Das Recht auf Einsichtnahme

Wie ist das Informationsrecht der Eigentümer gesetzlich geregelt?

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums liegt nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) zwingend bei der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE). Dementsprechend kann sie nicht durch den jeweiligen Eigentümer selbst vorgenommen werden. Dies führt gewissermaßen zu einer Relativierung der Eigentümerposition. Damit insofern die Rechte des Eigentümers und die der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer in ein ausgewogenes Interessenverhältnis gebracht werden können, bedarf es zumindest mancher Kontrollmechanismen. Einen solchen Kontrollmechanismus schafft das Wohnungseigentumsrecht beispielsweise durch die Informationsrechte der Eigentümer, die im Folgenden etwas genauer betrachtet werden sollen.

Informationsrecht nach WEG

Das zentrale Informationsrecht des WEG stellt das Einsichtnahmerecht gemäß § 18 Abs. 4 dar. Demnach kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.

Dieses Recht steht grundsätzlich nur dem Wohnungseigentümer zu, der zum Zeitpunkt der Einsichtnahme im Grundbuch als Eigentümer eingetragen ist. Wollen Dritte die Einsichtnahme vornehmen, bedarf es hierfür im besten Fall einer ausdrücklichen Ermächtigung durch einen berechtigten Wohnungseigentümer, für den der Dritte die Einsichtnahme dann entsprechend vornimmt. Ob der Dritte darüber hinaus noch ein entsprechendes Informationsinteresse vorweisen muss, wurde durch die Rechtsprechung noch nicht abschließend geklärt. Bejaht man die Notwendigkeit eines solchen Interesses, so dürften ermächtigte Mieter meist nur Einsicht in diejenigen Belege nehmen, die die Betriebskosten betreffen.

Was umfasst der Rechtsanspruch?

Der aus dem Recht folgende Anspruch ist gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft und daher im Regelfall gegenüber dem Verwalter als deren Vertreter geltend zu machen. Die Einsicht ist dem jeweiligen Wohnungseigentümer am Sitz des Verwalters zu gewähren. Ein Anspruch auf Einsichtnahme an einem anderen Ort oder auf Zusendung von Kopien, gleichgültig ob in analoger oder digitaler Form, besteht bis auf ganz enge Ausnahmen nicht. Nach der Rechtsprechung könnten solche Ausnahmen lediglich für jene Fälle angenommen werden, in denen dem Wohnungseigentümer aufgrund enormer räumlicher Distanz eine Einsichtnahme in den Räumlichkeiten des Verwalters nicht zuzumuten ist oder eine rechtzeitige Einsichtnahme ansonsten nicht gewährleistet werden kann. Dem Einsicht nehmenden Wohnungseigentümer ist jedoch die selbstständige Anfertigung von Kopien zu gestatten.

Grundsätzlich ist die Einsichtnahme in zeitlicher Hinsicht unverzüglich zu gewähren, wobei der Verwaltung u. U. auch eine gewisse Frist zuzubilligen ist, die sich nach den Gegebenheiten des Einzelfalls richtet.

Das Einsichtnahmerecht bezieht sich entsprechend dem Wortlaut des § 18 Abs. 4 WEG auf die Verwaltungsunterlagen. Nach der gesetzgeberischen Intention sind hierunter die Unterlagen zu verstehen, die für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums relevant sind, beispielsweise Verträge und Kontoauszüge. Es handelt sich mithin um einen sehr weitreichenden Anspruch, der beispielsweise auch die Einsichtnahme in fremde Einzelabrechnungen umfasst, damit sich der Einsicht nehmende Wohnungseigentümer ein konkretes Bild von der finanziellen Lage der Gemeinschaft machen kann.

