Digitale Welt im Wandel

Wie weit sind wir tatsächlich mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz?

Die ganze Welt spricht über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) – auch hierzulande in der Wohnungswirtschaft und beim VDIV Deutschland. KI ist Bestandteil einer jeden Fortbildung, und ein Fachmagazin ohne KI-Themen ist kaum noch vorstellbar. Aber wo stehen wir in der täglichen Arbeit tatsächlich? Hat KI im Tagesgeschäft wirklich schon Einzug gehalten, oder sind das noch Luftschlösser ohne messbare Relevanz für die Praxis?

Mir ist wichtig, zu unterscheiden: KI ist nicht gleich KI, genau wie im Büro Mitarbeiter nicht gleich Mitarbeiter ist. Bildlich dargestellt kann man sagen, dass eine KI eine Aushilfe, ein Sachbearbeiter oder ein Leiter einer Arbeitsgruppe sein kann. Vor diesem Hintergrund muss ihr Einsatz geprüft werden, um herauszufinden, welcher Arbeitsprozess durch KI tatsächlich unterstützt und erleichtert wird.

Ein schleichender Prozess

Aus dem Alltag ist KI kaum noch wegzudenken und hat sich teilweise, insbesondere bei der Nutzung von Smartphones, nahezu unmerklich eingeschlichen. Plötzlich ist es möglich, in Bibliotheken nach Sachbegriffen wie Häuser, Wasser oder Personen zu suchen. Eine KI übernimmt das und stellt die Ergebnisse entsprechend zur Verfügung. Genau so ist es auch schon bei E-Mail-Eingängen. Eine KI durchforstet sie und liefert eine kurze Zusammenfassung. Ähnlich auch in der Telefon-Mailbox.

Hat sich KI so auch bereits in unsere Arbeitswelt eingeschlichen, oder gehen wir noch ganz bewusst mit diesem Thema um? In die normalen Microsoft Office-Anwendungen ist KI bereits integriert und steht dort z. B. als „Aushilfe“ zur Verfügung. Mit ihr lassen sich Tabellen sortieren, vereinheitlichen und auswerten. Aber auch den „KI-Sachbearbeiter“ gibt es schon. In Excel ist es z. B. möglich, im Hintergrund Daten aus dem Internet heraussuchen und zusammenschreiben zu lassen. Ein einfaches Beispiel: die Bevölkerungszahlen aller Länder Europas nach Größe auslesen und sortieren. War dies in der Vergangenheit eine ziemliche Fleißarbeit, die viel Zeit beanspruchte, lässt sich das heute mit einem „Prompt“ relativ einfach bewerkstelligen.

Der VDIV Deutschland hat seine Digitalpartner, also die ERP-/CRM-Software-Entwickler gebeten, einen Überblick zu geben, wo in ihren Produkten bereits KI eingesetzt wird – und welche weiteren Entwicklungen in dieser Hinsicht für 2026 zu erwarten sind. Hier die Ergebnisse:

Aareon

Aareon IMMOmanagement entwickelt „AI First,“ eine agentische KI, die Verwaltungen gezielt bei konkreten Aufgaben unterstützen und entlasten soll.

Im Herbst wurde bei „Aareon NEXT“ der virtuelle, KI-gestützte Assistent „KIAAN“ vorgestellt. Er hat die Möglichkeit, sicher und kontrolliert auf die Daten im ERP-System zuzugreifen und so Verwaltungen zu unterstützen. KIAAN wurde entwickelt, um auf die von Aareon verantworteten ERP-Systeme – gleich welcher Generation – zuzugreifen, beginnend im ersten Quartal 2026 mit „Karthago,“ im ersten Halbjahr bereits erweitert auf „Powerhouse“ und „HausPerfect“. KIAAN arbeitet dann direkt mit ERP- und Buchhaltungsdaten und reduziert so messbar den Zeitaufwand, insbesondere weil weniger Daten erfasst werden müssen. Diese Art der Rechnungsverarbeitung bietet mehr Transparenz und ermöglicht zusätzliche spontane Auswertungen, ohne auf weitere Systeme zugreifen zu müssen. Des Weiteren wird KIAAN noch in diesem Jahr für Workflows eingesetzt. In Planung sind zunächst buchhaltungsnahe Prozesse wie Wohngeld- und Nebenkostenabrechnungen.

