So einfach wie‘s Handy laden - Wechselt der Verwalter, soll künftig auch der erforderliche Datentransfer reibungsloser vonstatten gehen.

In der EU soll es künftig (wieder) weniger Elektro­schrott geben: Ein Memorandum of Understanding mehrerer großer IT-Unternehmen sieht daher den USB Typ C als verbindlichen Ladestandard für alle Smart­phones vor. Standards wie diesen sucht man in der Immobilienbranche derzeit vergebens – noch, denn es wird intensiv daran gearbeitet. Zum Beispiel in der Arbeitsgruppe Digitalisierung des vdiv. Ein Ziel dabei ist es, Verwalter- oder Software-Wechsel einfacher, effizienter und problemloser zu gestalten – ganz ohne Datenverluste.

Wohnungseigentümergemeinschaften setzen häufig auf digital arbeitende Verwalter, in deren Software zahlreiche Daten lagern, die für eine effiziente Verwaltung unerlässlich sind: Objektdaten wie Adresse und Versicherungen, Kontaktdaten und Verträge mit den zuständigen Unternehmen für Heizung, Aufzugwartung oder Gartenbau. Und natürlich auch Termine und Gegenstand vergangener und anstehender Instandhaltungsmaßnahmen sowie Gewährleistungsfristen für erledigte Arbeiten. Steht ein Verwalterwechsel an, wird es oft knifflig: Wie bekommt man die Daten sicher und vor allem vollständig von A nach B? Wie gewährleistet man, dass keine Daten und vor allem standardisierte Prozesse verloren gehen?

Datentransfer per Knopfdruck statt Copy & Paste
Der neue Verwalter haftet schließlich dafür, dass die Kommunikation mit Eigentümern und Wohnungsnutzern weiterhin funktioniert und dass keine Gewährleistungsfristen übersehen werden. Ein Wechsel bedeutet viel Arbeit für den neuen Verwalter, denn alle Daten müssen in das eigene System überführt werden: Das kostet viel Zeit, erfordert manuelle Eingriffe und ist entsprechend fehleranfällig – dabei könnte es auch automatisch „auf Knopfdruck“ gehen. Stephanie Kreuzpaintner, Vorstand der DOMUS Software AG, sieht hier die Software-Hersteller in der Pflicht: „Wir müssen dahin kommen, dass die ERP-Anbieter gemeinsame Standards für den Datenaustausch definieren und etablieren – ähnlich wie beim Thema Handy-Ladegeräte.“ DOMUS treibt die Standardisierung als Gründungsmitglied der AG Digitalisierung voran, und die Chancen für eine branchenweite Lösung stehen gut, denn alle großen ERP-Software-Anbieter engagieren sich in der AG des vdiv. Derzeit führt der Verband eine Machbarkeitsstudie durch, denn es gibt einige Stolpersteine auf dem Weg der Standardisierung, die aus dem Weg geräumt werden wollen.

Mit Angeboten wie HOMECASE, dem Serviceportal für Mieter, Eigentümer und Investoren verfolgt das Unternehmen konsequent einen vollintegrierten Ansatz. Eigentümer können dabei zum Beispiel Dinge wie Einzelbuchungslisten selbst abrufen und einsehen, ohne Aufwand auf Verwalterseite. Diese Lösungen können schon jetzt Daten aus anderen ERP-Systemen übernehmen, es sind nur viele manuelle Handgriffe nötig. Das soll künftig für alle Beteiligten noch einfacher werden. Denn viele Verwalter arbeiten mit Insellösungen, die keine zentrale Datenverwaltung und -quelle als Unterbau haben. Da jedes Tool anders arbeitet und teilweise einem anderen Konzept folgt, braucht es branchenweite Standards für diesen Datenaustausch. Der vdiv will dazu einen bundesweiten Branchenstandard für eine Datenaustauschplattform etablieren. Damit schafft die Branche gleichzeitig die Grundlage dafür, dass neuartige Produkte von PropTech-Unternehmen integriert werden können.

Das Ziel: Bei einem Verwalter- oder Software-Wechsel sollen Bestandsdaten und Prozesse vollautomatisiert und ohne großen Schnittstellenaufwand in das jeweilige Verwalter-Tool übernommen werden können. Damit sich auch für Eigentümergemeinschaften ein Wechsel künftig so einfach gestaltet wie das Laden eines neuen Handys.

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