Der Verwaltungsbeirat

Seine Rechte, Pflichten, Verantwortlichkeiten und Aufgaben nach Wohnungseigentumsgesetz

Der Verwaltungsbeirat ist ein fakultatives Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), kein gesetzliches Pflichtorgan. Wohnungseigentümer können per Mehrheitsbeschluss wahlbereite Miteigentümer zu Mitgliedern des Verwaltungsbeirates bestellen, sie müssen es aber nicht. Ist die Bestellung eines Verwaltungsbeirates in der Teilungserklärung vorgesehen, finden sich aber keine Eigentümer, die sich zur Wahl stellen, geht die Regelung ins Leere. Da bereits die Einrichtung des Beirates insgesamt dispositiv ist, gilt dies erst recht für die Bestimmungen zu seinen Rechten und Pflichten, die durch Beschlussfassung der Eigentümer erweitert oder eingeschränkt werden können.

Unterstützung der Verwaltung

Kernaufgabe des Beirats ist die Unterstützung und Überwachung der Verwaltertätigkeit (§ 29 Abs. 2 S. 1 WEG). Worin genau dies besteht und welche Tätigkeiten dafür erforderlich sind, ergibt sich aus dem Gesetz nicht. Da Verwaltungsbeiräte über keinerlei Fachkompetenz verfügen müssen, sind die Anforderungsprofile sehr überschaubar.

Unmittelbar aus dem Gesetz kann abgeleitet werden, dass der Verwaltungsbeirat die Verwaltung bei der rstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung unterstützen soll. So soll er beides prüfen, bevor Beschlüsse über Wohngeldvorauszahlungen oder die Einforderung von Nachschüssen gefasst werden. Konkret: Er soll stichprobenartig prüfen, ob es für verbuchte Ausgaben entsprechende Rechnungsbelege gibt, ob diese auch die Eigentümergemeinschaft betreffen, ob dafür Aufträge erteilt worden sind und ob sich aus den Bankauszügen der Gemeinschaft entsprechende Geldabflüsse ergeben.

Der Verwaltungsbeirat kann die Verwaltung auch beratend unterstützen, etwa mit welchen Sachkostenpositionen ein Wirtschaftsplan inhaltlich ausgestaltet werden soll oder ob es geboten wäre, zur Deckung eines Sonderbedarfs unterjährig eine Sonderumlage zu erheben.

Der neue Begriff Überwachung

Neu in das Gesetz aufgenommen wurde die Überwachung des Verwalters, obwohl § 29 Abs. 2 S. 1 WEG dazu keine Einzelheiten benennt. Genauso wenig definiert es, ob es sich dabei um ein Recht oder auch um eine Pflicht handelt. Da jede Pflicht aber entsprechendes „Können“ voraussetzt und dafür erforderliches Wissen, kann von einer generellen Überwachungspflicht nicht ausgegangen werden.

Das Überwachungsrecht beinhaltet keinesfalls die Befugnis, dem Verwalter Weisungen zu erteilen, ihm Abmahnungen auszusprechen oder gar einzelne Verwaltungsaufgaben an sich zu ziehen. Es bedeutet insoweit nur, darauf zu achten, dass die Verwaltung folgende Aufgaben erfüllt:

• Einladung zur jährlichen Eigentümerversammlung
• Einhaltung der dreiwöchigen Ladungsfrist bei gleichzeitiger Vorlage zu beschließender Wirtschaftspläne oder Jahresabrechnungen
• Einholung erforderlicher Angebote zur Vorbereitung von Beschlussfassungen für Auftragsvergaben aller Art
• Überprüfung der Erfüllung von Dienstverträgen für Hausmeister, Winterdienst, Gartengestaltung etc.
• Überwachung der Liquidität einer GdWE
• Kontrolle der Zahlungseingänge von Wohnungseigentümern, ggf. Feststellung von Zahlungsverzug und Einleitung von Wohngeldbeitreibungsverfahren sowie Verfolgung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen

• Grundsätzlich endet die Überwachungspflicht dort, wo sie besonderer fachspezifischer, insbesondere rechtlicher Kenntnisse bedarf.

