Flexibel, zentral, professionell

Flex-Office-Konzepte können eine sinnvolle Alternative für die Durchführung hybrider Eigentümerversammlungen sein.

In der Praxis stoßen klassische für Eigentümerversammlungen angemietete externe Räumlichkeiten wie Vereinsheime, Hotels oder Gastronomiebetriebe immer wieder an organisatorische und technische Grenzen – insbesondere seit die Digitalisierung neue Veranstaltungsformate wie hybride Versammlungen ermöglicht. Mangelnde Flexibilität bei der Buchung, die nur bedingt für hybride Formate geeignete Technik oder schlichtweg ein nicht mehr zeitgemäßes Ambiente erschweren häufig die Durchführung effizienter und rechtssicherer Versammlungen. Einen Ansatz zur Lösung dieses Problems bieten moderne Coworking- und Meeting-Räume.

Professionelles Umfeld

Ein Netzwerk solcher dezentralen und zentralen Standorte in der Metropolregion Rhein-Neckar sowie in Hamburg und München betreibt beispielsweise 1000 Satellites. Die Räumlichkeiten sind so konzipiert, dass sie auch für die externe Nutzung, etwa durch Immobilienverwaltungen, gut geeignet sind. Sie sind unterschiedlich groß, modular nutzbar – für kleine bis größere Eigentümergemein­schaften – und befinden sich in zentralen und dezentralen Lagen mit guter Erreichbarkeit sowie Parkmöglichkeiten. Technisch sind sie wie Konferenzräume ausgestattet, inkl. Präsentationstechnik, Whiteboards, Mikrofonen und Internetzugang. Flexible Buchungsmodelle machen sie auch kurzfristig und außerhalb üblicher Bürozeiten verfügbar – auf Wunsch mit zusätzlichen Services wie Verpflegung oder technischem Support vor Ort.

Neue Möglichkeiten

Das flexible Raumangebot eröffnet Immobilienverwaltungen neue Möglichkeiten, Versammlungen ortsnah und effizient zu organisieren.

Gerade bei Eigentümergemeinschaften mit vielen auswärtigen Beteiligten hat sich das hybride Format als praktikable Ergänzung zur Präsenzveranstaltung etabliert. 1000 Satellites stellt hierfür standardmäßig Räume mit entsprechender Technik bereit. Dazu gehört eine Ausstattung für Videokonferenzen (Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, stabiles WLAN), die mit gängigen Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Webex kompatibel ist, eine Einweisung vor Ort zur Bedienung der Technik und die Unterstützung bei der datenschutzkonformen Umsetzung. So können Eigentümer ortsunabhängig teilnehmen – was zu einer höheren Beteiligungsquote beitragen kann und gleichzeitig Reisekosten reduziert.

Zeitgemäße Alternative

Die Nutzung professioneller Meeting-Räume kann eine zeitgemäße Alternative zu herkömmlichen Versammlungsorten darstellen. Sie ermöglicht nicht nur einen reibungsloseren organisatorischen Ablauf, sondern unterstützt auch neue Beteiligungsformen durch hybride Technik. Für Immobilienverwaltungen kann dies eine sinnvolle Ergänzung zur bisherigen Praxis sein – insbesondere in Regionen, in denen klassische Veranstaltungsräume nur begrenzt verfügbar oder schwer zu erreichen sind. Mitgliedern des VDIV Deutschland bietet 1000 Satellites Sonderkonditionen.