ERP-Software: Wie zufrieden und wechselwillig sind Immobilienverwaltungen? - VDIV-Verwalter-Monitor

Der Markt für ERP-Software für Immobilienverwaltungen ist vielfältig, es gibt für einen relativ kleinen Markt viele Anbieter und Produkte. Laut dem aktuellen Verwalter-Monitor sind derzeit bei den Umfrageteilnehmenden 49 verschiedene Programme im Einsatz. Die am häufigsten in der Befragung genannten ERP-Systeme sind DOMUS ERP (15,5 Prozent), Powerhaus (10,2 Prozent) und Immoware24 (9,9 Prozent).

72,7 Prozent der Teilnehmenden sind mit dem derzeit genutzten ERP-System eher (49,8 Prozent) oder voll und ganz zufrieden (22,9 Prozent). Diese Bewertung deckt sich weitgehend mit den Zahlen des diesjährigen VDIV Branchenbarometers, zugenommen hat aber die Anzahl derer, die überhaupt nicht zufrieden sind von 4,9 Prozent auf aktuell 6,5 Prozent.

64,4 Prozent der befragten Immobilienverwaltungen schätzen ihr ERP-System als benutzerfreundlich ein. Häufigster Kritikpunkt ist aber die mangelnde Flexibilität des ERP-Systems, sich an die Anforderungen des jeweiligen Nutzers anzupassen. Dieser Anspruch ist nachvollziehbar, allerdings auch kritisch zu hinterfragen, da individuelle Anpassungen an Einzelanforderungen erst ab einer entsprechenden Skalierbarkeit für den Hersteller auch kostendeckend umzusetzen sind.

46 Prozent stellen Innovationsfähigkeit ihres ERP-Systems in Frage
Die zunehmende Dynamik am ERP-Markt und die Übernahme von Anbietern sorgt für eine neue Sensibilität in diesem Segment: Vor allem die Serviceorientierung und Zukunftsfähigkeit der ERP-Systeme rückt in den Fokus: 46,1 Prozent der Teilnehmenden stellen sowohl diese als auch die Innovationskraft ihres Anbieters in Frage. Jede zehnte Verwaltung (12,1 Prozent) hat aufgrund der Marktentwicklung bereits den Entschluss gefasst, den Anbieter zu wechseln, fast jedes fünfte (18,6 Prozent) denkt aufgrund dessen aktiv darüber nach. Für nur 39,3 Prozent der Unternehmen ist ein Wechsel derzeit kein Thema, insbesondere für größere Unternehmen, sei ein Wechsel besonders kostenintensiv und zeitaufwendig. 30 Prozent der Immobilienverwaltungen sind sich noch unsicher, und beobachten den Markt zunächst weiter. 

Ausschlaggebende Faktoren für die Wahl eines neuen Systems sind daher unabhängig von der Unternehmensgröße bessere Funktionalitäten und die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI), die v.a. für große Unternehmen (≥ 3.000 VE) überdurchschnittlich oft ein wichtiger Aspekt (54,1 Prozent) ist. Ein Hemmnis ist allerdings der Aufwand, den ein ERP-Systemwechsel mit sich bringt und der nicht immer reibungslos verläuft und sowohl von den Mitarbeitenden als auch den Kunden mitgetragen werden muss. Mit 61 Prozent geht daher mehr als die Hälfte der Befragten von einem hohen zeitlichen Aufwand für einen Systemwechsel aus. Jedes fünfte Unternehmen (20,4 Prozent) hält den Wechsel aus diesem Grund für nicht umsetzbar. 

Die Hälfte aller Teilnehmenden (50,2 Prozent) misst der Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter eine sehr hohe Bedeutung für die langfristige Weiterentwicklung ihres Unternehmens bei und schätzt den ERP-Anbieter als zentralen Partner für die Zukunft.
Die größten Bedenken bezüglich des eigenen ERP-Programms haben Immobilienverwalter daher bei der Zukunftsfähigkeit und Innovationskraft des Anbieters, sowie steigenden Kosten und nachlassender Servicequalität.

Fazit:
„Der unternehmerische Erfolg ist auch an ein sich stetig weiter entwickelndes innovatives ERP-System gekoppelt. Das sollten sowohl Immobilienverwaltungen als auch Softwareanbieter stets im Blick behalten“, so Martin Kaßler, Geschäftsführer des VDIV Deutschland. Das Tätigkeitsfeld von Immobilienverwaltungen entwickelt sich nicht zuletzt wegen vieler neuer gesetzlicher Anforderungen an Gebäude sowie im WEG- und Mietrecht sehr dynamisch. Hier müssen sowohl die Software als auch die Verwaltungen Schritt halten.

Über den Verwalter-Monitor:
Der VDIV-Verwalter-Monitor “Die Zukunft von ERP-Systemen in der Immobilienverwaltung“ wurde vom 16. Oktober bis 23. Oktober 2024 als reine Online-Befragung durchgeführt. Insgesamt nahmen daran 323 Immobilienverwaltungen teil, überwiegend Immobilienverwaltungen mit bis zu 2.999 VE (77,1 Prozent). Im Mittel verwalten die Umfrageteilnehmer 2.200 Wohneinheiten. Weitere Informationen und die detaillierte Auswertung finden Sie hier. Nach den Umfragen zu Versammlungszeiten, zur Elementarschadenversicherung und zur Nutzung von KI-Tools in der Immobilienverwaltung präsentiert der VDIV Deutschland damit in kurzer Zeit weitere Umfrageergebnisse, die wertvolles Wissen für den Unternehmensalltag bereithalten.