Auf dem Prüfstand

Vorschlag Nr. 3 zur anstehenden Evaluation des neuen Wohnungseigentumsgesetzes: die Niederschrift zu Eigentümerversammlungen elektronisch signieren

Die Eigentümerversammlung wird digital – nur die Niederschrift muss am Ende weiterhin eigenhändig unterschrieben werden. Warum das nicht mehr passt und wie eine Reform aussehen könnte. Mit diesem Artikel setzen wir unsere Reihe zur Evaluation des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes fort.

Eigentümerversammlungen werden zunehmend digitaler. Einladungen werden in Textform versandt, Unterlagenstehen im Verwalterportal, Eigentümer nehmen virtuell teil und Beschlüsse werden unmittelbar in der Verwaltungs-Software dokumentiert. Ausgerechnet am Ende der Versammlung zwingt das Gesetz die Beteiligten aber häufig wieder zurück zum Papier: Die Niederschrift muss unterschrieben werden.

Gesetzliche Grundlagen

Die maßgebliche Regelung ist § 24 Abs. 6 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Danach ist über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Diese Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben.

Die Vorschrift ist vor allem eine Beweis- und Dokumentationsregelung. Die Wirksamkeit eines Beschlusses hängt grundsätzlich nicht davon ab, ob die Niederschrift später ordnungsgemäß unterschrieben wird. Der Beschluss kommt durch Verkündung zustande. Fehlt die Unterschrift, ist deshalb nicht automatisch der Beschluss unwirksam. Anders kann es liegen, wenn die Gemeinschaftsordnung eine sogenannte qualifizierte Protokollierungsklausel enthält, die die Gültigkeit der Beschlüsse an die unterschriebene Niederschrift knüpft. Solche Klauseln hat der Bundesgerichtshof gebilligt; ein Verstoß macht die gefassten Beschlüsse anfechtbar. Praktisch verliert die Niederschrift aber an Beweiskraft und kann in bestimmten Fällen nicht mehr als Nachweis verwendet werden.

Besonders wichtig ist der Verwalternachweis. Nach § 26 Abs. 4 WEG genügt hierfür eine Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG genannten Personen öffentlich beglaubigt sind. Für Grundbuchämter, Notare und Banken bleibt die unterschriebene Niederschrift daher wichtig.

Scan, Tablet, E-Mail: Was heute nicht genügt

Viele Verwaltungen arbeiten bereits papierarm. Häufig wird das Protokoll als PDF erstellt, ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und anschließend im Portal abgelegt. Andere lassen auf einem Tablet unterschreiben oder fügen ein Bild der Unterschrift in das PDF ein. Praktisch ist das nachvollziehbar. Rechtlich ist es aber nicht dasselbe wie die gesetzlich verlangte Unterschrift.

Eine eingescannte Unterschrift, ein eingefügter Namenszug oder eine einfache digitale Signatur ersetzt die eigenhändige Unterschrift nicht ohne Weiteres. Auch eine Bestätigung per E-Mail erfüllt die heutige Anforderung nicht. Die Textform ist etwas anderes als die Unterschrift. InTextform kann man eine Erklärungabgeben oder bestätigen. Man kann aber nicht im eigentlichen Sinne „in Textform unterschreiben“.

Rechtlich stärker ist die qualifizierte elektronische Signatur. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift im Bürgerlichen Gesetzbuch gleichgestellt undkann die schriftliche Form ersetzen. Ob sie auch die Unterschrift unter der Niederschrift ersetzen kann, ist höchstrichterlich allerdings nicht geklärt. Für die normale Eigentümerversammlung ist sie derzeit aber kaum tauglich, weil alle Unterzeichner über eine funktionsfähige qualifizierte elektronische Signatur verfügen müssten. Das ist noch nicht realistisch.

Vorschlag aus der Evaluation

In den Beratungen des VDIV Deutschland zur Evaluation des Wohnungseigentumsrechts wurde genau dieses Problem angesprochen. Wenn digitale und virtuelle Versammlungen gewollt sind, muss auch die Niederschrift digital abgeschlossen werden können. Es passt nicht zusammen, dass die Versammlung virtuell durchgeführt wird, die Unterschriften aber anschließend im Original auf Papier eingeholt werden müssen.

Der diskutierte Reformansatz geht deshalb dahin, § 24 Abs. 6 WEG zu öffnen. Für die normale Niederschrift sollte künftig nicht mehr zwingend eine eigenhändige Unterschrift erforderlich sein. Ausreichen sollte eine Bestätigung der Niederschrift in Textform oder eine elektronische Freigabe in einem Verwalterportal.

Wichtig ist die sprachliche Genauigkeit. Das Gesetz sollte nicht formulieren, die Niederschrift könne „in Textform unterschrieben“ werden. Richtig wäre vielmehr, dass die Niederschrift von den genannten Personen zu unterschreiben oder in Textform zu bestätigen ist. Die Bestätigung könnte per E-Mail, über ein Portal oder über einen dokumentierten Freigabeprozess erfolgen. Entscheidend wäre, dass erkennbar bleibt, wer welche Fassung wann bestätigt hat.

Ausnahmefür beglaubigte Niederschriften

Eine vollständige Gleichstellung der Textform mit der Unterschrift wäre zu weitgehend. Für den Verwalternachweis und für grundbuchrelevante Vorgänge muss es bei einer strengeren Form bleiben. Wenn das Grundbuchamtoder der Notar eine öffentlich beglaubigte Unterschrift benötigt, kann eine bloße E-Mail-Bestätigung nicht genügen.

Der Reformvorschlag sollte daher zweistufig sein. Für die normale Dokumentation der Beschlüsse genügt eine Bestätigung in Textform. Soweit die Niederschrift als öffentlich beglaubigter Nachweis dienen soll, bleibt diebeglaubigte Unterschrift erforderlich. Daneben sollte die qualifizierte elektronische Signatur zugelassen werden, soweit sie im jeweiligen Nachweisverfahren verwendet werden kann.Praktische Folgenfür Verwaltungen

Bis zu einer Gesetzesänderung sollten Verwalter vorsichtig bleiben. Für normale Protokolle kann zwar zusätzlich digital gearbeitet werden. Die Originalniederschrift sollte aber weiterhin unterschrieben und aufbewahrt werden. Ein Scan ist für das Portal hilfreich, ersetzt aber nicht sicher das Original. Originale sollten deshalb nicht vernichtet werden.

Bei Bestellungsbeschlüssen ist besondere Sorgfalt geboten. Hier sollte der Verwalter schon bei der Versammlung darauf achten, dass die richtigen Personen unterschreiben und die Unterschriften bei Bedarf öffentlich beglaubigt werden können.

Fazit

§ 24 Abs. 6 WEG passt in seiner heutigen Form nicht mehr zur digitalen Verwaltungspraxis. Die gesetzliche Unterschriftspflicht ist für die normale Niederschrift umständlich. Zugleich darf der Beweiswert der Niederschrift nicht vorschnell aufgegeben werden.

Sinnvoll wäre deshalb eine klare Öffnung: Die Niederschrift kann weiterhin unterschrieben werden. Alternativ soll eine Bestätigung in Textform oder eine elektronische Freigabe genügen. Für beglaubigungsbedürftige Niederschriften bleibt es bei der strengeren Form. Damit würde die Praxis deutlich entlastet, ohne die notwendige Rechtssicherheit bei Verwalternachweisen und Grundbuchvorgängen zu gefährden.