Kontrolle des Rechnungswesens

Die wohl wichtigste Aufgabe des Verwaltungsbeirats ergibt sich aus § 29 Abs. 2 WEG, wonach der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung von ihm geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden sollen, bevor die Eigentümerversammlung über sie beschließt. Dazu gehört in regelmäßigen Abständen die Überprüfung von Rechnungs-und Zahlungsbelegen der GdWE. Die Jahresabrechnung erfordert eine stichprobenartige Prüfung, insbesondere für höhere Ausgabenbeträge.

Sachwidrige Ausgaben

Einnahmen und Ausgaben sind auch dann zu verbuchen und in die Jahresabrechnung aufzunehmen, wenn sie fälschlich erfolgt sind. Auch sie wirken auf den Stand des Gemeinschaftskontos, sodass eine Fehlbuchung niemals Anlass für die Empfehlung bieten kann, eine Jahresabrechnung deshalb nicht zu beschließen. Auf fehlerhafte Geldverwendungen durch die Verwaltung ist auf der Eigentümerversammlung hinzuweisen. Dann ist es Sache der Gemeinschaft, die sich daraus ergebenden Konsequenzen zu beschließen, etwa Korrektur- oder Regressforderungen gegen den Verwalter.

Bei der Prüfung des Wirtschaftsplans ist darauf zu achten, ob alle Sachkostenpositionen berücksichtigt wurden, um die für eine Bewirtschaftung der GdWE erforderlichen Finanzmittel sicherzustellen.

Stellungnahme

Soweit ein Verwaltungsbeirat zum Ergebnis seiner Tätigkeit Stellung nehmen soll (§ 29 Abs. 2 S. 2 WEG), handelt es sich um eine Information der GdWE darüber und ggf. festgestellte Besonderheiten jedweder Art. Dies erfordert keine besondere Form, sodass der Bericht schriftlich oder mündlich erfolgen kann. Eine schriftliche Stellungnahme ist dem Protokoll der Eigentümerversammlung beizufügen, die mündliche Stellungnahme erfolgt in deren Rahmen. Da es sich bei § 29 Abs. 2 S. 2 WEG um eine Sollvorschrift handelt, ist eine GdWE auch dann nicht am Beschluss über einen Wirtschaftsplan oder eine Jahresabrechnung gehindert, wenn die Stellungnahme des Verwaltungsbeirats nicht vorliegt.

Einberufung einer Eigentümerversammlung

Der Verwaltungsbeiratsvorsitzende oder sein Stellvertreter ist gemäß § 24 Abs. 3 WEG berechtigt, eine Eigentümerversammlung einzuberufen, wenn die GdWE verwalterlos ist oder die amtierende Verwaltung die Einberufung pflichtwidrig verweigert. Wurde kein Beiratsvorsitzender bzw. ein Stellvertreter bestimmt, können die diesen Positionen zugewiesenen Befugnisse nur vom Beirat als Gremium insgesamt wahrgenommen werden. Das Einberufungsrecht besteht auch dann, wenn zwar ein Verwalter bestellt ist, dieser aber nicht in der Lage ist, seine Tätigkeit auszuüben, etwa bei dauerhafter Berufs- oder Geschäftsunfähigkeit oder bei Tod. Eine nur vorübergehende Verhinderung begründet nur dann das Recht des Beirats zur Einberufung, wenn es um nicht aufschiebbare, sofort umzusetzende Beschlüsse geht, um Nachteile von der GdWE abzuwenden.

Versammlungsleitung

Wer zur Eigentümerversammlung eingeladen hat, ist gemäß § 24 Abs. 5 WEG berechtigt, sie zu eröffnen, ihre Beschlussfähigkeit festzustellen und sie zu leiten. Dem Versammlungsleiter obliegt in der Regel auch die Protokollführung, die jedoch durch Geschäftsordnungsbeschluss mehrheitlich an einen anwesenden Eigentümer übergeben werden kann.

