Fliegender Wechsel

Mieter ziehen aus. Mieter ziehen ein. Wie Verwalter dies effizient managen, zeigt das Beispiel der SÜDEWO, die mit rund 20 000 Wohnungen einer der größten Bestandshalter in Baden-Württemberg ist.

Es gehört zum Tagesgeschäft: Die Familie verändert sich oder ein neuer Arbeitgeber macht den Wohnortwechsel erforderlich. Gründe für Umzüge gibt es viele, und sie sind so verschieden wie die Mieter einer großen Wohnanlage. Ein Mieter kommt, ein Mieter geht, und dazwischen liegen für das Wohnungsunternehmen viel Arbeit und diverse Kosten. Mieterfluktuation und ein effizienter Umgang damit sind durch die schnelllebige und mobile Gesellschaft heutzutage für jedes Wohnungsunternehmen ein wichtiges Thema geworden. Um einen Mieterwechsel professionell zu handhaben und den Leerstandzeitraum der Wohnungen möglichst zu minimieren, bedarf es eines ausgeklügelten Systems, das sowohl eine effiziente Struktur in der Verwaltung als auch kompetente Ansprechpartner für den Mieter vor Ort umfasst.
Der Neuvermietungsprozess lässt sich auf drei Teilprozesse herunter brechen: Kündigung, Vermarktung, Neuvermietung.

1. Die Kündigung

Kündigt der Mieter sein Mietverhältnis, so wird die Kündigung auf Form und Frist geprüft und wandert über den jeweiligen Kundenbetreuer direkt in die digitale Akte des Mieters. Dort aktualisiert der Kundenbetreuer die Stammdaten des Bewohners und trägt alle relevanten Fristen ins System ein. Der Mieter erhält eine schriftliche Bestätigung seiner Kündigung, in dem ihm auch sein Vertragsende genannt wird. Gleichzeitig wird der Hausmeister der Liegenschaft automatisch über das System von der Kündigung in seiner Liegenschaft in Kenntnis gesetzt. Das Hauptarbeitsmittel jedes SÜDEWO-Hausmeisters ist sein iPad. Über das Gerät ist er an das hauseigene Verwaltungssystem angeschlossen und erhält die Information über die Kündigung zeitgleich zum Änderungszeitpunkt. Es bedarf keines weiteren Anrufes oder einer gesonderten E-Mail an den Hausmeister.

Im Hause der SÜDEWO wird vor der eigentlichen Wohnungsabnahme circa vier bis sechs Wochen vor der Abnahme der Wohnung eine sogenannte „Vorabnahme“ durchgeführt. Dazu treffen sich Mieter und Hausmeister, um die offensichtlichen Mängel in der Wohnung zu besprechen und offene Fragen zu Instandhaltungsthemen durchzugehen. Diese Vorabnahme dient zum Einen dazu, dass der Mieter sich auf eventuell auf ihn zukommende Kosten einstellen kann, zum Anderen gibt sie dem Hausmeister einen guten Überblick darüber, wie lange das Beheben der Mängel nach Auszug des Mieters dauern wird.

Zum Vertragsende vereinbaren Mieter und Hausmeister dann einen finalen Abnahmetermin für die Wohnung. Bei diesem Termin werden die Räumlichkeiten auf Mängel geprüft, der Zustand der Wohnung protokolliert und von beiden Parteien unterschrieben. Über das CMS-System speichert der Hausmeister das Protokoll in der Mieterakte ab. Bei einem mängelfreien Zustand der Wohnung kann die Kaution an den Mieter ausbezahlt werden.

Die Instandhaltungsmaßnahmen für die jeweilige Wohnung werden vom Hausmeister geprüft und über den Vermieter beim Technikdienstleister der SÜDEWO in Auftrag gegeben. Ist die Wohnung frei, beginnt der Technikdienstleister je nach Zustand der Wohnung mit der Ausbesserung der Mängel bzw. einer umfangreicheren Modernisierung. Die SÜDEWO hat mit ihrem Technikdienstleister einen Rahmenvertrag abgeschlossen, die unterschiedliche Arbeiten im  Kleinreparaturmanagement abdeckt. So muss bei einer einfachen Instandhaltung kein extra Angebot eingeholt werden. Dies beschleunigt den Renovierungs­prozess enorm.