casavi

casavi befindet sich aktuell in einer Übergangsphase. 2026 wird für Kunden „casavi AI“ verfügbar sein, die im Tagesgeschäft eingehende Anfragen KI-gestützt beantwortet, zudem auch gleichartige Fragen zusammenfasst und sortiert. Die Frage, ob denn nun schon eine Firma beauftragt wurde, die Aufzugstörung zu beheben, muss somit nicht mehr fünfmal beantwortet werden. In vordefinierten Workflows können Abläufe automatisiert und für das Vorgangsmanagement vorbereitet werden.

Durch den Zusammenschluss mit MANAGBL.AI ist 2025 eine KI-Anrufannahme hinzugewonnen worden, die mit Anrufern spricht, Anliegen erfasst und in ein Ticketsystem überträgt. Alle Bereiche werden noch in diesem Jahr erweitert, sodass hier eine permanente Verbesserung zu erwarten ist.

Count it

Count it ist die Neufirmierung von Letterscan. Das Unternehmen hat sich damit auf das Dokumentenmanagement spezialisiert. Implementiert wurde das Dokumenten-management von „d.velop,“ das die Kommunikation via Large Language Model (LLM) mit allen Dokumenten ermöglicht. Der Vorteil: So entsteht ein geschlossenes System, in dem nur mit Dokumenten der jeweiligen Verwaltung gearbeitet wird. Hierdurch haben Nutzer die Möglichkeit, mit allen Dokumenten zu interagieren, Workflows nachzuvollziehen und auch entsprechend zu automatisieren.

DOMUS Software

DOMUS ist sicherlich eines der führenden ERP-Systeme, die sich seit Längerem mit dem Thema KI beschäftigen. Bisher gibt es das Prozessmanagementsystem „FLUKS“. Es ermöglicht das automatische Erkennen von Bildern oder E-Mails, z. B. bei einem Wasserschaden, und das Starten eines dafür vordefinierten Folgeprozesses, etwa die Meldung beim Versicherer. Zudem können bei Anfragen automatisch Antworten generiert und entsprechende Textvorschläge genutzt werden.

Seit 2026 ist DOMUS mit „Novio“ in eine neue Dimension vorgedrungen. Novio ist nicht mehr nur Aushilfe, sondern bereits ein Agent, der wie ein Mitarbeiter agiert. Er kann Arbeitsabläufe selbst anstoßen und anpassen. Novio ist so aufgebaut, dass genau wie verschiedene Mitarbeiter in einem Büro auch verschiedene Agenten miteinander kommunizieren. So wird die KI zum Sachbearbeiter, etwa als Buchhaltungsagent, der selbstständig Bankauszüge ausliest und verbucht, als Rechnungsagent, der Rechnungen erkennt, prüft und verbucht und weitere Abläufe selbstständig steuern kann, oder als Abschlussagent, der erkennt, wenn alle Abschlussbuchungen vorliegen und automatisiert z. B. die Betriebskostenabrechnung anstößt.

DOMUS hat hier eine neue Welt betreten. Die KI übernimmt wirklich Aufgaben der Sachbearbeitung, und die Zukunft wird zeigen, wie stark hiermit dem Fachkräftemangel entgegengewirkt werden kann.

easimo

KI ist im Bereich Buchhaltung im Einsatz, d. h. Zahlungsinformationen werden nahezu vollständig verbucht und verarbeitet. Eine Rechnungs-KI erkennt auch komplexere Rechnungen und verarbeitet diese entsprechend zur Verbuchung beziehungsweise Überweisung weiter.

