Am 6. Juni 2023 ist die Europäische Entgelttransparenz-Richtlinie (EntgTranspRL) in Kraft getreten, die bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden muss. Damit wird ein Bündel an Pflichten eingeführt, das weit über die bisherigen Regelungen des Entgelttransparenzgesetzes (EntgTranspG) hinausgeht und auch kleinere Unternehmen betrifft: Transparenz bereits im Bewerbungsverfahren, umfassende Auskunftsansprüche im laufenden Arbeitsverhältnis, gestufte Berichtspflichten sowie die Einführung eines Mechanismus, der bei auffälligen Entgeltunterschieden konkrete Abhilfemaßnahmen erzwingt. Flankiert wird dies von Schadensersatz- und Entschädigungsansprüchen der Beschäftigten sowie empfindlichen Bußgeldern im Falle von Verstößen. CDU, CSU und SPD haben im Koalitionsvertrag vereinbart, dass die Umsetzung „bürokratiearm“ erfolgen und hierzu eine Kommission eingerichtet werden soll, die (eigentlich) bis Ende 2025 Umsetzungsvorschläge erarbeitet. Der Abschlussbericht der Kommission liegt seit Ende Oktober 2025 vor; ein Gesetzesentwurf war bei Redaktionsschluss aber noch nicht veröffentlicht.
Viele Anforderungen und Pflichten der EntgTranspRL setzen eine nicht „über Nacht“ zu schaffende ausgewogene und transparente Beschäftigungs- und Vergütungssystematik sowie deren saubere Dokumentation voraus, weshalb dringend anzuraten ist, mit der Umsetzung sehr zeitnah und nicht erst mit oder nach Verabschiedung des nationalen Umsetzungsgesetzes zu beginnen.
Dieser Beitrag soll die zentralen Regelungsbereiche der Richtlinie erläutern, zugleich aber auch als Leitfaden für die Handlungspflichten, die Unternehmen aus der zwingend kommenden Umsetzung der EntgTranspRL ableiten sollten, dienen.
Neue Pflichten im Bewerbungsverfahren
Nach Art. 5 EntgTranspRL müssen Bewerber um eine Position in Unternehmen künftig vom (potenziellen) Arbeitgeber eigeninitiativ über das auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhende Einstiegsgehalt oder dessen Spanne informiert werden. Zusätzlich sind – soweit einschlägig – Hinweise auf kollektivrechtliche/tarifliche Bestimmungen zu geben, die die Vergütung der Stelle prägen. Diese Informationen sind in einer Weise bereitzustellen, dass Bewerbern fundierte und transparente Verhandlungen über das Entgelt ermöglicht werden, also z. B. schon in der Stellenausschreibung oder rechtzeitig vor dem Vorstellungsgespräch.
Handlungsempfehlung
Unternehmen benötigen für (nahezu) jede Position eine vorab definierte Entgeltlogik (Gehaltsband mit Mindest-, Median- und Höchstwerten). Zu schaffen ist außerdem ein transparentes Verfahren, mit dem die Kriterien (Rollenprofile) dokumentiert werden, nach denen innerhalb einer Entgeltspanne entschieden wird (z. B. einschlägige Berufserfahrung, besondere Qualifikationen, Standortfaktoren, Verantwortungsumfang).
Wichtig ist ferner die transparente Darstellung aller Vergütungsbestandteile. Zulagen, Zuschläge, Boni, Erfolgsbeteiligungen oder Provisionen sollten ebenso dokumentiert sein wie nicht monetäre Leistungen, etwa Weiterbildungsprogramme. Unternehmen sollten eine bewusste Entscheidung treffen, wie sich das Gesamtgehalt entlang der Hierarchiestufen, Gehaltsbänder und Rollen im Unternehmen zusammensetzt.
