Die Sondervergütung im Vergleich

Was Verwaltungen zusätzlich abrechnen

Welche Leistungen sind mit der Grundvergütung abgegolten – und was wird zusätzlich berechnet? Die Vergütungspraxis in der Immobilienverwaltung wird immer differenzierter. Zusätzliche Eigentümerversammlungen, Rechtsstreitigkeiten oder Versicherungsschäden gehören bei vielen Unternehmen längst zum Katalog gesondert vergüteter Leistungen. Doch zwischen vertraglicher Vereinbarung und tatsächlicher Abrechnung bestehen teilweise deutliche Unterschiede. Das VDIV-Branchenbarometer 2026 zeigt, welche Modelle sich etabliert haben, welche Stundensätze üblich sind und wo wirtschaftliches Potenzial ungenutzt bleibt.

Sondervergütung ist längst etabliert

Nur noch rund fünf Prozent der befragten Unternehmen verzichten vollständig auf die gesonderte Abrechnung einzelner Leistungen. 2022 waren es noch knapp elf Prozent. Unter den Verwaltungen ab 1.000 Einheiten findet sich in der aktuellen Erhebung kein Unternehmen mehr, das vollständig ohne variable Zusatzvergütungen arbeitet. Dabei reicht die Bandbreite von festen Pauschalen über qualifikationsabhängige Stundensätze bis zu Zuschlägen für besondere zeitliche oder organisatorische Anforderungen.

Was wird zusätzlich berechnet?

An der Spitze stehen zusätzliche Eigentümerversammlungen: Rund 83 Prozent der Verwaltungen rechnen sie gesondert ab. Es folgen die Betreuung von Rechtsstreitigkeiten mit rund 79 Prozent und die Abwicklung von Versicherungsschäden mit 78 Prozent. Auch Eigentumsübergänge mit erforderlicher Verwalterzustimmung, Mahnschreiben und die kaufmännische Baubetreuung werden von rund drei Vierteln der Unternehmen separat vergütet.

Der Trend ist eindeutig: Bei 20 der 24 untersuchten Leistungspositionen ist der Anteil der Unternehmen mit gesonderter Abrechnung gestiegen. Besonders deutlich zeigt sich das bei administrativen und dokumentationsintensiven Tätigkeiten. So berechneten 2025 rund 63 Prozent die Aufbereitung von Unterlagen des Vorverwalters separat – im Vorjahr waren es noch 50 Prozent. Bei Rücklastschriften stieg der Anteil von rund einem Drittel auf gut 44 Prozent.

Die Entwicklung dürfte sich fortsetzen. Knapp ein Viertel der Unternehmen, die die Bearbeitung von Unterlagen der Vorverwaltung bislang noch nicht gesondert berechnen, will diese Leistung 2026 erstmals vertraglich verankern. Auch Pauschalen für Eigentümerwechsel und Zuschläge für besonders lange Beiratssitzungen oder Eigentümerversammlungen sollen häufiger Bestandteil der Vergütungsstruktur werden.

Stundensätze: deutliche Unterschiede

Für zeitabhängige Zusatzleistungen setzen viele Verwaltungen auf qualifikationsabhängige Stundensätze. Der durchschnittliche Satz für Beschäftigte erhöhte sich gegenüber dem Vorjahr um rund sechs Prozent auf knapp 75 Euro netto je Stunde. Für Geschäftsführer bzw. Inhaber werden im Mittel gut 93 Euro angesetzt, für Sachbearbeiter in der Verwaltung rund 67 Euro.

Deutlich sind auch die regionalen Unterschiede: In Ostdeutschland liegt der durchschnittliche Satz bei rund 62 Euro, in Westdeutschland bei gut 77 Euro. Unterschiede gibt es zudem bei der Abrechnungstaktung. Am weitesten verbreitet ist inzwischen die Abrechnung in 15-Minuten-Intervallen.

Eigentümerversammlungen: eine Leistung, viele Modelle

Wie unterschiedlich Zusatzleistungen vergütet werden, zeigt besonders die Eigentümerversammlung. Nur noch rund zwölf Prozent der Verwaltungen decken sämtliche Versammlungen unabhängig von Zahl, Uhrzeit oder Format über die Grundvergütung ab.

Rund 86 Prozent begrenzen die Zahl der enthaltenen Versammlungen vertraglich. Bei mehr als neun von zehn dieser Unternehmen ist genau eine Eigentümerversammlung pro Jahr und Gemeinschaft eingeschlossen.

Für zusätzliche Termine nutzen 40 Prozent eine feste Pauschale. Im Durchschnitt werden dafür 312 Euro berechnet, am häufigsten 300 Euro. Rund ein Drittel rechnet stattdessen auf Stundenbasis ab; der durchschnittliche Satz liegt bei 90 Euro. Hinzu kommen Zuschläge: Rund 38 Prozent berechnen Versammlungen ab einer bestimmten Uhrzeit zusätzlich, gut 22 Prozent Termine am Wochenende. Etwa jedes fünfte Unternehmen stellt außerdem zusätzlichen personellen Aufwand bei hybriden oder virtuellen Formaten separat in Rechnung.

Vereinbart heißt noch nicht abgerechnet

Besonders aufschlussreich ist der Blick darauf, was von den vertraglichen Regelungen tatsächlich in der Abrechnung ankommt. Rund drei Viertel der Verwaltungen haben qualifikationsabhängige Netto-Stundensätze für Zusatzleistungen zumindest teilweise vereinbart. Regelmäßig in Rechnung gestellt werden sie jedoch nur von 42 Prozent. Weitere rund 28 Prozent verfügen überwiegend über entsprechende Regelungen, rechnen die geleisteten Stunden aber nicht durchgängig ab.

Das hat wirtschaftliche Bedeutung. Bei Unternehmen, die Sonderleistungen konsequent abrechnen, entfallen im Mittel knapp zehn Prozent des Jahresumsatzes auf diesen Bereich. Bei nicht konsequent abrechnenden Unternehmen sind es lediglich fünf Prozent.

Für diese Gruppe errechnet das Branchenbarometer eine hypothetische Differenz von rund 19.500 Euro je Unternehmen und Jahr. Der Wert ist ausdrücklich keine Umsatzprognose. Er verdeutlicht jedoch, welche wirtschaftliche Bedeutung Leistungen haben können, die vertraglich vereinbart sind, aber nicht regelmäßig abgerechnet werden.

Eine wichtige Voraussetzung dafür ist die nachvollziehbare Erfassung des Aufwands. Bislang nutzt rund ein Drittel der Unternehmen mit vereinbarten Stundensätzen eine digitale Zeiterfassung für Zusatzleistungen. Wo sie eingesetzt wird, rechnen rund 45 Prozent die vereinbarten Sätze konsequent ab. Ohne digitale Erfassung sind es lediglich rund 18 Prozent. Sondervergütung ist damit nicht nur eine Frage der Vertragsgestaltung, sondern auch der internen Prozesse und des Controllings.

Vergütungspraxis im Branchenvergleich

Für Verwaltungen lohnt deshalb der Abgleich mit den Branchenwerten: Welche Leistungen werden zusätzlich vergütet? Sind die angesetzten Stundensätze marktgerecht? Und werden vereinbarte Leistungen tatsächlich erfasst und abgerechnet?

Das VDIV-Branchenbarometer liefert dafür einen unmittelbaren Vergleichsmaßstab – vom Leistungskatalog über Stundensätze bis zur praktischen Umsetzung im Unternehmen.

Das vollständige VDIV-Branchenbarometer 2026 mit allen Auswertungen ist unter vdiv.de/publikationen erhältlich.