Aktuell & druckfrisch

Publikationen des VDIV Deutschland machen fit fürs Tagesgeschäft in der Immobilienverwaltung.

Aktualisierte Handlungsempfehlungen für angewandten Datenschutz

Der VDIV Deutschland hat zwei zentrale Datenschutz-Handlungsempfehlungen grundlegend überarbeitet. Hintergrund sind neue Orientierungslinien der Daten-schutzaufsicht, fortentwickelte Rechtsprechung sowie technische Trends, die den Verwaltungsalltag unmittelbar betreffen. Ziel ist es, Immobilienverwaltungen verlässlich durch die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu führen und Haftungsrisiken wirksam zu reduzieren.

Erfassung von Mieterdaten im Vermietungsprozess

Anlass für die Aktualisierung der Handlungsempfehlung zur Erfassung von Mieterdaten im Vermietungsprozess war die Anfang 2024 neu gefasste Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (DSK) zur Selbstauskunft bei Mietinteressenten. Die VDIV-Publikation übersetzt die abstrakten Vorgaben in klare Handlungsschritte entlang der Prozesskette von der ersten Kontakt­aufnahme über Besichtigung und Auswahl bis zur Vertragsunterzeichnung. Sie zeigt, welche Angaben in welcher Phase erforderlich sind, wo eine Einwilligung rechtssicher eingesetzt werden kann und wann eine Interessenabwägung greift. Praxisnahe Musterfragen und Formulierungshilfen erleichtern die Überarbeitung von Formularen und Portallösungen. Ein eigener Abschnitt widmet sich Dokumentationspflichten, Aufbewahrungsfristen und dem Umgang mit ab­gelehnten Bewerbungen. Da die Aufsichtsbehörden die DSK-Vorgaben konsequent anwenden, empfiehlt der VDIV Deutschland eine kurzfristige Prozessprüfung, um Beanstandungen und Bußgelder zu vermeiden.

Anwendung der DSGVO

Die zweite Handlungsempfehlung behandelt die DSGVO in ihrer gewachsenen Anwendungspraxis seit 2018. Sie bündelt aktuelle Rechtsprechung und behördliche Leitlinien, erläutert Klarstellungen zur Bestellpflicht eines Datenschutzbeauftragten nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), konkretisiert Anforderungen an Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Auftragsverarbeitungsverträge. Besondere Aufmerksamkeit gilt Datentransfers in Drittländer vor dem Hintergrund neuer Angemessenheitsent-scheidungen und Standardvertragsklauseln. Ein weiterer Schwerpunkt ist der Einsatz Künstlicher Intelligenz im Verwaltungsbetrieb. Die Empfehlung beschreibt geeignete Rechtsgrundlagen, Lösch- und Transparenzkonzepte, prüft Folgenabschätzungen und adressiert Risiken wie Halluzinationen, versteckte Trainingsdaten oder nicht intendierte Profilbildung. Checklisten, Reifegradmodelle und Priorisierungspläne unterstützen Verantwortliche bei der schrittweisen Umsetzung, ohne den Betriebsablauf zu stören.

Beide Veröffentlichungen sind bewusst operativ angelegt. Sie liefern Entscheidungsmatrizen, Quick-Checks für die Schreibtischprüfung und Hinweise für die Kommunikation mit Eigentümern, Beiräten und Mietinteressenten.

Energetische Sanierung und Klimaschutz in der Eigentümergemeinschaft

Mit „Fit für die Zukunft“ legt der VDIV Deutschland ein Fachbuch vor, das genau zur richtigen Zeit kommt. Während energetische Sanierungen und Klimaschutz zunehmend an Bedeutung gewinnen, bietet dieses Werk eine praxisnahe und zugleich fundierte Orientierung für alle, die Verantwortung im Wohnungseigentum tragen. Es richtet sich an Verwalterinnen und Verwalter, Verwaltungsbeiräte sowie engagierte Eigentümer­gemeinschaften, die ihre Gebäude fit für kommende Anforderungen machen wollen – fachlich, organisatorisch und wirtschaftlich.

Das Buch führt systematisch durch alle Phasen einer energetischen Sanierung: von der Bestandsaufnahme über die technische und finanzielle Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung. Dabei wird klar, dass Klimaschutz und Werterhalt keine Gegensätze sind, sondern Hand in Hand gehen können. Die Autorinnen und Autoren zeigen auf, wie Eigentümergemeinschaften die politischen und rechtlichen Rahmenbedingungen – etwa aus dem Gebäudeenergiegesetz (GEG) oder der Bundes­förderung für effiziente Gebäude (BEG) – sinnvoll in ihre Sanierungsstrategien integrieren.

Einen besonderen Schwerpunkt legt das Werk auf die finanzielle Machbarkeit. Detailliert erläutert werden Möglichkeiten der Finanzierung, von klassischen Rücklagen über spezielle WEG-Kredite bis hin zu Fördermitteln von KfW und BAFA. Auch steuer­liche Anreize, etwa die Förderung energetischer Maßnahmen nach § 35c Einkommensteuergesetz (EStG), werden praxisnah erklärt. So entsteht ein vollständiges Bild davon, wie sich Maßnahmen an Gebäudehülle, Heizungs- und Anlagentechnik oder der Einsatz von Photovoltaik wirtschaftlich tragfähig gestalten lassen.

Neben der technischen Dimension widmet sich das Buch intensiv den organisatorischen Herausforderungen in der Eigentümergemeinschaft. Es zeigt, wie Beschlüsse rechtssicher vorbereitet und gefasst werden, wie Konflikte vermieden und Beteiligte motiviert werden können. Checklisten, Mustervorlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen unterstützen die praktische Umsetzung – ein klarer Mehrwert für den Verwaltungsalltag.

esonders lesenswert sind die eingestreuten Praxisbeispiele, die erfolgreiche Sanierungen aus ganz Deutschland vorstellen. Sie machen deutlich, dass auch komplexe Projekte gelingen können, wenn fachliche Planung und gemeinschaftliches Handeln zusammenkommen. Ein abschließender Ausblick widmet sich Zukunftsthemen wie E-Mobilität, Wasserstoff und gemeinschaftlicher Energieversorgung – Bausteine einer langfristig klimaneutralen Gebäudewirtschaft.