Die Folgen sind im Verwaltungsalltag spürbar: 80 Prozent der Befragten beobachten umfangreichere Schreiben, 74 Prozent häufigere Verweise auf Gesetze und Gerichtsurteile. Zugleich berichten 73 Prozent von einer steigenden Zahl entsprechender Zuschriften. Besonders problematisch ist deren rechtliche Qualität. Fast drei Viertel der Verwaltungen sind bereits auf falsche Rechtsbehauptungen, unzutreffende Fundstellen oder erfundene Urteile gestoßen. Hinzu kommt, dass KI-generierte Schreiben häufig individuelle Regelungen einer Wohnungseigentümergemeinschaft nicht berücksichtigen.
Für 79 Prozent der befragten Unternehmen entsteht dadurch zusätzlicher Bearbeitungsaufwand. Im Durchschnitt beläuft sich dieser auf rund 66 Minuten pro Woche. Bei Verwaltungen, die häufig fehlerhafte KI-Schreiben erhalten, liegt der Median sogar bei 90 Minuten. Das verschärft die Belastung einer Branche, in der sich laut VDIV-Branchenbarometer 2026 bereits mehr als 62 Prozent der Unternehmen als überlastet bezeichnen.
„Dass Eigentümer und Mieter ihre Anliegen mithilfe von KI formulieren, ist grundsätzlich nachvollziehbar. Problematisch wird es, wenn seitenlange Schreiben mit falschen Paragraphen und teilweise erfundenen oder falsch wiedergegebenen Gerichtsurteilen Arbeitszeit binden, die Verwaltungen deutlich effizienter und im Sinn ihrer Kunden nutzen könnten“, so Martin Kaßler, Geschäftsführer des VDIV Deutschland. „Gute Verwaltung lebt von einer engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit. Eine kurze, sachliche Anfrage löst viele Probleme schneller als jedes noch so ausführliche Schreiben.“ Rechtliche Aussagen, die KI-Tools ausgeben, sollten immer kritisch hinterfragt werden, bevor sie zur Grundlage von Forderungen, Fristsetzungen oder Beschwerden werden.
Die vollständigen Ergebnisse können Sie hier kostenfrei downloaden: https://vdiv.de/immobilienverwaltung/verwalter-monitor