Für 2026 ist auch die Programmierung eines Agenten geplant. Dieser soll z. B. Auskunft über alle Daten und Informationen einer Liegenschaft geben, wiederkehrende Prozesse anlegen können sowie die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern vorbereiten und verbessern. Eine Sonderfunktion wird hier das Onboarding neuer Mitarbeiter darstellen. Es ist geplant, den Eingliederungsprozess KI-gestützt abzubilden.

etg24

Die eingesetzte KI arbeitet im Kontext mit allen Verwaltungsdaten (Objekt- und Kommunikationsverläufe). Sie generiert Antworten auf Kundenanfragen, kann Rechnungen auslesen und ist in der Lage, neue Vorgänge anzulegen sowie Angebotsanfragen oder Aufträge auszulösen. In der Kommunikation ist es möglich, E-Mails zusammenzufassen oder auch einen Kontakt einem Objekt sowie einem Betreuer zuzuordnen, der auf Basis bisheriger Verläufe Vorschläge zur Beantwortung von Anliegen erhält.

2026 sollen KI-Telefonassistenten transkribiert werden. So können Anrufer direkt einem Kontakt und einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Zudem wird es den KI-Assistenten „AIMO“ geben, der auf alle vorhandenen Systemdaten zugreifen und entsprechende Auswertungen erstellen kann. AIMO soll zum Agenten weiterentwickelt werden.

Hausbank München (inkl. Giesse + Partner)

In den eingesetzten Systemen VS3, HVW3 und imveon wird ein KI-Tool namens „Scan2Bank“ eingesetzt, um Belege besser verarbeiten zu können. Dieser Bereich soll mithilfe der neuen „KI-Engine“ 2026 erweitert werden, um Routineaufgaben in der Buchhaltung übernehmen zu können. Zusätzlich wird im Support ein KI-basierter Chatbot eingesetzt – „Kauz AI“ wird in Zukunft 24/7 erreichbar sein.

Homevoice

Homevoice setzt KI aktuell als Rechnungsagent ein, der Rechnungen nahezu vollständig auslesen und zur Weiterverarbeitung vorbereiten kann.

2026 sind weitere Tools geplant, z. B. die Auswertung von Teilungserklärungen mit allen relevanten Themen und ihre Einbindung in entsprechende Workflows. Auch ein KI-Agent zur Unterstützung beispielsweise von Informationsanfragen, in der Schadensbearbeitung und zur Abarbeitung von Beschlüssen in Eigentümerversammlungen ist in Arbeit.

wowi energy solutions

Mit „mevivo ENERGY“ wurde eine Software-Lösung für digitales Energiekosten-Management entwickelt. Die Software nutzt ein Zählerportal und organisiert Zählerablesungen sowie die Weitergabe von Zählerständen an die Energieversorger. Aus dem System heraus sind automatisierte Auswertungen von Verträgen, Abrechnungen und Marktdaten möglich. KI wird für die Potenzialanalyse der Bestände genutzt, z. B. zur Kosten- und Vertragsoptimierung. Mithilfe der integrierten Mobile-App liest die KI selbstständig Livebilder von Zählern aus.

2026 ist die Anwendung und Integration in bestehende Software-Systeme der Immobilienverwaltung und vorhandene Workflows geplant. Der Energieeinkauf und das Monitoring wird ebenfalls weiterentwickelt, um KI-gestützte Analysefunktionen zu nutzen.

X-Cite

Die X-Cite-App ist für Wohnungsübergaben und -begehungen entwickelt worden. Die hier eingesetzte KI ist in der Lage, Fotos von Mängeln auszulesen, zu beschreiben und sogar einen Reparaturauftrag vorzuschlagen. Zählerstände werden von Fotos automatisiert ausgelesen und in vorgegebene Datenfelder entsprechend übertragen.

Fazit

Ja, Künstliche Intelligenz ist bei uns in der Immobilienwirtschaft angekommen. Die Einbindung nimmt 2026 richtig Fahrt auf. Wir dürfen gespannt sein, welche Neuigkeiten von welchem Hersteller noch kommen.