Gemäß § 24 Abs. 6 S. 2 WEG sind Versammlungsprotokolle vom Versammlungsleiter, einem anwesenden Wohnungseigentümer und vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder seinem Stellvertreter zu unterschreiben. Waren weder der Vorsitzende noch sein Stellvertreter anwesend, entfallen ihre Unterschriften ersatzlos. Die übrigen Mitglieder des Beirats sind nicht zeichnungsberechtigt. Wird die Unterschrift verweigert, kann der Verwalter das Protokoll auch ohne sie an die Eigentümer versenden.

Öffentliche Unterschriftenbeglaubigung

Enthält das Protokoll den Beschluss über eine Verwalterwahl, sind alle Unterschriften öffentlich zu beglaubigen, um bei Bedarf den Nachweis der Verwaltereigenschaft urkundlich im Sinne von § 29 Grundbuchordnung führen zu können. Ein solcher Nachweis ist z. B. dann erforderlich, wenn gemäß Teilungserklärung die Veräußerung eines Sondereigentums die Verwalterzustimmung erfordert.

Ergänzung der Beschlusssammlung

Gemäß § 24 Abs. 7 WEG sind alle auf einer Versammlung gefassten Beschlüsse in die Beschlusssammlung aufzunehmen. Diese ist vom Verwalter zu führen (§ 24 Abs. 8 S. 1 WEG). Ist keine Verwaltung bestellt, ist dies zwingend Aufgabe des Vorsitzenden der Versammlung (§ 24 Abs. 8 S. 2 WEG).

Einschränkung und Erweiterung der Beiratsaufgaben

Sowohl in der Gemeinschaftsordnung als auch durch mehrheitliche Beschlussfassung kann der Aufgabenkreis des Verwaltungsbeirats erweitert, aber auch beschränkt werden. Da keines seiner Mitglieder gezwungen werden kann, per Beschluss zugewiesene Aufgaben oder Pflichten zu übernehmen, kann das Beiratsamt jederzeit niedergelegt werden. Die Übertragung von Zusatzaufgaben findet dort ihre Grenze, wo sie in den Kernbereich der Wohnungseigentümerrechte eingreifen. In keinem Falle kann ein Verwaltungsbeirat mit der Vertretung der Eigentümergemeinschaft im Außenverhältnis beauftragt werden. Die sich aus § 9b Abs. 1 S. 3 WEG ergebende Vertretungsmacht des Verwalters im Außenverhältnis ist nicht beschränkbar.

Vertretung der GdWE gegenüber der Verwaltung 

Mit § 9b Abs. 2 wurde eine neue Bestimmung ins WEG eingefügt, um die Handlungsfähigkeit einer Eigentümergemeinschaft gegenüber ihrer Verwaltung als ihrem eigentlich allein vertretungsberechtigten Organ sicherzustellen. Danach vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates die GdWE gegenüber der Verwaltung immer dann, wenn diese, z. B. gemäß des Selbst-kontrahierungsverbots aus § 181 Bürgerliches Gesetzbuch, von der Vertretung der Gemeinschaft ausgeschlossen ist. Dies gilt für Fälle, die die Verwalterstellung oder den Verwaltervertrag betreffen. Hat eine GdWE beschlossen, den Verwalter abzumahnen, ist es Aufgabe des Beiratsvorsitzenden als Vertreter der Gemeinschaft im Sinne von § 9b Abs. 2 WEG, die Abmahnungserklärung an ihn zu übermitteln.

Gleiches gilt für die Kündigung des Verwaltervertrages oder eine Abberufung mit oder ohne wichtigen Grund. Die Beschlusskompetenz hierüber liegt immer und ausschließlich bei der Gemeinschaft. Erst wenn diese einen entsprechenden Beschluss gefasst hat, ist es Aufgabe des Beiratsvorsitzenden, die dazu erforderlichen Erklärungen gegenüber dem Verwalter abzugeben oder sonstige dafür beschlossene notwendige Handlungsweisen umzusetzen.

Wurde beschlossen, Klage gegen den Verwalter zu erheben, ist es Aufgabe des Beiratsvorsitzenden, dies namens und im Auftrag der Gemeinschaft zu veranlassen und dazu auch einen Rechtsanwalt zu beauftragen.

