Besondere Leistungen

Wie lässt sich aufgewendete Zeit objektbezogen erfassen, um Zusatzhonorare der Verwaltung in Rechnung zu stellen?

Klassischerweise sieht die Vergütung von Immobilienverwaltungen eine Gesamtpauschale vor, die das komplette Leistungsspektrum dieser Tätigkeit finanziell abdeckt. Gänzlich etabliert und von der Rechtsprechung, auch des Bundesgerichtshofes (BGH) gebilligt ist daneben ein Baukastensystem (siehe auch BGH, Az. V ZR 278/17): Die Vertragsparteien vereinbaren, was als Grundleistung mit der Grundvergütung abgegolten ist und was als besondere Leistung eine zusätzliche Vergütung für den Verwalter auslöst.

Die besonderen Leistungen sind nicht selten zeitintensive und im Voraus schwer zu kalkulierende Tätigkeiten. Die Vorbereitung von baulichen Veränderungen mit Finanzierungsbeschlüssen und Ankündigungen von Baumaßnahmen gegenüber Dritten, gemäß § 15 Wohnungseigentumsgesetz (WEG), oder auch die Teilnahme an Beiratssitzungen. In beiden Fällen lässt sich kaum genau abschätzen, welcher zeitliche Aufwand erforderlich sein wird – was die Frage aufwirft, auf welcher Grundlage und unter welchen Voraussetzungen einzelne Leistungen nach Zeitaufwand abgerechnet werden können.

Dokumentation des Aufwands

Eine solche Abrechnung setzt naturgemäß zunächst voraus, dass im Verhältnis der Verwaltung zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) Zeiten erfasst werden, und zwar so, dass die Dokumentation, Nachverfolgung und letztlich auch der Nachweis nachvollziehbar sind. Dafür ist es nicht erheblich, ob Zeiten digital oder manuell erfasst werden. Entscheidend ist, dass die Erfassung eindeutige Daten, Uhrzeiten, Tätigkeiten, Personen sowie ggf. Orte wiedergibt. Wer dies nicht dokumentieren kann oder will, sollte bei der Vereinbarung von Zeithonoraren zurückhaltend sein.

Vereinbarung und Taktung

Zu klären ist auch, wie ein solches Honorar vereinbart werden muss und in welchem zeitlichen Takt abgerechnet werden darf. Bei der Vereinbarung selbst ist auf größtmögliche Transparenz zu achten. Eine formularmäßige Regelung in einem Verwaltervertrag muss der AGB-Kontrolle standhalten; sie muss klar und eindeutig sein und darf das Gegenüber nicht unangemessen benachteiligen. Die zur Wirksamkeit von Zeithonorarklauseln existierende Rechtsprechung aus dem Bereich der Anwaltschaft lässt sich zumindest im Kern auch auf das Verhältnis Verwaltung GdWE übertragen, jedenfalls dann, wenn die GdWE juristisch als Verbraucher behandelt wird.

Stundensatz und Aufwand

Eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) ließ Zeithonorarvereinbarungen als kritisch erscheinen. Bei Rechtsdienstleistungen, so der EuGH, genüge die bloße Vereinbarung eines Stundensatzes im Rechtsverkehr mit Verbrauchern nicht den Vorgaben. „Ohne weitere Angaben des Gewerbetreibenden sei ein normal informierter und angemessen aufmerksamer und verständiger Durchschnittsverbraucher bei einem solchen Mechanismus der Festsetzung der Vergütung nicht in der Lage, die finanziellen Folgen der Klausel über die Vergütung, nämlich die für die Dienstleistungen insgesamt zu zahlende Vergütung, einzuschätzen.“ (EuGH, Urteil vom 12.1.2023 Az. C-395/21 Rn. 40). Hiernach ist zumindest jeweils eine Schätzgröße anzugeben, wie viele Stunden oder welche Gesamtsumme voraussichtlich erreicht werde. Wo immer möglich, sollten Verwaltungen dies auch beherzigen und eine zumindest grobe Kostenschätzung abgeben. Gerade in den oben beschriebenen Fällen ist dies aber praktisch sehr schwierig bis unmöglich.

Transparenz

Weniger streng sieht dies der BGH (Az. IX ZR 65/23), demzufolge es auf eine Gesamtschau der Vergütungsvereinbarung ankommt. Für die erforderliche Transparenz muss aus der Vereinbarung zweifelsfrei hervorgehen, für welche Tätigkeit und welchen Zeitraum welche Vergütung (brutto!) anfällt. Ferner ist zu regeln, in welcher Taktung abgerechnet wird. Hierbei ist Sorgfalt gefordert. Für Steuerberater ist eine Abrechnung je angefangene Viertelstunde zulässig – was aber auch die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) in § 13 regelt. Eine solche Regelung gibt es für die Immobilienverwaltung nicht, womit wieder auf die Rechtsprechung zu Anwaltshonoraren zurückgegriffen werden kann. Eine Regelung, wonach auf 15-Minuten-Takt gerundet wird, macht die Zeithonorarklausel unwirksam (BGH, Az. IX ZR 140/19). Eine Abrechnung nach Fünf-Minuten-Takt soll hingegen wirksam sein (LG Karlsruhe, Az. 6 O 213/18), möglicherweise auch nach Sechs-Minuten-Takt (Begründung aus OLG München, Az. 15 U 318/18). Ohne eine solche Vereinbarung zur Taktung ist minutengenau abzurechnen.

Stundensatz und Auslagen

Die Verbindung verschiedener Vergütungsgrundlagen führt schnell zu unangemessener Benachteiligung und letztlich zur Unwirksamkeit der Klausel. Zu vermeiden sind unterschiedliche Stundensätze, die sich am Wert einer Maßnahme orientieren. Stundensatz ist Stundensatz, unabhängig vom Wert. Ähnlich wirksamkeitsfeindlich wirkt die Verbindung von Auslagenerstattung und Stundenhonorar. Auslagen sind erstattungsfähig, wenn sie konkret vereinbart und berechnet werden. Kommt stattdessen zum Zeithonorar eine „zusätzliche Aufwandspauschale von x Prozent der Rechnungssumme,“ dann ist dies ein verstecktes Zusatzhonorar (fällt ja letztlich immer an, egal, welche Auslagen tatsächlich entstanden sind). Ein Zeithonorar für Fahrtzeiten ist ebenfalls kritisch. Wenn Fahrtzeiten als Honorar abgerechnet werden sollen, muss hierfür eine eindeutige Vergütungsklausel bestehen – und wieder ist auf etwaige Überschneidungen mit Auslagenpauschalen zu achten.

Angemessenheit des Stundensatzes

Bleibt schließlich die Höhe des angesetzten Stundenhonorars. Diese ist eindeutig und als Bruttohonorar zu vereinbaren. Zulässig ist ein angemessenes Honorar. Gerade wenn eine Schätzung der Gesamtsumme nicht möglich ist, wird die Höhe des Stundensatzes eine kritische Würdigung erhalten (Gesamtschau). Das Zeithonorar muss Wirtschaftlichkeitsaspekten entsprechen. Die Verwaltung muss also in der Lage sein, die Angemessenheit des Stundensatzes (z. B. Quelle: VDIV-Branchenbarometer) oder bei einem höheren Satz eine Begründung hierfür (Kalkulation, besondere Versicherungen etc.) darzulegen. So ist es dann auch den Eigentümern bei der Beschlussfassung möglich zu prüfen, ob das vereinbarte Zeithonorar mit den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Verwaltung vereinbar ist.