Auf dem Prüfstand

Vorschlag Nr. 2 zur anstehenden Evaluation des neuen Wohnungseigentumsgesetzes: Vereinfachung von Umlaufbeschlüssen

Die Beschlussfassung in Wohnungseigentümergemeinschaften erfolgt grundsätzlich in Eigentümerversammlungen. Das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) ermöglicht jedoch seit 1. Dezember 2020 unter bestimmten Voraussetzungen wirksame Beschlüsse auch außerhalb einer Versammlung.

Gesetzliche Grundlagen

Nach § 23 Abs. 3 S. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist ein Beschluss ohne Versammlung gültig, wenn alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären.

Der Absenkungsbeschluss

Die WEG-Reform führte mit § 23 Abs. 3 S. 2 den sog. Absenkungsbeschluss ein: Die Eigentümer können beschließen, für einen bestimmten Beschlussgegenstand ein Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit durchzuführen. Der Absenkungsbeschluss muss den konkreten Gegenstand bezeichnen; eine generelle Ermächtigung für künftige Umlaufverfahren ist nicht zulässig. In kleinen Gemeinschaften bieten Umlaufbeschlüsse eine effiziente Möglichkeit zur zeitnahen Entscheidung, etwa bei Eilfällen. In größeren Gemeinschaften ist das Allstimmigkeitserfordernis hingegen häufig unpraktikabel. Hier schafft der Absenkungsbeschluss Abhilfe: Er muss nicht gesondert angekündigt werden – die Aufnahme des Beschlussgegenstandes in die Tagesordnung genügt. Umgekehrt ist ein Absenkungsbeschluss zu einem nicht angekündigten Gegenstand unzulässig.

Fazit

Der Absenkungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 S. 2 WEG ermöglicht es Eigentümergemeinschaften, die Vorteile des Umlaufverfahrens auch ohne Allstimmigkeit zu nutzen, sofern zuvor in einer Eigentümerversammlung entsprechend beschlossen wurde.

Reformvorschlag im Rahmen der Evaluation

Im Rahmen der Evaluation des WEMoG wird der VDIV Deutschland vorschlagen, die Anforderungen an Umlaufbeschlüsse grundlegend zu vereinfachen: Statt der bislang erforderlichen Allstimmigkeit soll künftig die Mehrheit der insgesamt vorhandenen Stimmen genügen. Zwar hat der Absenkungsbeschluss gem. § 23 Abs. 3 S. 2 WEG die Praktikabilität des Umlaufverfahrens bereits verbessert. Dennoch entstehen in der Praxis immer wieder Situationen, in denen dringende Entscheidungen zu treffen sind, ohne dass zuvor ein Absenkungsbeschluss gefasst werden kann. Dies gilt insbesondere für Konstellationen, in denen kurzfristig gesetzliche Änderungen umgesetzt werden müssen oder Förderprogramme aufgelegt oder geändert werden, sodass Wohnungseigentümer zeitnah handeln müssen. Das vorgeschlagene Quorum gewährleistet dabei einen angemessenen Minderheitenschutz; in vielen Gemeinschaften liegt es häufig bereits über der Zahl der an Eigentümerversammlungen üblicherweise teilnehmenden Eigentümer. Unverändert gilt, dass Wohnungseigentümern zum Zeitpunkt der Beschlussfassung alle entscheidungserheblichen Informationen vorliegen müssen. Die Möglichkeit des Absenkungsbeschlusses soll aber weiterhin erhalten bleiben.

Wer Immobilienverwaltung analog denkt, wird digital überholt!

In der Immobilienverwaltung ist die Digitalisierung längst kein Randthema mehr. Sie verändert ihre Arbeitsweise immer stärker. Dabei geht es im Kern nicht um neue Software, sondern vielmehr um die Frage, wie Informationen schneller verfügbar werden, Kommunikation effizienter abläuft und wiederkehrende Aufgaben sinnvoll über Prozesse und Künstliche Intelligenz (KI) abgebildet werden.

KI ist nicht die Antwort auf alles, aber sie wird die Spielregeln verändern

Gerade KI rückt dabei immer stärker in den Mittelpunkt. Nicht etwa, weil mit ihr jedes Problem gelöst wird. Denn auch wenn aktuelle KI-Systeme Erstaunliches leisten, erfordern sie noch viel Nacharbeit und prozessuales Neudenken. In einem Punkt jedoch zeigen sie schon jetzt Stärken, die weit über das hinausgehen, was Menschen können, nämlich beim Umgang mit immer mehr Informationen, Anfragen, Dokumenten und dem gestiegenen Abstimmungsbedarf. KI hilft bereits, eingehende Inhalte aus E-Mails oder Dokumenten zu strukturieren, Texte vorzubereiten, Versammlungen zu organisieren, Informationen aus Unterlagen schneller nutzbar zu machen und Routinevorgänge besser vorzubereiten. Das wirkt auf den ersten Blick vielleicht unspektakulär und lässt die „Magie“ vermissen, die gefühlt von KI erwartet wird. Genau deshalb sind die Möglichkeiten der Digitalisierung und von KI jedoch für die Praxis der Immobilienverwaltung so interessant.

Die eigentliche Revolution sitzt im Klein-Klein des Alltags

Digitalisierung und KI zeigen ihre Wirkung nicht in spektakulären Einzelanwendungen, sondern in der Summe vieler kleiner Veränderungen durch gezielten Einsatz.

Dort, wo bislang beim Suchen, Sortieren, Weiterleiten oder wiederholtem Neuformulieren Zeit verloren ging, sorgen inzwischen digitale Werkzeuge mit KI-Integration zunehmend für spürbare Entlastung. Entscheidend für Verwaltungen ist damit weniger die Frage, ob die Digitalisierung kommt, sondern vielmehr, wo sie den größten praktischen Nutzen entfaltet.

Wer auf die große Vision wartet, wird an den kleinen Aufgaben scheitern

Was sich auch zeigt: Der Einstieg wird nicht über große Zukunftsvisionen gelingen, sondern über konkrete, überschaubare Anwendungen im Alltag. Darin liegt die realistische Perspektive für die kommenden Jahre. Die digitale Zukunft der Immobilienverwaltung wird nicht daran zu erkennen sein, dass überall neue Software aufkommt, sondern sie wird sich darin zeigen, dass Informationen schneller auffindbar sind, Kommunikation klarer wird und Routinen weniger Raum einnehmen.

Die Zukunft kündigt sich nicht höflich an

Anhand der Entwicklungen der letzten Jahre lässt sich ganz gut erahnen, was auf Verwaltungen zukommen wird: schnellere Abläufe, veränderte Erwartungen an Reaktionszeiten, besser aufbereitete Informationen und wachsender Druck, Routinen intelligenter zu organisieren. Die Zukunft der Immobilienverwaltung wird daher nicht durch die große Vision entschieden, sondern durch viele kleine, präzise Verbesserungen, die hier zielführend sind. Das mag zugegebenermaßen weniger glamourös sein als manche Vision, aber für die Praxis sehr viel wertvoller. Wie diese Veränderungen konkret aussehen können, zeigt der Vortrag im Rahmen des Deutschen Verwaltertages in Berlin.

Vortrag: 18.9.2026, 15:45 Uhr, Carsten Lexa, 
Rechtsanwalt, Kanzlei Lexa