Eine offene Stelle in der Immobilienverwaltung blieb 2023 im Schnitt 130 Tage unbesetzt. 2025 sind es bereits über 160 Tage (Statista, Fachkräfteindex 2025). Zum Vergleich: Im Durchschnitt aller Branchen sind es laut Xing 70 Tage. Hausverwaltungen brauchen mehr als doppelt so lange.
Wer in dieser Zeit auf Stellenportalen inseriert, zahlt je nach Paket und Laufzeit zwischen 6.700 und 9.300 Euro. Nicht eingerechnet: Mandate, die nicht mehr in gewohnter Qualität betreut werden. Eigentümergemeinschaften, die über eine Abbestellung nachdenken. Neukunden, die abgelehnt werden müssen. Manche dieser Kosten tauchen in keiner Buchhaltung auf.
Warum die Anzeige nur ein Teil des Problems ist
Die meisten Stellenanzeigen in der Hausverwaltung sind austauschbar. Viele Firmen listen mit dem Anspruch auf Vollständigkeit sämtliche Aufgaben und Anforderungen auf. Dabei ist eine Stellenanzeige ein Werbetext. „Eigenständige Verwaltung von WEG-Beständen“ steht überall, ist unspezifisch und macht keine Lust, dort zu arbeiten. Wer stattdessen schreibt „Sie betreuen 480 hochwertige Neubau-WE in München-Pasing, mit fester Assistenz und Impower“, erzeugt ein Bild im Kopf.
Doch selbst die beste Anzeige hat ein strukturelles Problem: Die besten Fachkräfte sitzen in festen Positionen und schauen nicht auf Stellenportale. Stellenanzeigen ziehen vor allem aktiv Suchende an, und diese Kandidaten bleiben erfahrungsgemäß kürzer: im Schnitt 2,2 Jahre statt über vier Jahren bei Kandidaten, die von spezialisierten Headhuntern gewonnen werden (Immotalente, eigene Studie, 2023 bis 2026).
Was gegen Fluktuation hilft
Zwei Maßnahmen, die wir jeder Geschäftsführung empfehlen:
Erstens: Laden Sie den Kandidaten vor der finalen Entscheidung zu einem informellen Treffen mit dem Team ein. Kaffee und Kuchen reichen, das kostet kaum 15 Euro. Das Team bekommt eine Stimme, der Kandidat erlebt den Alltag, und die Geschäftsführung erhält ein ehrliches Signal, ob die Chemie stimmt.
Zweitens: Sorgen Sie für ein strukturiertes Onboarding. In vielen Verwaltungen sollen neue Mitarbeiter „mitlaufen“ und sich die Prozesse abschauen. Das funktioniert nach dem Prinzip der Stillen Post: ineffizient, fehleranfällig, nicht skalierbar. Lückenhaftes Onboarding ist einer der häufigsten Wechselgründe, die wir von Kandidaten hören.
Recruiting ist kein Nebenprojekt, das die Geschäftsführung zwischen Eigentümerversammlungen und Tagesgeschäft erledigt. Wer Fachkräfte erreichen will, die keine Anzeigen lesen, braucht jemanden, der das hauptberuflich macht. Deshalb setzen immer mehr Hausverwaltungen auf spezialisierte Headhunter und auf strukturiertes Onboarding, damit neue Mitarbeiter auch bleiben.
Wer wissen will, was eine unbesetzte Stelle die eigene Verwaltung konkret kostet: rechner.immotalente.de
Kontakt:
Oliver Zauritz, Gründer & Geschäftsführer
Immotalente | Deutschlands spezialisierter Headhunter für Hausverwaltungen
Exklusiver VDIV-Kooperationspartner
E-Mail: oliver.zauritz@immotalente.de
Web: www.immotalente.de
