Digital verwalten

Wie die Integration von ERP, CRM und DMS die Immobilienverwaltung entlastet – ein Praxisbeispiel der Ziesel Hausverwaltung.

Im Stuttgarter Raum betreut das 30-köpfige Team der Ziesel Hausverwaltung rund 8.000 Einheiten in etwa 600 Objekten. Die Erkenntnis, dass viele Prozesse im Tagesgeschäft durch Medienbrüche, häufige Mehrfacharbeiten und nicht verknüpfte Systeme geprägt waren, gab den Ausschlag zur Digitalisierung. Rechnungsverarbeitung und Dokumentenablage erwiesen sich als zeitaufwendig, fehleranfällig und wenig trans­parent. Mehrfache Datenpflege und in verschiedenen Anwendungen abgelegte, schwer auffindbare Dokumente machten die Bearbeitung umständlich.

Die Folge: Viel Arbeitszeit für Administration, zu wenig für die aktive Betreuung von Eigentümern und Mietern. Mit den zudem steigenden Anforderungen an Transparenz und weil Kunden wie Personal digitale Arbeitsprozesse erwarten, zeichnete sich Handlungsbedarf ab.

Prozesse digitalisiert und vernetzt

Mit der Integration von Eingangsrechnungsprozess (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und Dokumentenmanagement-System (DMS) gelang es dem Unternehmen im ersten Schritt, Medienbrüche zu beseitigen, Transparenz zu schaffen und die Kollaboration im Team wie auch mit Externen zu verbessern. Digitales Rückgrat der Objektbuchhaltung, Dokumentenverwaltung und Belegprüfung ist heute das mit Powerhouse nahtlos verbundene immoDocument.FLOW von tutum. Als zentrales, unternehmensweites Archiv erlaubt es strukturierten Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen.

Mehr Transparenz und Effizienz

Die einheitliche Dokumentenablage sowie Stichwort- und Volltextsuche machen Unterlagen in Sekunden auffindbar, sodass sie intern, aber auch für Eigentümer oder Beiräte verfügbar sind. Zugleich unterstützt das System in der Objektbuchhaltung: Finanztransaktionen werden digital abgewickelt, Daten abgestimmt und Buchungen nahezu automatisch vorbereitet. Die Bearbeitung und Prüfung von Belegen erfolgt über digitale Workflows. Sie lassen sich direkt aus dem zentralen Archiv exportieren und auch extern zugänglich machen.

Klare Struktur, mehr Zeit für Kunden

Die Lösung erleichtert nicht nur die Rechnungsverarbeitung, sondern gestaltet Prozesse im gesamten Unternehmen transparent und nachvollziehbar. Jeder Bearbeitungsschritt wird dokumentiert, Zugriffsrechte sind klar geregelt, sämtliche Daten zentral und revisionssicher archiviert. So bleibt mehr Zeit für die persönliche Beratung und Betreuung der Eigentümer und Mieter.

Wenn der Weg zur vernetzten Immobilienverwaltung auch Investitionen in zukunftsfähige IT-Lösungen und die kontinuierliche Schulung des Personals erfordert, zeigt sich am Beispiel Ziesel doch: Mit der richtigen Struktur und geeigneten digitalen Werkzeugen lassen sich Fehlerquoten senken, Bearbeitungszeiten verkürzen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen – alles Faktoren, auf die es heute ankommt.