Zudem sind einheitliche Führungs- und Leistungsprinzipien einzuführen: Ein wirksames Vergütungssystem setzt voraus, dass Führungskräfte nach einheitlichen Kriterien – beispielsweise bei der Leistungs- oder Kompetenzeinschätzung – bewerten und die Bewertung nachvollziehbar an den Mitarbeiter kommunizieren. Leistungs- und Kompetenzanforderungen müssen transparent sein und von Führungskräften im Sinne des Mitarbeiters konsequent umgesetzt werden.
Im Übrigen ist es Arbeitgebern künftig explizit untersagt, Bewerber nach ihrer Entgeltentwicklung im noch laufenden oder in früheren Beschäftigungsverhältnissen zu befragen. Dies soll verhindern, dass sich bestehende Gehaltsunterschiede aus vorherigen Arbeitsverhältnissen im neuen Arbeitsverhältnis fortsetzen.
Auskunftsanspruch der Beschäftigten
Bislang haben nach §§ 10 ff. EntgTranspG nur Mitarbeiter in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten einen Auskunftsanspruch hinsichtlich des durchschnittlichen monatlichen Bruttoentgelts und zu max. zwei einzelnen Entgeltbestandteilen. Sie haben hierzu eine gleiche oder gleichwertige Tätigkeit zu benennen; der Auskunftsanspruch ist aber auf das Entgelt des jeweils anderen Geschlechts beschränkt.
Die Umsetzung der EntgTranspRL wird hier eine deutliche Verschärfung der bislang geltenden Gesetzeslage mit sich bringen: Zum einen ist keine Mindestarbeitnehmeranzahl vorgesehen, sodass künftig auch Mitarbeiter kleinerer Betriebe entsprechende Auskünfte verlangen können. Weiter enthält die EntgTranspRL keine Beschränkung, über wie viele Entgeltbestandteile Auskunft verlangt werden kann und wie oft. Das Auskunftsbegehren muss sich auch nicht mehr notwendigerweise auf das jeweils andere Geschlecht beziehen, sodass auch Auskunft in Bezug auf Angehörige des gleichen Geschlechts verlangt werden kann. Eine konkrete Vergleichsgruppe muss nicht mehr genannt werden; ausreichend ist es, wenn Arbeitnehmer Auskunft über die durchschnittliche Entgelthöhe (aufgeschlüsselt nach Geschlecht) für diejenigen verlangen, die eine ihnen gleiche oder gleichwertige Tätigkeit ausüben.
Arbeitgeberseitig darf nicht mehr das Median-Entgelt (das durch extreme Werte verzerrt werden kann) mitgeteilt werden, sondern – aufgeschlüsselt nach Geschlecht und für die Gruppen von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten – das durchschnittliche Gehalt der Vergleichsgruppe. Die Auskunft muss innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens zwei Monate nach dem Auskunftsverlangen, erfolgen. Arbeitgeber sind nach der EntgTranspRL dazu verpflichtet, alle Mitarbeiter jährlich über ihr Auskunftsrecht und die dafür notwendigen Schritte zu informieren.
Handlungsempfehlung
Auch um auf Auskunftsverlangen von Beschäftigten bestmöglich vorbereitet zu sein, benötigen (alle) Unternehmen bis spätestens 7. Juni 2026 ein objektives, geschlechtsneutrales Vergütungssystem für ihr Bestandspersonal. Dabei ist es unvermeidbar, zunächst eine Analyse der bisherigen Vergütungsstruktur anzustellen und diese dann an die Vorgaben der EntgTranspRL anzupassen. Da sich „Wildwuchs“ nicht von heute auf morgen beseitigen lässt und vielfach eine Anpassung von Gehältern notwendig sein wird, raten wir dazu, diesen Prozess so schnell wie nur irgend möglich einzuleiten. Im Übrigen untersagt die EntgTranspRL Arbeitgebern, Beschäftigten zu verbieten, sich untereinander Gehaltsauskünfte zu erteilen.
