Sven Kubal, Geschäftsführer der Q.I.M. Quartier Immobilienmanagement GmbH, spricht darüber, warum der Rechnungseingang neu gedacht werden musste, welche Anforderungen in der Immobilienverwaltung schnell übersehen werden und weshalb am Ende nicht nur die Software, sondern vor allem die Art der Umsetzung den Unterschied gemacht hat.
Marcus Böttger: Sven, eine bereits eingeführte Digitalisierungslösung wieder abzulösen, ist keine kleine Entscheidung. Wie konnte es bei euch dazu kommen, dass der zuvor funktionierende Rechnungseingang nach der Digitalisierung komplizierter wurde und wann war für euch klar, dass nur ein grundlegender Neustart sinnvoll war?
Sven Kubal: Unser analoger Rechnungseingang war über Jahre eingespielt und funktionierte zuverlässig. Gleichzeitig war er stark an Papier, feste Anwesenheit und einzelne Personen gebunden.
Bei der ersten Digitalisierung wurde dieser Prozess im Grunde nur in eine Software übertragen. Statt Entlastung entstand mehr Reibung, und die Akzeptanz im Team sank spürbar. Wir haben zunächst versucht, die Lösung nachzubessern. Irgendwann wurde aber deutlich, dass nicht einzelne Einstellungen das Problem waren, sondern der grundsätzliche Ansatz. Der Prozess wurde zäher, Zuständigkeiten waren weniger klar und die Akzeptanz sank. Spätestens da war uns klar, dass es nicht reicht, einen analogen Ablauf einfach digital nachzubauen.
Wir brauchten keinen weiteren Kompromiss, sondern einen Neustart. Der neue Prozess sollte die Besonderheiten der Immobilienverwaltung wirklich abbilden, flexibles Arbeiten ermöglichen und auch bei einem späteren ERP-Wechsel Bestand haben.
Marcus Böttger: Warum war es so schwierig, eine passende Lösung zu finden?
Sven Kubal: Rechnungen in der Immobilienverwaltung folgen keiner Standardlogik. Rechnungsempfänger und Leistungsempfänger sind oft nicht identisch, ein Kreditor arbeitet für mehrere Objekte, dazu kommen WEG- und SEV-Zuordnungen, Umsatzsteueroptionen, Anlagen oder Skontofristen. Nur wenige Lösungen bildeten diese Praxis ab. Eine war zwar weitgehend fertig, überzeugte aber weder bei Bedienung noch Flexibilität. Wir wollten kein System, an das sich unsere Zahlenwerker und Quartiermeister mühsam anpassen müssen.
Marcus Böttger: Was gab schließlich den Ausschlag für ELO und MBytes?
Sven Kubal: ELO bietet uns mehr als eine digitale Ablage. Die Lösung steuert den Prozess vor der Buchung, schafft Nachvollziehbarkeit und bleibt als Prozessschicht weitgehend unabhängig vom ERP. So müssen wir den Rechnungseingang bei einem späteren ERP-Wechsel nicht neu aufbauen. Zugleich können wir strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD in denselben durchgängigen Prozess einbinden und sind damit für die gesetzlichen Anforderungen zukunftssicher aufgestellt. Bei MBytes überzeugte uns die Herangehensweise: Die Anforderungen wurden nicht nur technisch betrachtet. Das Team verstand unsere Immobilienlogik, arbeitete auf Augenhöhe und suchte bei schwierigen Anforderungen konsequent nach einer praktikablen Lösung.
Marcus Böttger: Wie hast du das Projekt als Geschäftsführer erlebt?
Sven Kubal: Ich stand eher am Spielfeldrand. Von dort sieht man gut, ob Fachbereich und Dienstleister wirklich gemeinsam arbeiten. Es gab Höhen und Tiefen. Die neue Transparenz machte Liegezeiten, Rückfragen und Schwächen bei Routing, Skonto oder Schnittstellen zunächst sichtbar. Das war nicht immer angenehm, aber notwendig. Entscheidend war, dass Probleme offen angesprochen und pragmatisch gelöst wurden.
Marcus Böttger: Was hat sich verbessert und was gibst du anderen Verwaltern mit?
Sven Kubal: Rechnungen sind schneller auffindbar, Bearbeitungsstände klarer und Vertretungen einfacher. Bei rund 8.500 Rechnungen zeigt unser interner Vergleich eine rechnerische Entlastung von etwa 106 Arbeitstagen pro Jahr. Mein Rat: Erst Rollen, Sonderfälle und Schnittstellen klären, dann Software und Partner auswählen. So bleibt der Prozess auch mit Blick auf die E-Rechnung zukunftsfähig. Es braucht jemanden, der zuhört, die Praxis versteht und auch anspruchsvolle Anforderungen gemeinsam lösbar macht.
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