27.07.2026 Ausgabe: 7/2021

Das Ende der analogen Belegprüfung

E-Rechnung, Digitalisierung und neue gesetzliche Rahmenbedingungen verändern die WEG-Verwaltung

Noch immer prägen volle Aktenordner den Alltag vieler WEG-Verwaltungen. Sie stapeln sich hinter Schreibtischen oder in Regalen der Buchhaltung – akribisch gefüllt mit Rechnungen, Kontoauszügen und Kopien. Dieses System hat über Jahrzehnte funktioniert, nähert sich aber stetig seinem Ende. Denn die Art und Weise, wie wir Belege verwahren und prüfen, wird sich in den kommenden Jahren radikal wandeln.

Der Wendepunkt: die E-Rechnung

Mit dem 1.Januar 2025 begann eine Transformation, die dasEnde der Papierbelege einleitet. Seitdem müssen alle in-ländischen Unternehmer – unddamit auch Gemeinschaften der Wohnungseigentümer (GdWE) – E-Rechnungen empfangen können. Die Umstellung erfolgt schrittweise. Wesentliche Eckpunkte (gemäß VDIV-Hand-lungsempfehlung) sind:

Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer (gilt umsatz-steuerrechtlich auch für GdWE)
Eine E-Rechnung enthält einen maschinenlesbaren Datensatz nach EN 16931 (hybride Formen wie ZUGFeRD sind ebenfalls zulässig).
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen bis 2026/27.
Belege müssen unveränderbar digital archiviert und bei einem Verwalterwechsel digital übergeben werden, sodass die Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung gewährleistet bleibt.

Papierrechnungen werden damit zum Auslaufmodell – mit nahendem Verfallsdatum.

Bedeutung für WEG-Verwaltungen

Digitale Belege statt Papierordner: So wie eine Rechnung ein-geht, so ist sie zu verwahren. Trifft eine Rechnung ausschließlich digital ein, entsteht keine Pflicht zur analogen Ablage. Das Drucken wird künftig zur Ausnahme – nicht zur Regel. Digitale Belege werden übergabepflichtig: Beieinem Verwalterwechsel müssen künftig digitale Rechnungsdaten übergeben werden. Papierordner verlieren ihre Relevanz.

Neue Prozesse im Unternehmen: Eingang, Prüfung, Archivierung und Weitergabe von E-Rechnungen müssen in technische und organisatorische Abläufe integriert werden.

RechtlicherRückenwind aus dem Mietrecht

Seit 1. Januar 2025 dürfen Vermieter, die der Betriebs-kostenabrechnung zugrunde liegenden Belege ausdrücklich elektronisch bereitstellen. Diese Regelung wird bald auch auf das Gewerbemietrecht ausgeweitet. Die Vorteile liegen auf der Hand:

keine Anfahrtswege
keingemeinsamer Termin vor Ort,
wenigerZeitaufwand für Mieter und Vermieter.

Die gleiche Logik spricht seit Jahren für die digitale Beleg-prüfung in der WEG-Verwaltung – und wird sich durch die E-Rechnung weiter durchsetzen.

Blick in die bisherige Praxis

Jedes Abrechnungsjahr beginnt meist mit einem leeren Ordner und endet mit Bergen von Papier: Belege werden nachKostenarten sortiert, kopiert undabgeheftet. Kontoauszüge erreichen die Verwaltung per Post und wandern ebenfalls in den mittlerweile gut gefüllten Ordner. Spätestens mit der Heiz-kostenabrechnung wird es wirklich eng und so sind auch zwei oder mehr Aktenordner pro GdWE keine Seltenheit. Einmal im Jahr wird dieser Bestand dann für die Belegprüfung vorbereitet:

Sind alle Buchungen belegt?
Stimmen Zuordnungen und Umbuchungen?

Dann kommen Beiräte oder Rechnungsprüfer vorbei und steigen tief in diese strukturierte Materie ein. Je nach Person undEngagement mal sehr detailliert, mal oberflächlicher. Häufig stehen Instandhaltungsrechnungen im Mittelpunkt – inklusive der Fragen: War der Auftrag notwendig? Hätte möglicherweise ein Eigentümer die Kosten tragen müssen? Warum zahlt nicht die Versicherung?

Was geprüft wird – und was oft unbeachtet bleibt Während sich viele Prüfungen auf Einzelbelege konzentrieren, geraten zentrale Fragen erfahrungsgemäß oft in den Hintergrund:

Ist derVermögensbericht schlüssig?
Passen Kontostände zu den Kontoauszügen?
Wurden Abbuchungen korrekt der richtigen Kostenart zugeordnet?
Wie passen die Forderungs- und Verbindlichkeits-konten zur Einnahmen-/Ausgabenrechnung?
Belasten Altlasten oder Hausgeldrückstände die Liquidität der GdWE?

Zwar wird diedigitale Belegprüfung den Fokusder Beiräte und Rechnungsprüfer nicht zwangsläufig ändern, jedoch bietet sie weitaus mehr Möglichkeiten, die Prüfung automatisiert und strukturiert auch durch diese wesentlichen Prüfpunkte zu leiten. So kann sie als echte Unterstützung im Prozess der Prüfung dienen. Das Ergebnis sind ein qualitativ gesicherter Prüfungsprozess und ein echter Mehrwert für die Sicherheit der GdWE.

Digitale Belegprüfung wird Standard

Schon heute bietet beispielsweise ecowo Kunden die vollständig digitale Belegprüfung. Über ein Kundenportal können Beiräte und Rechnungsprüfer sämtliche Rechnun-gen, Belege und elektronischen Kontoauszüge bequem von zu Hause aus einsehen – zeitunabhängig, strukturiert und rechtssicher.

Damit wird die analoge Ordnerprüfung immer mehr zur Ausnahme. Nach vollständiger Umstellung auf E-Rechnun-gen kann die analoge Rechnungsprüfung künftig nur noch als Sonderleistung angeboten werden, falls Eigentümer Ausdrucke wünschen. Parallel dazuverändert sichdamit auch die Rollenverteilung: Wo vorher überwiegend Verwalter die Belegprüfer begleitet haben, verlagert sich dies mit der digitalen Belegprüfung zunehmend hin zur Buchhaltung, die Prüfende online begleitet.