10 Tipps zu Streitpunkten um die Betriebskostenabrechnung

1 Abrechnungszeitraum

Vermieter zu Wohnraummieter beträgt grundsätzlich zwölf Monate. Abrechnungen, die einen längeren Zeitraum umfassen, sind regelmäßig rechtlich bedenklich. Verwaltungen neu entstandener Gemeinschaften der Wohnungseigentümer (GdWE) sollten nach dem Entstehen also tunlichst eine Abrechnung des Rumpfjahres bis zum nächsten Jahresultimo vorlegen, um vermietenden Eigentümern eine ordnungsgemäße Abrechnung mit ihren Mietern zu ermöglichen. Geschieht das nicht, müssen Vermieter die notwendigen Informationen aus den Unterlagen der Gemeinschaft selbst entnehmen, um zeitgerecht abzurechnen. Die Verwaltung muss ihr hierzu Einsicht gewähren.

2 Abrechnungsfrist

Vermieter sind verpflichtet, die Betriebskosten eines Wirtschaftsjahres gegenüber ihren Wohnraummietern binnen zwölf Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres abzurechnen. Streit ist vorprogrammiert, wenn die Abrechnung verspätet beim Mieter eingeht, da dann Nachforderungen des Vermieters aus der Abrechnung ausgeschlossen sind. Mieter müssen in diesem Fall über die geleisteten Vorauszahlungen hinaus keine Nachforderungen begleichen. Ihr Anrecht auf die Abrechnung verlieren sie nicht; sie können sie verlangen und im Zweifel die geleisteten Vorauszahlungen zurückfordern, sollte der Vermieter dem Verlangen nicht nachkommen.

Ergibt sich aus einer verspäteten Abrechnung ein Guthaben des Mieters, muss der Vermieter es ohne Weiteres auszahlen. Vermieter sollten bei einer späten Zustellung der Abrechnung unbedingt darauf achten, den Zeitpunkt des Zugangs der Abrechnung nachweisen zu können. Dabei kommt es darauf an, den Einwurf in den Briefkasten des Mieters so zu gestalten, dass der Mieter unter Berücksichtigung üblicher Voraussetzungen auch tatsächlich vor Ablauf der Abrechnungsfrist Kenntnis von der Abrechnung nimmt bzw. nehmen kann. Ein Einwurf am Nachmittag des 31. Dezember wird dem kaum gerecht, weil Mieter zu diesem Zeitpunkt nicht mehr davon ausgehen müssen, Post zu erhalten.

3 Vorläufige Abrechnung

Rechnet die Verwaltung einer GdWE nicht binnen Jahresfrist ab, ist es für Vermieter regelmäßig kein Ausnahmefall, wenn sie eine Verlängerung der Abrechnungsfrist gegenüber ihren Mietern beanspruchen. Sie müssen dann nach Einsichtnahme bei der Verwaltung aus den Unterlagen der Gemeinschaft selbst eine Abrechnung erstellen, die im Zweifel nach Vorlage bei der GdWE berichtigt werden kann und muss. Verwaltungen sollten daher auch in Fällen, die sie nicht zu vertreten haben, eine vorläufige Abrechnung für ihre Gemeinschaft erstellen, um vermietenden Eigentümern die Abrechnung gegenüber Mietern zu ermöglichen. Der Beschluss über die Folgen der Jahresabrechnung der Gemeinschaft ist nämlich nicht Voraussetzung, um auf ihrer Basis eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Für etwaige wirtschaftliche Nachteile vermietender Eigentümer kann ein Anspruch auf Schadensersatz gegen die Gemeinschaft entstehen: Hat die Verwaltung keine vorläufige Abrechnung erstellt, läuft sie Gefahr, gegenüber der GdWE selbst insoweit in Haftung zu geraten, wie diese gegenüber ihren Miteigentümern haften muss.

4 Nachvollziehbarkeit

Es ist zwingend darauf zu achten, dass Abrechnungen vollständig sind, sie also alle Gesamtkosten enthalten, die auf Mieter umgelegt werden sollen. Diese müssen in der Lage sein, den auf sie jeweils entfallenden Betrag selbst nachzurechnen. Das setzt voraus, dass Verteilerschlüssel angegeben und im Zweifel auch erläutert werden. Häufig fehlt es daran, sodass Abrechnungen für Mieter weder nachvollziehbar noch überprüfbar sind, was zu ihrer Unwirksamkeit führen kann. Insbesondere in der Heizkostenabrechnung muss die verbrauchsabhängige Berechnung gemäß Heizkostenverordnung erfolgen. Diesen Kosten sind die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen des jeweiligen Mieters gegenüberzustellen. 

Zwischenabrechnungen bei unterjährigem Verkauf einer Wohnung sind nicht angebracht. Der Veräußerer übergibt die von ihm vereinnahmten Vorauszahlungen an den Erwerber, der dann gegenüber dem Mieter über den gesamten Zeitraum abzurechnen hat – eine mögliche Stolperfalle, wenn es Unstimmigkeiten gibt.

