Vor Ort und online - Ein eigens entwickeltes Tool ermöglicht Eigentümerversammlungen vor Ort und mit Online-Zuschaltung.

Über zwei Jahre lang haben die Digital-Experten von smarteins in Kooperation mit der Immobilienverwaltung Pandion Services an einer neuen SaaS-Lösung für die Immobilienbranche getüftelt. Das Resultat heißt Vulcavo und ist eine einsatzbereite Software, die perfekt den Anforderungen von Immobilienverwaltungen und Eigentümern entspricht, insbesondere vor dem Hintergrund, dass dringend neue Lösungen für Eigentümerversammlungen gesucht werden. Dazu wurde die Eigentümerversammlung als solche auf Herz und Nieren geprüft, um das neue Tool auf bestmögliche Performance auszulegen.

Die meisten Prozesse vor, während und nach Eigentümerversammlungen wurden bislang auf herkömmliche Weise erledigt: Einladungen einzeln verschickt, Abstimmungen per Stimmzettel oder Handzeichen, die Auszählung manuell. Währenddessen wird Protokoll geführt und anschließend mit Beschlussniederschrift und Beschlusssammlung nachbereitet. Diese Vorgehensweise funktioniert und verweist mit Recht auf jahrzehntelange Anwendung.

Bei Vulcavo liegt der Fokus nicht zwangsläufig auf neuen Funktionen. Vielmehr geht es um eine deutliche Steigerung der Effizienz für beide Parteien: Verwalter und Eigentümer. Denn Vulcavo erledigt sämtliche mit einer Eigentümerversammlung verbundenen Prozesse in einem Bruchteil der bisher benötigten Zeit und des bisherigen Aufwands – von der Einladung über die Art der Versammlung bis hin zu Abstimmung, Auswertung und Nachbereitung – und bildet so das gesamte Prozedere in einer einzigen digitalen Anwendung detailliert ab.

Die Details Klick für Klick
Die Einladung zur Eigentümerversammlung wird automatisch und digital verschickt. Mit ihr erhalten Teilnehmer der Versammlung die entsprechende Tagesordnung, ausgewählte Dateianhänge und Zugangsdaten für die Online-Konferenz.

Die Versammlung selbst kann flexibel sowohl als Präsenzveranstaltung als auch als Hybridveranstaltung mit Online-Video-Zuschaltung durchgeführt werden. In jedem Fall leitet Vulcavo Verwalter und Eigentümer Schritt für Schritt durch die Tagesordnung.

Abstimmungen erfolgen live und sind von überall aus möglich. Dies gilt für Eigentümer und ggf. Bevollmächtigte gleichermaßen.
Abstimmungsergebnisse werden von der Software in Echtzeit übermittelt, ausgewertet und für alle transparent dargestellt – sowohl für konventionelle Beschlussfassungen als auch für Geschäftsordnungsbeschlüsse.

Die Nachbereitung wird automatisch erstellt und ist im Anschluss sofort exportierbar. Beschlussniederschrift und Beschlusssammlung sowie weitere Protokolle sind mit personalisierten Vorlagen und individuellem Design verfügbar.

Präsent versammeln und live zuschalten
Die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes 2020 hat – unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung – die Teilnahme und Ausübung des Stimmrechts der Eigentümer auch online ermöglicht. Die Eigentümerversammlung wird damit zur Hybridveranstaltung mit physisch anwesenden und per Live-Video zugeschalteten Teilnehmern. Für diese neue Form, die viele Verwaltungen vor technische Probleme stellt, bietet Vulcavo nun bereits eine Lösung: Alle Eigentümer können gleichzeitig an der Veranstaltung teilnehmen, ohne vorher eine Software installieren zu müssen. Auf Präsenz-Versammlungen verzichten muss man aber nicht. Denn ursprünglich wurde das Programm genau dafür entwickelt, Versammlungen vor Ort schnell und transparent zu gestalten.

Insbesondere bei Hybridversammlungen kann die Kommunikation der vor Ort anwesenden und der zugeschalteten Teilnehmer zur Herausforderung werden. Die Software zielt darauf ab, Wortbeiträge und Diskussionen während der Versammlung zu versachlichen und zu strukturieren. Möglich macht’s die integrierte Moderationsfunktion. Über sie kann die Versammlungsleitung Teilnehmern das Wort erteilen und Wortmeldungen der Reihe nach freischalten. Per Kamera und Mikrofon oder über die Chat-Funktion kommen Teilnehmer zu Wort und können so auch untereinander kommunizieren und Informationen austauschen.

