Viel Potenzial - Welche Prozesse sich in der Miet- und Sondereigentumsverwaltung digitalisieren lassen.

Von der Erstellung der Fotos von einem Mietobjekt bis zur Koordination der Besichtigungstermine zählt die Vermietung einer leerstehenden Bestandswohnung zu einer der arbeitsintensivsten Aufgaben in der Sondereigentumsverwaltung. Innovative Lösungen ermöglichen es, einige der Schnittstellen von Vermieter zu Mieter während dieses Prozesses zu digitalisieren und so arbeitsintensive Vorgänge zu optimieren – mit dem Ziel, den gesamten Vorgang für die Verwaltung profitabler und für potenzielle Mieter serviceorientierter zu gestalten.

Die Mietersuche
Automatisierte Bewerbungs- und Terminmanagementsysteme können schon während der Suche nach Mietinteressenten viele Prozesse beschleunigen. Eine geeignete Software erstellt Inserate und veröffentlicht sie auf allen relevanten Portalen. Anfragen potenzieller Mieter müssen nicht mehr von Hand geordnet und geprüft werden, sondern sie werden zentral gesammelt und anhand zuvor definierter Kriterien vorsortiert. Veranschaulichen lässt sich dies am Beispiel der Home HT GmbH: Um sich für eine passend erscheinende Wohnung zu bewerben, füllt ein Mietinteressent online die digitale Selbstauskunft aus. Die Daten werden geprüft, und wenn der Interessent als Mieter infrage kommt, wird er automatisch per E-Mail über Besichtigungstermine informiert.

Vor-Ort-Termine
Im Laufe eines Vermietungsprozesses muss in der Regel mehrmals Zutritt zur Wohnung ermöglicht werden. Wer den Weg und die Absprache von Terminen scheut, kann auf digitale Türschlösser setzen. So können potenzielle Mieter zur Wohnungsbesichtigung oder Schlüsselübergabe auch ohne Begleitung per Bluetooth, App oder Zahlencode die Tür öffnen. Bis dies zum digitalen Standard geworden ist und sich das Potenzial smarter Technologien heben lässt, sind eigenständige Besichtigungen auch über Partnerschaften mit Schlüsselverwaltungen wie KeyNest möglich.

Digitale Kommunikation
Bereits wesentlich weiter verbreitet als elektronische Türschlösser ist die digitale Kundenkommunikation. Dokumentenmanagementsysteme, Mieterportale und -apps ermöglichen es allen Beteiligten, ständig und unkompliziert auf relevante Dokumente zuzugreifen, und machen Prozesse auch für Mieter deutlich transparenter. Home HT hat auch die Wohnungsübergabe bereits digitalisiert: Per E-Mail erhalten Neumieter alle relevanten Informationen und Dokumente. Dazu gehört auch ein digitales Übergabeprotokoll. Es wird im Anschluss an die Wohnungsübergabe signiert, an den neuen Mieter versandt und im System der Verwaltung digital abgelegt. Mieter profitieren jedoch nicht nur von der Möglichkeit, in digitale Dokumente Einsicht zu nehmen. Die gesamte Kundenkommunikation kann mittels digitaler Technologien transparent und effizient erfolgen. Dabei bietet die Vermietung auf diesem Weg erheblich mehr Flexibilität bei der Terminvergabe, auch für Einzelbesichtigungen, und sie vermindert Wartezeiten für Mietinteressenten. Für Verwaltungen hingegen gestalten digitale Prozesse die Vermietung als Teil ihres Leistungsspektrums profitabler und verringern den zusätzlichen Aufwand.

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