Das Versammlungsprotokoll

Kann das nicht einfach die KI übernehmen?

In immer mehr Bereichen kommt Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz, auch in der Verwaltung von Wohnungseigentum. Der folgende Beitrag beleuchtet am Beispiel des Protokolls der Eigentümerversammlung, ob und wie KI eingesetzt werden kann – und welche Herausforderungen dabei zu bewältigen sind.

Was gehört ins Protokoll?

Kurz geklärt: Für das Protokoll oder – wie das Gesetz sagt – die Niederschrift der Eigentümerversammlung im Sinne des § 24 Abs. 6 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) erfordert die folgenden Angaben:

• Name der Wohnungseigentümergemeinschaft
• Ort und Datum der Versammlung
• Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis und deren Verkündung
• Unterschriften des Versammlungsleiters, eines Wohnungseigentümers und des (stellvertretenden) Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats

Darüber hinaus sind die zum Verständnis notwendigen Erklärungen oder Anträge aufzunehmen. Sofern über einen Beschlussgegenstand namentlich abgestimmt wurde, selbstverständlich auch die Namen und das Ab­stimmungsverhalten der entsprechenden Eigentümer. Einzelne Wortbeiträge oder Vorschläge können zudem mit aufgenommen werden, sind aber nicht notwendiger Bestandteil der Niederschrift.

Wie kann KI-basierte Protokollführung funktionieren?

Eine mithilfe von KI realisierte Protokollführung erfolgt in der Regel in mehreren Schritten:

• Aufzeichnung der Versammlung
• Spracherkennung und Transskript
• Strukturierung und Zusammenfassung
• Formulierung des Protokolls
• Prüfung und Freigabe durch die Verwaltung

Die Vorteile KI-basierter Protokollführung liegen also in der Zeitersparnis, aber auch darin, dass sich weniger Fehler durch „Vergessen“ einschleichen. Herausforderungen liegen allerdings im technischen Bereich, z. B. beim Erkennen von Dialekten, bei Zwischenrufen oder emotionalen Diskussionen, aber auch im rechtlichen Bereich. Um diesen, also das Wohnungseigentums- und das Datenschutzrecht, soll es nun gehen.

KI-basierte Protokollführung ist nicht nur in virtuellen Versammlungsformaten denkbar, sondern auch in Präsenzversammlungen. In beiden Fällen kann das gesprochene Wort mithilfe einer KI aufgezeichnet, transkribiert und dann in Protokollform gebracht werden. Bei der sogenannten Live-Verarbeitung (Speech-to-Text in Echtzeit) werden die ersten beiden Punkte zusammengefasst. Hier wird der Ton irekt transkribiert, also in eine Mitschrift umgewandelt. Die Speicherung der Tonaufzeichnung entfällt bei dieser Variante.

Die datenschutzrechtliche Grundlage

Für den Einsatz von KI zur Protokollführung ist der Verwalter Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – im Unterschied zur Durchführung von virtuellen oder Präsenzversammlungen, bei denen neben dem Verwalter auch die Gemeinschaft Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist. Da der Einsatz von KI aber vor allem den Verwalter unterstützen soll, liegt deren Nutzung, ähnlich wie die der gewählten Verwaltungs-Software, im Verantwortungsbereich des Verwalters.

Rechtsgrundlage für den Einsatz einer KI mit Live-Verarbeitung könnte Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Verwaltervertrags) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Protokollführung) sein.

Wenn das gesprochene Wort aufgenommen und erst später in Text umgewandelt wird, bedarf es als Rechtsgrundlage der Einwilligung der betroffenen Personen im Sinne der Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO. Hier werden nämlich Stimmen, aber auch Wortbeiträge und Meinungsäußerungen von natürlichen Personen aufgezeichnet. Bei diesen Daten handelt es sich um weiterreichende Daten als für die Erstellung eines Protokolls erforderlich. Die Einwilligung dazu muss vorher eingeholt und auch dokumentiert werden, sie ist freiwillig und widerruflich.

In diesem Fall sind über den Datenschutz hinaus auch strafrechtliche Normen, z. B. § 201 Strafgesetzbuch (StGB) – Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes – zu beachten. Demnach macht sich strafbar, wer unbefugt das nicht-öffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt oder eine so hergestellte Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht.

Muss jeder Eigentümer einwilligen oder genügt ein Mehrheitsbeschluss?

Während für die Durchführung einer virtuellen Eigentümerversammlung ein Mehrheitsbeschluss ausreicht, dürfte dies für Tonaufnahmen nicht genügen. Auch bei virtuellen Eigentümerversammlungen dürfen weder Bild noch Tonaufnahmen gemacht werden. Eine entsprechende Beschlusskompetenz besteht nicht.

Bei einer Live-Verarbeitung liegt ein wesentlich geringerer Eingriff in die Grundrechte der Eigentümer vor. Da hier nichts aufgezeichnet und gespeichert wird, kann argumentiert werden, dass auch keine Einwilligung erforderlich ist. Vor der Nutzung der entsprechenden KI muss mit den Dienstleistern genau geklärt werden, welche Art der Datenverarbeitung erfolgt, um diese Frage zu beantworten.

Weitere datenschutzrechtliche Aspekte

Werden personenbezogene Daten der Eigentümer verarbeitet, müssen diese transparent informiert werden, und zwar so, dass die Vorgaben aus Art. 13 DSGVO erfüllt sind. Wenn also Tonaufnahmen gemacht werden, ist über den Ort, die Art und die Dauer der Datenspeicherung zu informieren, ebenso über die betroffenen Rechte. Dies geschieht am besten bereits in der Einladung zur Eigentümerversammlung.

Der Einsatz von KI muss sich selbstverständlich an den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung orientieren. Die Aufzeichnung darf ausschließlich zur Erstellung des Protokolls genutzt werden.

Die Auswahl der Dienstleister ist mit Sorgfalt zu treffen. Empfehlenswert ist es, sich ausschließlich an Dienstleister aus der Europäischen Union oder sicheren Drittstaaten, z. B. der Schweiz, zu halten, wobei die Einhaltung des Datenschutzes durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen ist.

Fazit

Die Nutzung von KI, auch zur Protokollierung von Eigentümerversammlungen, hat Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Wir empfehlen, mit den Eigentümern ins Gespräch zu gehen, die Vorteile zu erläutern, aber auch auf die Datenverarbeitung hinzuweisen.