VDIV-Verwalter-Monitor

IT-Kosten im Fokus: Wie ERP-Systeme die Immobilienverwaltung verändern.

Die Digitalisierung verändert die Immobilienverwaltung grundlegend, das zeigen die aktuellen Ergebnisse des Verwalter-Monitors zum Thema IT-Kosten. Digitale Systeme sind inzwischen ein zentraler Hebel für Effizienz, Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit. Im Mittelpunkt dieser Entwicklung stehen Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Systeme. Sie bilden das digitale Rückgrat der operativen Abläufe und entwickeln sich zugleich zu strategischen Steuerungsplattformen. Nicht nur technologisch sind sie unverzichtbar, sondern auch wirtschaftlich von erheblicher Bedeutung. In vielen Verwaltungen machen ERP-Systeme mittlerweile den größten Posten im gesamten IT-Budget aus. Der Verwalter-Monitor zeigt zudem eine ausgeprägte Vielfalt der eingesetzten Systeme bei zugleich fehlenden Standards, was den Markt zusätzlich fragmentiert.

Erwartungen nur teilweise erfüllt

Trotz dieser Schlüsselrolle erfüllen viele ERP-Systeme die gestiegenen Erwartungen in der Praxis nur teilweise. Zahlreiche Lösungen stoßen an funktionale und technische Grenzen. Die Ursachen liegen nicht allein in der technologischen Leistungsfähigkeit, sondern vor allem in der unzureichenden Erfüllung zentraler Anforderungen: Anpassungsfähigkeit, Schnittstellenkompatibilität und Innovationskraft sind häufig nicht ausreichend ausgeprägt. Besonders deutlich wird das bei der Integration neuer Technologien wie Künstlicher Intelligenz, digitalen Kunden­portalen oder automatisierten Workflows. Diese lassen sich in vielen bestehenden Systemen nur eingeschränkt umsetzen.

Skepsis gegenüber bestehenden Lösungen

Angesichts dieser Einschränkungen wächst die Skepsis gegenüber bestehenden Lösungen. Immer mehr Verwaltungen hinterfragen, ob ihre aktuellen ERP-Anbieter den Anforderungen des Marktes noch gerecht werden. Zweifel an Innovationsfähigkeit und Weiterentwicklung führen zunehmend zur Bereitschaft, den Anbieter zu wechseln. Vor allem kleinere und mittlere Immobilienverwaltungen geraten dabei zunehmend unter Druck. Ihre ERP-Systeme verursachen häufig überdurchschnittlich hohe Verwaltungskosten pro Einheit, sind nur eingeschränkt skalierbar und binden IT-Ressourcen, die für strategische Aufgaben benötigt werden. Gleichzeitig steigen die Gesamtkosten spürbar, verursacht durch neue Lizenzmodelle, nutzungsabhängige Abrechnung und die Integration digitaler Basisfunktionen wie Customer-Relationship-Ma-nagement(CRM)-Modu le, Kundenportale oder automatisierte Prozesse. Für viele kleinere Anbieter bedeutet das einen erheblichen wirtschaftlichen Druck, denn Investitionen in moderne Systeme sind häufig schwer zu realisieren.

Die Wettbewerbsfähigkeit stärken

Größere Verwaltungen profitieren stärker von Skaleneffekten und verfügen meist über stabilere IT-Strukturen, stehen jedoch ebenfalls vor erheblichen Anpassungsanforderungen. Entscheidend ist ihre Fähigkeit, Prozesse flexibel zu gestalten, neue Anwendungen effizient einzubinden und Innovationen konsequent voranzutreiben. Viele Unternehmen setzen deshalb auf modulare digitale Erweiterungen für Kundenkommunikation, Dokumentenmanagement (DMS) sowie Workflow-Automatisierung und nutzen diese strategisch, um ihre Marktposition zu festigen. Hier geht es nicht mehr allein um technische Modernisierung, sondern um die gezielte Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.

Deutlich steigende Kosten

Unabhängig von der Unternehmensgröße steigen die IT-Ausgaben in Immobilienverwaltungen seit Jahren deutlich. ERP-Systeme machen mittlerweile häufig mehr als die Hälfte des gesamten IT-Budgets aus. Neben klassischen Lizenzkosten belasten zunehmend variable Preismodelle die Budgets. Der Ausbau digitaler Module verursacht im Durchschnitt Mehrkosten von bis zu 40 Prozent pro verwalteter Einheit (VE). Ein Systemwechsel führt zusätzlich zu um durchschnittlich 27 Prozent höheren IT-Ausgaben, was eine vorausschauende Planung zwingend erforderlich macht.

Vor diesem Hintergrund entwickelt sich das Controlling der ERP-Kosten zu einer zentralen Management-Aufgabe. Wer Digitalisierung und Automatisierung wirtschaftlich und nachhaltig umsetzen will, muss den Funktionsausbau kritisch prüfen, Verträge aktiv steuern und das Lizenz-Management professionell gestalten. Andernfalls besteht das Risiko stark steigender Kosten, selbst bei modernen Lösungen.

Die Branche im Wandel

Die wachsende Bereitschaft, bestehende ERP-Systeme zu hinterfragen, ist Ausdruck eines tiefgreifenden Wandels in der Branche. Immobilienverwaltungen suchen verstärkt nach Lösungen, die mehr bieten als reine Verwaltungsfunktionen. Moderne Systeme sollen Prozesse vereinfachen, Informationen intelligent vernetzen und eine Plattform für künftige Innovationen bereitstellen. Damit werden sie zum Herzstück einer leistungsfähigen und zukunftsorientierten Organisation.

Wer jetzt handelt und in tragfähige Technologien investiert, schafft die Grundlage für effiziente Strukturen, höhere Skalierbarkeit und eine nachhaltige digitale Entwicklung. Die Wahl des ERP-Systems ist längst keine rein technische Frage mehr. Sie ist ein entscheidender Faktor für Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit. Der Markt verändert sich und die Immobilienverwaltungen verändern sich mit.

Zum Nachlesen
Alle Informationen zur Umfrage sowie die Ergebnisse zum 
Download stehen online: www.vdiv.de/verwaltermonitor