5 Belegeinsicht

Mieter haben ein Recht auf Einsichtnahme in die Originalunterlagen, um einzelne Posten der Abrechnung verstehen und eventuelle Unstimmigkeiten identifizieren zu können. Um Mieter einer Eigentumswohnung also in die Lage zu versetzen, Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Unterlagen zu nehmen, müssen Vermieter sie bevollmächtigen, das Einsichtsrecht, das grundsätzlich nur Eigentümern zusteht, bei der GdWE, vertreten durch den Verwalter, geltend zu machen. Auf diese Vollmacht haben Mieter einen Rechtsanspruch. Umgekehrt müssen sie diesen aber auch wahrnehmen; sie können nicht verlangen, dass der Eigentümer ihnen Unterlagen vorlegt, die sie ohne Weiteres mit erteilter Vollmacht bei der Verwaltung einsehen können. Das Mieterrecht auf Belegeinsicht erstreckt sich auch auf die der Abrechnung zugrunde liegenden Zahlungsbelege, also nicht nur Rechnungen, sondern auch Kontoauszüge. Nur wenn die vom Mieter begehrte Einsicht gewährt wurde, ist die Forderung gegen ihn durchsetzbar.

6 Einwände

Mieter können inerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt einer Betriebskostenabrechnung Einwände gegen sie geltend machen. Nach Ablauf dieser Frist ist dies ausgeschlossen.

Häufig wird lediglich behauptet, eine Abrechnung sei fehlerhaft, ohne konkret einzelne Positionen zu rügen. Werden Bedenken nicht konkretisiert, ist eine solche Rüge im Regelfall unzureichend. Dann kann eine Nachforderung nach Ablauf der zwölfmonatigen Frist ohne Weiteres gerichtlich geltend gemacht werden. Es ist also nicht anzuraten, bei Mietern proaktiv nachzufragen, welche Fehler in der Abrechnung detailliert vermutet werden. Das kann hier großen Schaden verursachen.

7 Sonstige Betriebskosten 

Streit entbrennt häufig über die Abrechnung sonstiger Betriebskosten, die als 17. Betriebskostenart in § 2 der Betriebskostenverordnung vorgesehen sind. Häufig werden von WEG-Verwaltungen in Abrechnungen als sonstige Kosten z. B. solche für Alarmanlagen, Bewachung, Schwimmbäder oder Saunen, Wartung von Feuerlöschern, Blitzableitern oder anderen technischen Ausstattungen, Dachrinnenheizung, Reinigung der Dachrinnen etc. aufgeführt. Grundsätzlich werden derartige Kosten auch als sonstige Betriebskosten anerkannt, umlagefähig sind sie aber für den vermietenden Eigentümer nur dann, wenn sie ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart sind. Das ist häufig nicht der Fall, die Umlage erfolgt aber trotzdem. Im Falle eines Streites unterliegt dann meist der Vermieter.

8 Wartung vs Instandhaltung

Vollwartungsverträge, etwa für Aufzuganlagen, können problematisch sein. In den hierfür zu zahlenden Pauschalen sind nicht nur regelmäßige Wartungen enthalten, sondern auch notwendige Reparaturen und Instandhaltungstätigkeiten. Vermieter müssen diese gezahlten Entgelte bereinigen. Sind die tatsächlichen Kosten für Reparaturen und Instandhaltung nicht zu ermitteln, können Vermieter sie schätzen und rund 20 Prozent zum Abzug bringen. Geschieht dies nicht, können Vermieter im Falle einer Auseinandersetzung unterliegen. Ähnliches gilt auch für die Kosten eines Hausmeisters, der neben seinen typischen Tätigkeiten zu Erledigungen der Immobilienverwaltung herangezogen wird. Auch hier ist ein Abzug von im Zweifel 20 Prozent vorzunehmen.

9 Leerstand

Stehen Wohnungen leer, sind die Betriebskosten für sie vom Vermieter zu tragen; er kann nicht die gesamten Betriebskosten eines Anwesens auf die vermieteten Wohnungen ohne Berücksichtigung des Leerstandes umlegen. Die Leerstandskosten gehen also zulasten des Vermieters. Wird ein gemischt genutztes Gebäude mit Gewerberäumen wie Büros, Ladenlokalen oder anderen Einheiten abgerechnet, deren Betriebskosten oft höher sind als in Privathaushalten (Wasserkosten, Grundsteuer etc.), müssen Mieter im Zweifel getrennt abrechnen. Die Verpflichtung zur getrennten Abrechnung entsteht dann, wenn die Betriebskosten der Gewerbemieteinheiten um mehr als 15 Prozent über denen der Wohnungsmieter liegen. Auch hier kommt es häufig zu Streitigkeiten.

10 Guthaben vs Nachzahlung 

Kommt es in einem Anwesen bei einzelnen Wohnungen zu hohen Nachzahlungen, bei anderen Wohnungen hingegen zu hohen Guthaben, sind Vermieter dringend gehalten, allen Mietern eine Abrechnung zu erteilen. Wenig sinnvoll ist es in der Regel, lediglich die Betriebskostenabrechnungen vorzulegen, die zu einer Nachzahlung führen. Wohnungsmieter, denen Guthaben zustehen, können die Abrechnung ohnehin erzwingen. Wird dies zum Streitfall, unterliegen Vermieter ohne Weiteres.