KI: Neue VDIV-Handlungsempfehlung

Künstliche Intelligenz in der Immobilienverwaltung: Effizient, rechtssicher und datenschutzkonform

Künstliche Intelligenz (KI) eröffnet der Immobilienverwaltung eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung. Durch den Einsatz von KI können Routineaufgaben automatisiert, große Datenmengen analysiert und Entscheidungsprozesse beschleunigt werden. Doch die Nutzung dieser Technologien stellt Immobilienverwalter auch vor Herausforderungen. Die neue VIDV-Handlungs-empfehlung hilft bei der rechtssicheren Einbindung von KI in Ihrer Verwaltung.

KI kann beispielsweise in der Dokumentenklassifikation eingesetzt werden, um Verträge, Rechnungen und andere Dokumente automatisch zu kategorisieren und zu verarbeiten. In der Kundenkommunikation erleichtert sie den Einsatz von Chatbots oder virtuellen Assistenten die Automatisierung von Anfragen und eine schnellere Bearbeitung von Anliegen. Auch in der Wartung von Immobilien kann KI zur Analyse von Bildern eingesetzt werden, um beispielsweise Schäden zu erkennen oder Wartungsbedarf frühzeitig zu identifizieren. Diese Anwendungen ermöglichen eine erhebliche Effizienzsteigerung und haben das Potential, dem Fachkräftemangel ein Stück weit entgegenzuwirken. Beim Einsatz von KI-basierten Anwendungen müssen jedoch immer auch die datenschutzrecht-lichen Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie der EU-Verordnung zur Künstlichen Intelligenz (KI-VO) eingehalten werden.

Rechtssicher mit KI:
Wie Sie DSGVO und KI-VO im Griff behalten

Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Eine der zentralen Anforderungen ist die klare Definition von Verantwortlichkeiten. Bei der Nutzung von KI in der Immobilienverwaltung muss eindeutig festgelegt werden, wer für die datenschutzkonforme Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich ist. Zudem müssen die Rechte der betroffenen Personen gewahrt werden, insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten. KI-Systeme müssen so gestaltet sein, dass diese Anforderungen jederzeit eingehalten werden und die Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet werden. Darüber hinaus erfordert die DSGVO, dass bei bestimmten Anwendungen von KI eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchgeführt wird, insbesondere wenn die KI-Technologie ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt.

Um die datenschutzkonforme Nutzung von KI zu gewährleisten, müssen in der Immobilienverwaltung verschiedene Maßnahmen ergriffen werden. Dazu gehören die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten. Weiterhin ist es entscheidend, unzulässige Einsatzbereiche von KI zu vermeiden. Nach der KI-VO dürfen KI-Anwendungen nicht in Bereichen eingesetzt werden, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellen. Zudem müssen Immobilienverwaltungen sicherstellen, dass KI-Systeme an die Art der verarbeiteten Daten angepasst sind. Besonders sensible Daten wie Gesundheitsinformationen oder finanzielle Daten erfordern strengere Anforderungen.

Fallen vermeiden:
Wo KI in der Immobilienverwaltung nicht eingesetzt werden darf

Die Handlungsempfehlung des VDIV bietet eine präzise Anleitung zum datenkonformen Einsatz von KI. Sie erläutert, wie Unternehmen sicherstellen können, dass ihre KI-Tools mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO und der KI-VO übereinstimmen. Sie zeigt auf, wie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt wird und die Verantwortlichkeiten im Umgang mit personenbezogenen Daten festgelegt werden. Ebenso wird auf die Notwendigkeit hingewiesen, Mitarbeitende regelmäßig zu schulen, um datenschutzrechtliche Risiken zu vermeiden und das Potenzial der KI voll auszuschöpfen.

Die Handlungsempfehlung „Künstliche Intelligenz als Immobilienverwaltung datenschutzkonform einsetzen,“ erarbeitet mit der mit der Gross Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, kann auf der Website des Verbandes herunter-geladen werden und steht den Mitgliedern kostenfrei zur Verfügung. Nicht-Mitglieder zahlen 34,51 Euro brutto.