Streitverkündung

Zeichnet sich in einem laufenden Klageverfahren gegen die Eigentümergemeinschaft ab, dass sich aus dem Prozessergebnis Regressansprüche gegen den Verwalter ergeben könnten, gehört es zu den Aufgaben des Beiratsvorsitzenden, eine Streitverkündung gegen den Verwalter zu veranlassen. Hierzu kann der Vorsitzende ohne ermächtigenden Beschluss einen Rechtsanwalt beauftragen.

Einberufung zu Verwaltungsbeiratssitzungen

Verwaltungsbeiratssitzungen sind nach Bedarf vom Vorsitzenden einzuberufen. Weder dem Verwalter noch einzelnen Eigentümern steht dieses Recht zu. Dem Beirat steht es frei, wie oft er sich treffen möchte, an welchem Ort, zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Handlungsbedarf. Der Begriff „Sitzung“ enthält keine Vorgabe für die Gestaltung der Zusammenkunft. Es kann auch ein Spaziergang sein, lediglich die Vertraulichkeit der zu behandelnden Themen muss gewährleistet sein. Auch eine virtuelle Sitzung ist möglich oder dass sich Beiratsmitglieder online zuschalten. Die Vertraulichkeit umfasst auch, dass weder Verwalter noch Eigentümer das Recht haben, daran teilzunehmen. Gäste können vom Beirat eingeladen werden.

Willensbildungsprozesse anlässlich von Beiratssitzungen können als Beschlussfassungen formuliert werden, Allstimmigkeit ist nicht erforderlich. Die Führung von Sitzungsprotokollen ist nicht zwingend vorgeschrieben, jedoch empfehlenswert, um die Beiratsarbeit und ihre Ergebnisse zu dokumentieren und inhaltlich belegen zu können.

Vermittlung von Fachkenntnissen

Jeder Miteigentümer, der das Amt eines Verwaltungsbeirats ausüben soll, hat einen Anspruch auf die Vermittlung des dafür erforderlichen Fachwissens. Dies beinhaltet die Anschaffung von Fachliteratur oder die Teilnahme an Schulungen.
 

Aufwendungsersatz

Kosten, die im Rahmen der Beiratsarbeit für Telefon, Porto und sonstige Bürotätigkeit anfallen, sind von der GdWE zu ersetzen. Je nach Dauer der Beiratssitzungen ist auch ein Bewirtungsaufwand in angemessenem Rahmen zu erstatten, ebenso ggf. Fahrtkosten. Hält es der Beirat für erforderlich, Sonderfachleute wie Sachverständige zur Beurteilung von Baufragen, Rechtsanwälte zur Klärung von Rechtsfragen etc. hinzuzuziehen, ist hierfür die Genehmigung des Verwalters oder in Einzelfällen auch der Gemeinschaft einzuholen.

Leitung der Beiratssitzung

Wer zu einer Beiratssitzung einlädt, eröffnet die Sitzung und leitet sie auch. Abweichendes kann vom Beirat jederzeit mit Stimmenmehrheit beschlossen werden.

Vertretung von Beiratsmitgliedern

Das Beiratsamt ist ein höchstpersönliches Amt und kann nicht an Dritte ganz oder teilweise übertragen werden. Auch eine Vertretung bei der Wahrnehmung von Beiratsaufgaben ist ausgeschlossen, es sei denn, in der Teilungserklärung ist anderes vereinbart oder von der Gemeinschaft mehrheitlich beschlossen.

Fazit

Eigentümergemeinschaften haben einen weiten Ermessensspielraum, ob sie einen Verwaltungsbeirat bestellen und wie sie seine Tätigkeit ausgestalten. Verwaltungsbeiräte sind in der Ausgestaltung ihrer Tätigkeit weitestgehend unabhängig, was aber nicht bedeutet, dass sie in Überschätzung ihrer Rechte als „Schattenverwalter“ fungieren dürfen. Die wesentliche Funktion eines Verwaltungsbeirates ist – unabhängig von allen Rechten und Pflichten – vermittelndes Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung zu sein, Reibungsverluste zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu fördern.