2. Vermarktung der freien Wohnung

Jeder Leerstand kostet das Wohnungsunternehmen bares Geld. Deshalb muss eine frei gewordene Wohnung zeitnah attraktiv vermarktet werden, um eine schnelle Neuvermietung zu erreichen.
Der Vermarktung geht eine detaillierte Angebotskalkulation für jede einzelne Wohnung voraus. Diese erfolgt sofort, nachdem die SÜDEWO infolge der Kündigung von der bevorstehenden Beendigung des Mietverhältnisses Kenntnis erlangt. Für die Angebotskalkulation relevante Faktoren sind u. a. die Lage und Ausstattung des Objektes, Vergleichsmieten und der Mietspiegel der jeweiligen Stadt. Um Fehlkalkulationen zu vermeiden, wird bei der SÜDEWO jede Kalkulation, die vom Vermieter erstellt worden ist, vor Veröffentlichung vom Asset Manager noch einmal gegengeprüft und freigegeben.

Für das Objekt wird daraufhin ein professionelles Exposé erstellt. Wichtig hierbei ist vor allem, dem Interessenten ein wahrheitsgetreues Bild der Wohnung zu vermitteln. Je detaillierter das Exposé ist, desto genauer kann ein Interessent einschätzen, inwieweit die Wohnung für ihn passend ist. Das erspart dem Interessenten, aber auch dem Vermieter viel Zeit, da man schon zu Beginn sehr genau aussortieren kann. Außerdem muss dem Exposé seit dem 1.5.2014 ein Energieausweis beiliegen. Als Vermarktungsplattform hat sich bei der SÜDEWO die Bereitstellung der Angebote auf der eigenen Firmen-Website sowie bei Immobilienscout24 bewährt. Oftmals gibt es jedoch für freiwerdende Wohnungen bereits eine Warteliste mit möglichen Kandidaten, sodass eine öffentliche Vermarktung nicht mehr notwendig ist. In ländlichen Regionen haben sich bisher auch oft die klassischen Vermarktungswege wie Zeitungsinserate oder Plakate bewährt.

3. Die Neuvermietung

Alle eingehenden Unterlagen von Interessenten werden genau geprüft. Hat man aus allen Interessenten den passenden Kandidaten herausgesucht, kann dieser ein neuer Mieter werden, und der Vermietungsprozess wird in Gang gesetzt. Der Interessent erhält die Mietverträge und die dazugehörigen Dokumente. Nach Erhalt des vom Mieter unterzeichneten Mietvertrages, wird der Hausmeister darüber informiert, dass eine Wohnungsübergabe ansteht.

Der neue Mieter wird nun „an die Hand genommen“. Mit seinen von der SÜDEWO gegengezeichneten Vertragsunterlagen erhält er alle wichtigen Informationen für sein Mietverhältnis. Dazu zählen u. a. Angaben zu den Dienstleistern für Heizung oder Kabelfernsehen, dem Ansprechpartner vor Ort, die Kontaktdaten des zuständigen Haustechnikers und viele weitere für das Mietverhältnis wichtige Unterlagen. Um den Mieter zu entlasten, wird ihm bei der SÜDEWO eingeräumt, seine Kaution in drei Monatsraten ab Vertragsbeginn zu zahlen.

Geht der Mietvertrag unterschrieben beim Vermieter ein, wird er auf Rechtsgültigkeit geprüft, die Zahlungsmodalitäten werden im System vermerkt. Der Mieter hat die freie Wahl, ob die Bezahlung per Lastschrift oder Überweisung erfolgen soll. Die Wohnung wird übergeben und nach Aktualisierung der Stammdaten findet ein glücklicher Mieter ganz einfach den Weg in sein neues Zuhause.

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