KI-Anruf-Service

Wie intelligente Workflows Verwaltungen in der Kundenkommunikation entlasten.

Sie übernehmen heute bereits Anrufe, Störungsmeldungen und Statusabfragen automatisch, erstellen sofort ein vollständiges Ticket, leiten es an die zuständigen Stellen weiter und schaffen so neue Kapazitäten in Immobilienverwaltungen – so­genannte KI-Agents, Software, die mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) dazulernt und sich weiterentwickelt. Doch das ist erst der Anfang intelligenter Workflows.

Digitale Prozesse im Alltag

Die Vorteile digitaler Workflows zeigen sich an einem Beispiel, das vielen Verwaltungen bekannt ist: Außerhalb der Bürozeiten kommen Aufzugstörungen auf – ein Problem, das früher Anrufbeantworter mit Nachrichten füllte, wird heute innerhalb von Minuten gelöst. KI-Agents nehmen Anrufe entgegen, wenn niemand erreichbar ist: Im Dialog von Mensch und KI werden Anliegen vollständig erfasst, fehlende Informationen wie Fotos oder Dokumente per Web-Chat, App oder WhatsApp angefordert, Tickets anschließend automatisch an die zuständigen Techniker weitergeleitet und Statusmeldungen den Hausbewohnern via Mieterportal bereitgestellt. In kürzester Zeit sind alle informiert, Rückfragen entfallen, Mehrfachmeldungen erübrigen sich und der Bearbeitungsstatus ist jederzeit im Mieterportal abrufbar. Neben Störungen übernehmen KI-Agents auch Meldungen zu Heizung, Müllentsorgung oder Anforderungen von Dokumenten. Basierend auf fundiertem Branchenwissen weiß die KI, welche Informationen die Verwaltung für eine schnelle Bearbeitung benötigt, fragt diese proaktiv ab und erkennt, welche Anfragen automatisiert abgearbeitet werden können.

KI-Integration über alle Kanäle

Schon heute laufen Telefon, E-Mail, Chat und WhatsApp intelligent mit Mieterportalen zusammen, alles ist in der Verwaltungs-Software verknüpft. Auf dieser Grundlage lassen sich von der KI aufgenommene Anliegen jeglicher Art für Immobilienverwaltung und Anrufer transparent einsehen, ohne dass ein Systemwechsel nötig ist.

Kapazitätsengpässen entgegenwirken

KI-gestützte Lösungen entwickeln sich kontinuierlich

weiter. In der Praxis zeigt sich, dass mit Systemen wie z. B. MANAGBL.AI neben der Anrufannahme auch Aufgaben wie Dokumentenzuordnung, Dienstleistersteuerung oder Standardauskünfte automatisiert werden können. Dem aktuellen VDIV-Branchenbarometer zufolge berichten über 70 Prozent der Immobilienverwaltungen von Kapazitätsengpässen. Allein die KI-Anrufannahme in Verwaltungen spart bis zu 7,5 Arbeitsstunden pro Tag, so die Erfahrungen. Mitarbeitende gewinnen auf diese Weise wieder Kapazitäten, um sich auf komplexe und wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.

Fazit

Digitale Workflows machen Abläufe planbar, schneller und transparenter. Routineaufgaben erledigen sich von selbst, Hausbewohner sind informiert, und in der Verwaltung entsteht mehr Raum für Aufgaben, die menschliche Interaktion erfordern. So steigen sowohl Effizienz als auch Kundenzufriedenheit, und Verwaltungen profitieren von klaren, nachvollziehbaren Prozessen.