Engpässe, Fluktuation, Überlastung

Der Fachkräftemangel setzt Immobilienverwaltungen unter Druck.

Der Fachkräftemangel bleibt ein zentrales Risiko für die deutsche Wirtschaft, auch wenn die Konjunktur den Arbeitsmarkt zuletzt etwas abgekühlt hat. Besonders betroffen sind wissensintensive Dienstleistungsbranchen wie die Immobilienverwaltung. Laut KfW-ifo-Fachkräftebarometer berichteten 32 Prozent der Betriebe zu Beginn des vierten Quartals 2024 von Einschränkungen durch fehlendes Personal. In der Industrie lag der Anteil bei 21 Prozent, im Dienstleistungssektor dagegen bei bis zu 39 Prozent.

Trotz dieser leichten Entspannung gilt der Mangel an qualifizierten Kräften weiterhin als eines der größten Geschäftsrisiken. In der DIHK-Konjunkturumfrage vom Frühsommer 2025 nannten 45 Prozent der Unternehmen den demografisch bedingten Fachkräftemangel als strukturelles Problem – gleich nach Bürokratie, Handelsbarrieren und steigenden Arbeitskosten.

Immobilienverwaltungen besonders betroffen

Die Daten des VDIV-Branchenbarometers 2025 verdeutlichen, dass die Situation in der Immobilienwirtschaft besonders angespannt ist. Fanden 2023 rund 42 Prozent der befragten Unternehmen keine passenden Bewerber für freie Stellen, waren es 2024 schon 53 Prozent. Bezogen auf alle befragten Betriebe blieben 22 Prozent der ausgeschriebenen Positionen unbesetzt. Selbst bei nur einer unbesetzten Stelle gelang es fast der Hälfte (48 Prozent) der Verwaltungen nicht, geeignete Bewerberinnen oder Bewerber zu finden.

Der durchschnittliche Zeitaufwand für die Besetzung einer Stelle stieg auf knapp 16 Wochen (Vorjahr: 15 Wochen), die Zahl der Bewerbungen pro Stelle sank auf etwa neun. Damit wird deutlich: Der Markt für qualifiziertes Verwaltungspersonal ist leergefegt, die Konkurrenz um Fachkräfte groß.

Fluktuation erhöht den Druck.

Im Jahr 2024 verzeichnete jedes fünfte Unternehmen (20 Prozent) Personalabgänge; Auszubildende oder dual Studierende waren hier nicht einbezogen. In über 70 Prozent der Fälle kündigten die Beschäftigten selbst.

Als häufigste Gründe nannten die Unternehmen persönliche Veränderungen (50 Prozent), Branchenwechsel (47 Prozent) und bessere Gehaltsangebote bei Wettbewerbern (33 Prozent). Unzufriedenheit mit Arbeitsbedingungen (27 Prozent) oder fehlende Entwicklungsmöglichkeiten (23 Prozent) spielten eine geringere, dennoch relevante Rolle.

Diese Zahlen zeigen: Neben dem generellen Mangel an Fachkräften verstärken zunehmende Wechselbereitschaft und Konkurrenz um Talente das Problem zusätzlich. Viele kleinere Verwaltungen können bei Vergütung und Zusatzleistungen kaum mit größeren Marktteilnehmern mithalten.

Überlastung als Dauerzustand

Die hohe Arbeitsbelastung verdeutlicht, wie stark die Branche unter Personalknappheit leidet. Laut Branchenbarometer liegt die Regelarbeitszeit für Vollzeitkräfte bei 39,3 Wochenstunden. Gleichzeitig gaben 70 Prozent der Verwaltungen im Umfragezeitraum von Februar bis Mai 2025 an, überlastet zu sein – 38 Prozent leicht, 32 Prozent stark. 

Besonders betroffen sind Unternehmen mit unbesetzten Stellen: 41 Prozent von ihnen berichten über anhaltend starke Überlastung, nur 15 Prozent von regulärer Auslastung. In Verwaltungen ohne Vakanzen ist der Anteil stark Überlasteter mit 26 Prozent deutlich niedriger. Eine zu geringe Auslastung spielt dagegen kaum eine Rolle – ein klares Zeichen dafür, dass die Branche flächendeckend am Limit arbeitet.

Strukturelles Problem mit Signalwirkung

Der Fachkräftemangel in der Immobilienverwaltung ist längst kein vorübergehendes Phänomen mehr. Engpässe bei der Rekrutierung, zunehmende Fluktuation und Arbeitsverdichtung verstärken sich gegenseitig. Die Folge: Viele Verwaltungen geraten an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit – und reagieren mit der gezielten Bereinigung ihrer Portfolios. Mehr als die Hälfte der Unternehmen trennt sich von unrentablen (57 Prozent) oder besonders zeitaufwändigen Objekten (63 Prozent). Größere Betriebe setzen zudem verstärkt auf Skaleneffekte und ersetzen kleinere Mandate durch größere (45 Prozent). Eine aktive Bestandsreduktion planen dagegen nur 16 Prozent.

Das Fazit ist eindeutig: Die Branche professionalisiert sich, doch entlastet wird sie dadurch nicht. Dauerstress bleibt Normalzustand, mit Folgen, die weit über die Immobilienverwaltung hinausreichen: Die strukturelle Überlastung hemmt die Umsetzung energetischer Sanierungen, bremst die Klimawende und erhöht das Risiko, dass Gemeinschaften verwalterlos bleiben. Für die Immobilienwirtschaft bedeutet das Wertverluste und Investitionsstaus, für die Gesamtwirtschaft entstehen Engpässe in der Baukonjunktur und bei der Umsetzung energiepolitischer Programme. Die Leistungsfähigkeit der Immobilienverwaltungen ist damit längst mehr als eine Branchenfrage – sie ist ein zentraler Faktor für die Stabilität des Wohnungsmarktes und für die wirtschaftliche Entwicklung Deutschlands.