Regelmäßige Berichts- und Bewertungspflichten ab 100 Beschäftigten
Art. 9 EntgTranspRL sieht schon für Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern umfassende Berichtspflichten vor. Hier sind künftig u. a. Informationen über das geschlechtsspezifische (mittlere) Entgeltgefälle auch im Hinblick auf ergänzende oder variable Vergütungsbestandteile, über den Anteil der Mitarbeiter, die überhaupt ergänzende/variable Vergütungsbestandteile erhalten, und über das geschlechtsspezifische, nach dem Grundgehalt sowie ergänzenden oder variablen Vergütungsbestandteilen aufgeschlüsselte Entgeltgefälle zwischen Gruppen von Arbeitnehmern zusammenzustellen und mitzuteilen. Für die zu erstattenden Berichte sind nach Unternehmensgröße gestaffelte Abgabefristen vorgesehen; Unternehmen ab 150 Mitarbeiter haben den ersten Bericht bis zum 7. Juni 2027 vorzulegen, kleinere (100 bis 149 Mitarbeiter) bis zum 7. Juni 2031. Die EntgTranspRL überlässt es den nationalen Gesetzgebern, auch Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern zur Berichterstattung zu verpflichten.
Sofern aus der Berichterstattung eine nicht gerechtfertigte Ungleichbehandlung der verschiedenen Geschlechter hervorgeht, sieht Art. 10 EntgTranspRL eine verpflichtende gemeinsame Entgeltbewertung zusammen mit der Arbeitnehmervertretung (also den Betriebs- oder Personalräten) vor.
Handlungsempfehlung
Hier zeigt sich, dass sich die Notwendigkeit der Schaffung eines geschlechtsneutralen Vergütungssystems auch extern gegenüber Behörden auswirkt – es findet also eine staatliche Kontrolle statt. Die EntgTranspRL verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten zur Implementierung von „wirksamen und abschreckenden Sanktionen“ bei Verstößen, was voraussichtlich vor allem durch die Festsetzung von empfindlichen Bußgeldern geschehen wird. Deren konkrete Höhe ist zwar noch offen, diskutiert wird allerdings eine Analogie zur Strafe bei Datenschutzverstößen. Solche können mit bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Außerdem ist zu erwarten, dass Unternehmen, die ihren Berichtspflichten nicht oder nur ungenügend nachkommen bzw. bei denen geschlechtsspezifische Ungleichheiten bestehen, von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden.
Fazit
Was Unternehmen angesichts der baldigen Transformation der EntgTranspRL in nationales Recht jetzt zu tun haben, lässt sich zusammenfassend in zwei Schritten darstellen.
Erster Schritt: Analyse
- Entgelte der Beschäftigten einschließlich Sondervergütungsbestandteile erheben
- Vergleichsgruppen bilden
- prüfen, ob Mitarbeiter, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, die gleiche Entlohnung erhalten, insbesondere ob eine „Gender Pay Gap” besteht.
Zweiter Schritt: Umsetzung
- Entwicklung eines Vergütungssystems, das den Anforderungen der Richtlinie entspricht bzw. Anpassung des bestehenden Vergütungssystems (ggf. unter Beteiligung von Arbeitnehmervertretungen)
- Überprüfung und Überarbeitung des Bewerbungsprozesses
- Einführung von Prozessen für etwaige Informations-, Berichts- und Bereitstellungspflichten
Dass dies alles einen erheblichen bürokratischen und personellen Aufwand erfordert, liegt auf der Hand. Zu befürchten sind außerdem deutliche finanzielle Belastungen, wenn ungleiche Gehälter „nach oben“ angepasst werden müssen.
Tobias Schwartz
Fachanwalt für Arbeitsrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht, Geschäftsführer LKC Rechtsanwaltsgesellschaft, München
Matthias Wißmach
Rechtsanwalt LKC Rechtsanwaltsgesellschaft, München
www.lkc-recht.de
