„Da ist das nächste und das übernächste Telefonat schon da"
Das Telefon klingelt. Wieder. Armin Ziegler, Geschäftsführer der ZIEGLER & ZIEGLER Immobilien und Verwaltung GmbH: „Du läufst den Telefonaten hinterher, du kannst häufig die Telefonate noch gar nicht richtig abarbeiten, da ist das nächste und das übernächste Telefonat schon da." Ein bekanntes Muster: Mietererwartungen steigen, Fachkräfte fehlen. Wer die Mitarbeitenden ans Telefon setzt, entzieht ihnen Zeit für WEG-Beschlüsse, Betriebskostenabrechnungen, Schadensmeldungs-Workflows. Das Telefon bestimmt, was die Verwaltung leisten kann.
„Nicht auf die Immobilienwirtschaft spezialisiert"
Die naheliegende Antwort waren externe Sekretariatsservices — in der Praxis scheitern sie am fehlenden Branchenwissen. Nils Versteeg, Geschäftsführer der NHV Immobilienverwaltung: „Wir haben früher mit einem Sekretariatsservice gearbeitet, der nicht auf die Immobilienwirtschaft spezialisiert war. Leider war das keine nachhaltige Lösung." Wer nicht weiß, was hinter einem WEG-Beschluss steckt, kann ein Anliegen aufnehmen, aber nicht einordnen. Die Folge: frustrierte Kunden, doppelte Arbeit. Was gebraucht wird, ist Branchenspezialisierung und lückenlose Dokumentation — denn ein Gespräch ist wenig wert, wenn sein Inhalt nicht strukturiert ins System übergeht.
„Mit dem Erfolg hatten wir nicht gerechnet"
Spezialisierte KI-Telefonassistenten können diese Lücke bereits heute schließen, stoßen aber vielerorts noch auf verständliche Skepsis in der Branche. Kunden- und Mieterkontakt ist ein kostbares Gut. Ziegler: „Unsere größte Sorge war, ob der Kunde das so akzeptiert. Jedoch konnten wir nach einer Woche eine Kundenzufriedenheit von rund 99 Prozent feststellen. Das hat uns sehr überrascht. Mit dem Erfolg hatten wir nicht gerechnet." Die anfängliche Skepsis schwindet, sobald die KI überzeugt. Sie ersetzt niemanden, sondern entlastet.
Donnerstag Abstimmung, Montag komplett live
Genauso überraschend: das Tempo. Aus früheren Projekten hatte Ziegler vier bis acht Wochen eingeplant: „Am Donnerstag hatten wir ein langes Telefonat, am Freitag ging es los und am Montag war die KI-Telefonassistenz komplett einsatzbereit und lief." KI-Anbieter sprießen wie Pilze aus dem Boden — die meisten versprechen viel, halten wenig. Der Richtige kennt die Branche, respektiert den Datenschutz und beherrscht die Technologie.
„Endlich wieder ruhig arbeiten."
Was sich für Ziegler im Alltag verändert hat? Weniger Überstunden, bessere Dokumentation, wieder Zeit für Aufgaben, „zu denen wir über Jahre nicht gekommen sind." Und die Kostenrechnung: „Vera ist für uns kein Kostenfaktor — tatsächlich spare ich, wenn ich das mit den ersparten Personalkosten gegenrechne." Versteeg: „Mit Vera haben wir einen Partner gefunden, der die Sprache unserer Branche spricht."
Vera ist die KI-Telefonassistentin von HeyVera — entwickelt in Deutschland, DSGVO-konform, bereits im Einsatz bei mehr als 100 Hausverwaltungen mit über 237.000 verwalteten Einheiten. Zieglers Fazit: „Endlich wieder ruhig arbeiten."
Einfach selbst ausprobieren auf www.heyvera.de oder Vera jederzeit kostenlos anrufen unter (+49) 521 989 94 998.
