Die E-Rechnung

Pflicht, Praxis und Perspektiven für Immobilienverwaltungen

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich ist ein Thema in den Mittelpunkt gerückt, das viele Immobilienverwaltungen bislang eher aus der Distanz betrachtet haben. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen. Mit Übergangsfristen wird ab Anfang 2027 bzw. 2028 auch der Versand von Rechnungen als E-Rechnung zwingend. Doch schon die vorgeschriebene Empfangsbereitschaft entfaltet erhebliche Wirkung auf die kaufmännischen Prozesse in der Immobilienverwaltung. Die Diskussion um die E-Rechnung ist dabei weniger technischer Natur als vielmehr Ausdruck einer grundsätzlichen Frage: Wie weit ist die Branche bereit, ihre Abläufe konsequent zu digitalisieren?

Von Papier und PDF zum strukturierten Datensatz

Ein Blick ins europäische Ausland zeigt, dass der deutsche Weg vergleichsweise behutsam ist. In Ländern wie Italien ist die E-Rechnung bereits seit Jahren auch für Kleinst-betriebe verpflichtend. Dort haben sich die Verfahren etabliert, die Vorteile werden heute breit anerkannt. In Deutschland hingegen dominieren noch immer Papier und PDF. Dabei stellt der Gesetzgeber klar: Eine per E-Mail versandte PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Denn diese enthält einen strukturierten Datensatz, der automatisiert verarbeitet werden kann. Das ist eine XML-Datei, beispielsweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei liefert das nicht. „Die E-Rechnung wird für mittelständische Unternehmen ein Digitalisierungsbooster. Sie gibt den Impuls, kaufmännische Prozesse endlich zu digitalisieren, die schon sein könnten,“ ordnet Ivo Moszynski, Leiter Strategie E-Rechnung bei der DATEV eG und Vorsitzender des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), die Entwicklung ein.

Empfangspflicht ohne Übergangsfrist

Für Immobilienverwaltungen ist schon die seit Jahresbeginn 2025 bestehende Empfangspflicht relevant. Übergangsfristen gibt es hier nicht. E-Rechnungen müssen empfangen und verarbeitet werden können, unabhängig davon, ob sie aktiv angefordert wurden. Handwerksbetriebe, Energieversorger oder andere Dienstleister dürfen ihre Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln. Eine Zurückweisung mit der Bitte um eine Papierrechnung ist rechtlich nicht vorgesehen und auch nicht mehr zeitgemäß. Damit wird der Rechnungseingang zum zentralen Ansatzpunkt für organisatorische Umstellungen hin zu digitalen kaufmännischen Prozessen.

Effizienzpotenziale im Verwaltungsalltag

Gerade in der Immobilienverwaltung zeigt sich, wie eng die E-Rechnung mit bestehenden Abläufen verknüpft ist. Eingangsrechnungen betreffen häufig umlagefähige Kosten, die später in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden müssen. Liegen diese Rechnungen strukturiert digital vor, lassen sich Beträge schneller prüfen, freigeben und verbuchen. Medienbrüche und manuelle Erfassung werden reduziert. In der Praxis kommen hierfür zunehmend digitale Lösungen wie das Programm „DATEV Unternehmen online“ zum Einsatz, über die E-Rechnungen revisionssicher empfangen, verarbeitet und an Steuerberatungskanzleien weiter­gegeben werden können. Zudem bleibt zu beachten, dass die elektronische Rechnung das steuerliche Original darstellt, das in diesem Format archiviert werden muss. Die Zeit der Ausdrucke ist vorbei.

Ausgangsrechnungen und Besonderheiten der Vermietung

Auch auf der Seite der Rechnungserstellung bestehen bei der E-Rechnung branchenspezifische Besonderheiten. Mietverhältnisse gelten umsatzsteuerlich als Dauerschuldverhältnisse. Der Mietvertrag kann eine Rech­nung ersetzen, sofern er alle Pflichtangaben enthält. Da die Vermietung von Wohnraum in der Regel umsatzsteuerfrei ist, besteht hier keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rech­nung. Anders ist die Lage bei zur Umsatzsteuer optierten Vermietungen, etwa an gewerbliche Mieter. In diesen Fällen ist spätestens für den ersten Abrechnungszeitraum eine elektronische Dauerrechnung erforderlich. Änderungen, etwa durch Mieterhöhungen, machen eine neue E-Rechnung notwendig.

Warum Abwarten riskant ist

Die noch verbreitete Zurückhaltung vieler Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Prozesse erklärt sich u. a. aus den gesetzlichen Übergangsfristen für die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen. Diese kommt für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz zum 1. Januar 2027, für alle anderen zum Jahresanfang 2028. Das suggeriert eine jedoch trügerische Ruhe. Sobald größere Unternehmen ab 2027 flächendeckend auf den Versand umstellen, auch weil sich für sie gezeigt hat, dass digital effizienter ist, steigt der Druck auf alle Marktteilnehmer. Immobilienverwaltungen, die dann noch nicht vorbereitet sind, laufen Gefahr, kurzfristig reagieren zu müssen. Kapazitäten in Steuerberatungs-kanzleien oder bei IT-Dienstleistern werden dann aber schon ausgebucht sein. Ab 2028 werden Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, dann umsatzsteuerlich nicht mehr anerkannt – mit Folgen für den Vorsteuerabzug.

E-Rechnung als Teil einer größeren Entwicklung 

Die Umstellung auf die E-Rechnung sollte nicht als isoliertes IT-Projekt angesehen werden, sondern als Teil einer weitergehenden Digitalisierung innerhalb des Betriebes sowie im Austausch mit externen Partnern. Und dieser Digitalisierungsprozess entwickelt sich weiter. Der Gesetzgeber plant, ab 2030 ein elektronisches Meldesystem für umsatzsteuerrelevante Rechnungsdaten einzuführen. Systeme, die heute E-Rechnungen verarbeiten, sollten daher auch künftige Anforderungen berücksichtigen. In diesem Zusammenhang gewinnt die DATEV E-Rechnungsplattform an Bedeutung, die als sichere Drehscheibe für den Rechnungsaustausch und perspektivisch auch für Meldepflichten ausgelegt ist. Über alle DATEV-Systeme hinweg liefen allein im Jahr 2025 mehr als 64 Millionen E-Rechnungen.

Es ist verkürzt, die E-Rechnung als weitere bürokratische Pflicht zu betrachten. Sie entfaltet ihren Nutzen vor allem im Zusammenspiel mit durchgängigen digitalen Prozes­sen. Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Freigabe, Bankbuchung, Prüfung Zahlungseingang, Archivierung und Buchführung lassen sich als zusammenhängender Workflow gestalten. Für Immobilienverwaltungen be­deutet dies mehr Transparenz über Kosten, schnellere Durchlaufzeiten und eine bessere Auswertbarkeit der Daten – etwa im Hinblick auf Wirtschaftspläne oder Eigentümerabrechnungen. Auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern wird effizienter, wenn Belege strukturiert digital bereitgestellt werden, statt in Papierform oder als unsystematische PDFs.