Die Sache mit dem Datenschutz

Entgegen der häufig anzutreffenden Auffassung mancher Wohnungseigentümer fallen allerdings Telefonnummern oder E-Mail-Adressen anderer Wohnungseigentümer gerade nicht unter den Begriff der „relevanten“ Verwaltungsunterlagen, weshalb der Einsicht nehmende Eigentümer auf diese Informationsbeschaffung gerade keinen Anspruch hat. Im konkreten Beispielfall beschränkt sich das Einsichtnahmerecht vielmehr auf den Namen und die Anschrift der anderen Wohnungseigentümer.

Aufgrund der alltäglichen Berührung mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen, sei es bei einem Arztbesuch oder dem Aufruf einer Website, könnten dem ein oder anderen Leser gewisse Bedenken hinsichtlich der Vereinbarkeit der Einsichtnahme mit dem Datenschutzrecht kommen. Diese Bedenken mögen durchaus berechtigt sein. Das Einsichtnahmerecht wird jedoch durch das Datenschutzrecht kaum limitiert, da die Verwertung der Daten durch das WEG gerechtfertigt wird. Begrenzungen aus datenschutzrechtlicher Sicht bestehen lediglich für solche Unterlagen, bei denen kein berechtigtes Interesse an der Erhebung der Daten besteht, da das Recht des betroffenen Wohnungseigentümers an seinen Daten überwiegt. Genannt seien hierbei beispielsweise Unterlagen, in welchen die Geburtsdaten von Wohnungseigentümern aufgeführt werden. Um den Konflikt mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu vermeiden, ist von der Speicherung solcher Daten abzuraten.

Weitergehende Informationsverlangen

Ferner existieren Fälle, in denen das Informationsinteresse der Wohnungseigentümer nicht durch eine bloße Einsichtnahme zu erfüllen ist. Damit diesem Informationsbedürfnis hinreichend Rechnung getragen werden kann, bedarf es eines weitergehenden Auskunftsanspruchs gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft. Dieser Auskunftsanspruch ist im WEG nicht geregelt, jedoch von der Rechtsprechung anerkannt. Eine Pflicht zur Auskunft besteht für den Verwalter allerdings nur dann, wenn die Information für den Wohnungseigentümer nicht bereits durch die selbstständige Einsichtnahme erlangt werden kann. Abschließend sei ein weiterer Auskunftsanspruch genannt, dessen Ziel zwar nicht in der Aufklärung der Wohnungseigentümer liegt, sondern seine Wurzeln in dem bereits angesprochenen Datenschutzrecht hat.

Dieser Anspruch hat seine Rechtsgrundlage in Art. 15 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und gewährt dem Wohnungseigentümer einen Anspruch darauf, vom Verwalter Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche ihn betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und welche konkreten Daten hiervon umfasst sind.

Fazit

Die dargestellten Informations-, Einsichts- und Auskunftsrechte der Wohnungseigentümer verdeutlichen, dass das Wohnungseigentumsrecht die Einschränkung der Individualrechte des Eigentümers bewusst durch Kontroll- und Transparenzmechanismen kompensiert. Zugleich zeigen die dargestellten Grenzen, dass diese Rechte nicht schrankenlos bestehen, sondern stets im Lichte der Funktionsfähigkeit der Verwaltung sowie widerstreitender Interessen, insbesondere datenschutzrechtlicher Belange, auszulegen sind. Für die Praxis der Verwaltung bedeutet dies, dass Informationsbegehren von Wohnungseigentümern weder pauschal unter Hinweis auf den Datenschutz zurückgewiesen noch ungeprüft in vollem Umfang erfüllt werden dürfen. Vielmehr bedarf es stets einer sorgfältigen Abwägung zwischen dem berechtigten Kontrollinteresse des Eigentümers und dem Schutz personenbezogener Daten Dritter. Gelingt diese Abwägung, tragen die Informationsrechte nicht nur zur Rechtssicherheit, sondern auch zu Transparenz und Akzeptanz der gemeinschaftlichen Verwaltung bei und stärken damit letztlich das Vertrauen in die ordnungsgemäße Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.