorten entlastet die Mitarbeiter enorm. Bei ca. 250 Eigentümerversammlungen pro Jahr, und wenn man auch nur 30 Minuten pro Wegstrecke rechnet (inkl. Unterlagen zusammenstellen, Stau, Parkplatzsuche etc.), spart man jährlich 250 Mitarbeiterstunden ein“, so seine Rechnung. 

Die Kosten der Technik
Selbst wenn die Kosten der technischen Ausstattung in der Regel einmalig anfallen, sind sie nicht zu unterschätzen: Für Kameras, Mikrofone und weiteres Equipment kommt leicht ein mittlerer fünfstelliger Betrag zusammen, für Videokonferenzsysteme meist noch mehr, wenn auch monatlich oder jährlich im Abo bezahlt. Und trotzdem empfiehlt es sich, nicht am falschen Ende zu sparen: Versagt die Technik, platzt die Versammlung, und die Teilnehmer sind unzufrieden. 

Wer soll die Mehrkosten ­tragen?
Sollen nun die Eigentümer, die (vermeintlich) am meisten von der neuen Versammlungsform profitieren, für die Kosten aufkommen, oder doch die Verwaltungen, die eben mit der Zeit gehen müssen? Hier sind sich die Befragten in den Erfa-Gruppen weitestgehend einig: Viele planen, die Mehrkosten an die Eigentümer weiterzugeben, in einer Größenordnung von 250 bis 300 Euro. Für Ilonka Münkner (Hetzer Immobilien GmbH) ein klarer Fall: „Hybridversammlungen stellen eine zusätzliche Herausforderung dar. Neben der Schulung des Personals und dem zusätzlichen Mitarbeiter, den wir in jede Versammlung mitnehmen, muss Technik angeschafft werden. Das wird mit den laufenden Verwaltergebühren nicht zu decken sein.“ Auch Martin Sitter (BASF Wohnen + Bauen GmbH) sieht das so. Zwar plant er wie 80 Prozent der Verwaltungen in Deutschland, seine Vergütung um zehn bis 15 Prozent anzuheben, er kann sich aber trotzdem vorstellen, sich „die zusätzlichen Kosten als Pauschale vergüten zu lassen.“ Anderer Meinung ist Christian Gottschling: „Der Mehrwert für Verwaltungen übersteigt das Investment um ein Vielfaches. Wir bieten, wenn möglich, ausschließlich digitale Versammlungen als Hybridversammlungen an.“ Gerade jüngere Eigentümergenerationen, so Gottschlings Einschätzung, werden wohl kaum bereit sein, für etwas ihnen Selbstverständliches zu zahlen, wobei er durchaus Verständnis hat, wenn Kollegen ihre Mehrkosten decken möchten. 

Verbreitet noch ­Zurückhaltung
Manche Verwalter wie Andreas Möck (Die Immobilienverwalter GmbH) sehen die neuen digitalen Möglichkeiten kritisch: „Hybride Eigentümerversammlungen sind ein enormer Aufwand für jeden Immobilienverwalter, mit zahlreichen völlig unterschätzten Herausforderungen.“ Zu bedenken gibt er vor allem, dass geeignete Räumlichkeiten fehlen, üblicherweise bieten sie „nicht ansatzweise die notwendigen technischen Ausstattungen, um eine interaktive gleichzeitige Kommunikation mit allen Beteiligten zu gewährleisten.“ Sein Unternehmen wird trotz der mehr als 7.000 verwalteten Einheiten diesen Weg erst einmal nicht mitgehen – eine Entscheidung, die Peter Andre­ae (An­dreae Immobilien GmbH) teilt: „Für eine kleine Verwaltung sind mir Aufwand und Ausgaben für Online-Versammlungen zu hoch. Die Nachfrage vonseiten der Kunden ist bisher auch gering.“ 

In den kommenden Jahren wird die Nachfrage nach digitalen Angeboten für Eigentümerversammlungen sicherlich steigen, denn wir bekommen es mit einer Generation von Eigentümern zu tun, die mit dem Internet und digitalen Lösungen groß geworden sind. Somit wird kein Weg daran vorbeiführen, den generell anspruchsvollen Kunden der WEG-Verwaltungen hybride Eigentümerversammlungen anzubieten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Spätestens wenn die neue Regierung hoffentlich auch reine Online-Versammlungen rechtssicher ermöglicht, werden sich Hausverwaltungen der Digitalisierung in diesem Bereich nicht mehr verschließen können. 

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