Aus der Praxis

Von der Präsenz- über die Hybrid- zur virtuellen Versammlung – ein Erfahrungsbericht

Als etabliertes Verwaltungsunternehmen haben wir direkt nach der Novellierung des Wohnungs-eigentumsgesetzes (WEG) im Jahr 2020 ein intensives Auswahlverfahren in Gang gesetzt, um geeignete Produkte zur Durchführung hybrider und virtueller Eigentümerversammlungen zu finden. Als einer der ersten Kunden von Vulcavo haben wir umgehend Beschlussfassungen zur Ermöglichung hybrider Eigentümerversammlungen herbeigeführt. Viel Überzeugungsarbeit mussten wir gar nicht leisten, damit der überwiegende Teil der von uns verwalteten Gemeinschaften dieses zusätzliche Angebot dankend annahm. Spätestens seit 2022 gehören hybride Eigentümerversammlungen bei uns zum Tagesgeschäft, die Eigentümer haben dieses Angebot zu schätzen gelernt und nutzen es immer intensiver.

Wir haben dabei viel gelernt, die Anwendung funktioniert reibungslos und auch die Eigentümer sind mittlerweile darin geübt, sich zu Eigentümerversammlungen digital zuzuschalten – über alle Altersklassen und Bildungsstände hinweg. Die Berufstätigen unter ihnen sind spätestens seit Corona ohnehin an virtuelle Besprechungen, Abstimmungen etc. gewöhnt. So kommt es, dass Gemeinschaften, in denen hybride Versammlungsformate bereits etabliert sind, auch keine Scheu vor rein virtuellen Versammlungen haben.

Den persönlichen Kontakt aufrechterhalten

Unsere Kunden sind es gewohnt, persönlich mit uns in Kontakt zu treten, was unser Unternehmen vielleicht sogar auszeichnet. Diese Erwartung wollen wir auch weiterhin erfüllen. Deshalb haben wir uns entschieden, grundsätzlich eine hybride Eigentümerversammlung jährlich anzubieten. Die rein virtuellen Versammlungen erweitern dieses An­gebot lediglich, auch um Prozesse in den Gemeinschaften schneller voranzubringen.

Vorteile für Beschlussfassungen

Wir selbst bevorzugen das virtuelle Versammlungsformat, da es eine demokratischere Beschlussfassung ermöglicht als durch Umlaufbeschlüsse mit vorherigen Absenkungs-beschlüssen. Dies zumal es uns auch die Vorbefassung mit den Beschlussgegenständen erspart – so können wir freier gestalten.

Im Unterschied zum Umlaufverfahren ist im Rahmen der eigentlichen Beschlussfassung der Meinungsaustausch der Eigentümer erwünscht und auch möglich. Je nach individueller Einstellung zum Beschlussthema erhoffen wir uns eine intensivere Beteiligung und dass mehr Eigentümer getroffene Entscheidungen mittragen.

Wir gehen davon aus, dass virtuelle Eigentümerversammlungen ein zusätzliches Instrument für besondere, vor allem auch für eilige Anliegen bleiben. Insbesondere energetische und umfangreiche Sanierungsmaßnahmen bedürfen vieler Entscheidungen, die bisher nur in außerordentlichen Versammlungen herbeigeführt werden konnten oder wenn sie einziges Thema einer ordentlichen Versammlung waren. Das zog Entscheidungsprozesse unnötig in die Länge – und die Umsetzung von Vorhaben erst recht.

Komplexe Beschlussgegenstände verlieren ihren Schrecken

Heute sind wir in der Lage, komplexe Sachverhalte unterjährig auf mehrere virtuelle Versammlungen zu verteilen und zur Entscheidung zu bringen. Die Eigen­tümer empfinden das eher entlastend als in einer Versammlung möglichst viele Beschlüsse herbeiführen zu müssen, obgleich die Tatsachengrundlage für dezidierte Beschlussfassungen noch gar nicht hinreichend vorlag. Nun können kleinteilige Beschlussfassungen immer dann herbeigeführt werden, wenn sie erforderlich sind und alle hinreichend Kenntnis vom Gegenstand haben. Ihre Bereitschaft, komplexe Sachverhalte anzugehen, nimmt damit zu, weil sie die Tragweite kleinteiliger Beschlussfassungen besser nachvollziehen können und nicht das Gefühl haben müssen, weitreichende Entscheidungen im „Blindflug“ zu treffen.

Mehr Effizienz und Rechtssicherheit

Das gilt auch für uns als Verwaltung. Mit kleinteiligen Beschlussfassungen verfügen wir über hinreichende Tatsachengrundlagen, um rechtssichere Beschlussfassungen herbeiführen zu können. Das Risiko, Beschlussfassungen ergänzen zu müssen, dass sie anfechtbar oder gar nichtig sind, nimmt deutlich ab – dies vor dem Hintergrund schlanker Prozesse mit vergleichsweise wenig Aufwand. Mit dem Einsatz digitaler Instrumente ist der Aufwand nicht wesentlich größer als bei Abstimmungen mit Eigentümern von Zinshäusern oder mit Asset Managern. Davon profitieren wir auch in klassischen Notfällen, etwa der ausgefallenen Aufzugsteuerung, die regelmäßig außerordentliche Eigentümerversammlungen erfordern. Den damit verbundenen organisatorischen Aufwand sowie die Kosten für Anfahrt und Miete der Versammlungsstätten sparen wir uns heute. Insbesondere kleinen Eigentümergemeinschaften verhelfen virtuelle Versammlungen dazu, überhaupt noch eine Verwaltung zu vertretbaren Honoraren zu finden. Der Aufwand aufseiten der Verwaltung und die Kosten für Eigentümer können durch die zunehmende Digitalisierung der Verwaltungsleistungen deutlich reduziert werden.

Mehr Selbstbestimmung wäre angemessen

Wir sind froh, dass der Weg für virtuelle Eigentümerversammlungen endlich geebnet wurde – und die Mehrzahl der von uns vertretenen Eigentümer pflichtet uns bei. Wünschenswert und angemessen wäre es allerdings gewesen, wenn der Gesetzgeber es den Eigentümern überlassen hätte, künftig selbsttätig über die Ausgestaltung der Versammlungsformate zu entscheiden. Für uns und viele Eigentümer ist nicht nachvollziehbar, warum sie nicht für mündig genug gehalten werden, in einer angekündigten Beschlussfassung darüber zu befinden, ob sie beispielsweise bis auf Widerruf auch ausschließlich virtuelle Eigentümerversammlungen zulassen. Das vor­getragene Schutzbedürfnis gibt es nach unserem Ermessen nicht, zumal die Eigentümer jederzeit neu über künftige Versammlungsformate beschließen könnten. Ein solches Recht steht vielen Bürgern bei immer mehr behördlichen Vorgängen nicht zu, trotz eines etwaigen Schutzbedürfnisses. Vielleicht ändert sich die politische Sichtweise diesbezüglich und findet dann Eingang in eine weitere Novellierung des WEG. Wünschenswert wäre dies für eine Vielzahl unterschiedlicher Akteure.