Nutzung im ­Abonnement
Zu Nutzen ist Vulcavo im Abonnement, das monatlich abgerechnet wird. Das Preismodell setzt sich aus drei Faktoren zusammen, die von der Zahl der Versammlungen und ihrer Dauer unbeeinflusst sind: Es entsteht eine einmalige Einrichtungsgebühr in Höhe von netto 1.500 Euro. Da die gesamte Software Nutzern als „Whitelabel“-Lösung bereitgestellt wird, werden alle sichtbaren Elemente auf das Corporate Design der jeweiligen Hausverwaltung abgestimmt, also Logo, Gestaltungsfarben, Domain, Einladungsschreiben und auch personalisierte Protokolle wie Beschlussniederschrift und Beschlusssammlung.

Die monatliche technische Grundgebühr bezieht sich auf die Bereitstellung der Server, die Verwendung von Videolizenzen, tägliche Back-ups sowie die allgemeine technische Wartung der Software-Infrastruktur. Sie beträgt je nach Größe des Verwaltungsunternehmens netto 100 bis 750 Euro.

Der dritte Posten ist eine monatliche Verwaltungsgebühr pro Einheit von netto 0,40 Euro: Je nach Verwaltung bildet Vulcavo eine variable Zahl verwalteter Einheiten ab. Berechnet werden lediglich die, in denen eine Verwaltung die Software tatsächlich zum Einsatz bringt. Ändert sich der Bestand, kommen etwa neue Eigentümergemeinschaften hinzu, kann dies im System auch unterjährig aufgenommen werden.

Abrechnung und ­Kostenumlage
Die Nutzung der Software wird direkt mit der Hausverwaltung abgerechnet. Das hat Vorteile für die Umlage der Selbstkosten einer Verwaltung, denn in die anschließende Rechnungsstellung an die Eigentümer fließen ­entstandene Aufwendungen für die optimierte Eigentümerversammlung mit ein – inklusive einer Marge für die ­Verwaltung.

Würde die Nutzungsgebühr für die Software direkt von den Eigentümern erhoben, blieben die Selbstkosten der Verwaltung außen vor, und ihre zusätzliche Abrechnung würde sicherlich zu unliebsamen Diskussionen führen. Dieses mit Bedacht gewählte Abrechnungsverfahren aber ermöglicht es Verwaltungen, in die den Eigentümern in Rechnung gestellte „Digital-Gebühr“ auch Anschaffungskosten für Beamer, Mikrofon, Kameras sowie eventuelle Personalschulungen samt Marge einzurechnen.

Dazu ein Beispiel: Eine Verwaltung bedient mit Vulcavo exakt 2.000 Einheiten. Legt man die einmalige Einrichtungsgebühr von 1.500 Euro auf die ersten zwölf Monate um und addiert sie zu den weiteren monatlichen Gebühren, entsteht eine monatliche Gesamtnutzungsgebühr von 1.275 Euro. Eine zusätzliche Investition in Höhe von 3.000 Euro für Hardware und interne Schulungen kann ebenfalls mit 250 Euro monatlich auf das erste Jahr umgelegt werden kann. Bei 2.000 Einheiten kommt die Verwaltung somit auf 15,74 Euro Digital-Gebühr pro Wohneinheit und Jahr, zuzüglich der individuell erhobenen Marge – aufgerundet also 20 Euro jährlich pro Einheit, in denen neben den Kosten für die Software auch die Kosten für Anschaffungen und eine Marge enthalten sind.

Als Kooperationspartner des VDIV Deutschland hat sich smarteins das Ziel gesetzt, mit innovativen Ansätzen das Tagesgeschäft von Verwaltungen zu erleichtern. Die haben derzeit Gelegenheit, sich die Funktionsweise der Software in Demo-Terminen persönlich erläutern zu lassen. Seit Anfang März dieses Jahres ist Vulcavo bereits deutschlandweit bei Eigentümerversammlungen im Einsatz.

Foto: © Andrey Mertsalov / Shutterstock.com; Abbildungen: Vulcavo - So treffen sich anwesende und zugeschaltete Teilnehmer.