Klein und doch rentabel

Best Practice: Wie man gerade unter den wirtschaftlich schwierigen Bedingungen kleiner Objekte bestehen und erfolgreich arbeiten kann.

Die Verwaltung kleiner Eigentümergemein­schaften lohnt sich nicht, sagen die einen. Andere haben sich darauf fokussiert – und sind damit stabil gewachsen. So z. B. die Haus­verwaltung Bels GmbH & Co. KG mit Sitz in Brandenburg an der Havel. Die mit rund 74.000 Einwohnern drittgrößte Stadt in Brandenburg ist geprägt von einer Mischung aus historischer Altbausubstanz, Neubauquartieren und kleinen Wohnanlagen in aufgelockerter Bauweise. Typische Eigentümergemeinschaften in der Region bestehen aus sechs bis acht Einheiten – wirtschaftlich oft als unattraktiv abgetan. Nicht so im Hause Bels. Das Unternehmen ist seit 25 Jahren in der Immobilienbranche tätig und betreut heute mehr als 2.500 Einheiten, für die ein 20-köpfiges Team im kaufmännischen wie im technischen Bereich im Einsatz ist.

Starker regionaler Fokus

Damit sich die Verwaltung der Kleinanlagen lohnt, hat das Unternehmen eigens ein darauf spezialisiertes Konzept entwickelt. „Die hohe Dichte an kleinen Eigentümergemeinschaften macht unsere Region zum idealen Testfeld für eine moderne, digital unterstützte und wirtschaftlich tragfähige Kleinanlagenverwaltung,“ so Geschäftsführerin Dana Siegel. Um die Herausforderungen der regionalen Bebauungsstruktur als Chance zu nutzen, nimmt Bels ausschließlich Mandate von Gemeinschaften mit Sitz in Brandenburg an. Alle betreuten Liegenschaften befinden sich in einem Umkreis von zehn Kilometern. Kurze Wege, schnelle Reaktionszeiten und die persönliche Präsenz vor Ort sind somit Teil des Konzepts.

Angepasste Verwalterverträge

Um eine wirtschaftlich tragfähige und zugleich serviceorientierte Betreuung anbieten zu können, arbeitet Bels mit gezielt auf Kleinstgemeinschaften ausgelegten Verwalterverträgen. Darin vereinbart ist beispielsweise die klare Trennung von Basis- und Zusatzleistungen der Verwaltung. Abrechnung, Wirtschaftsplan und die hybride Eigentümerversammlung sind als Basisleistungen mit einer pauschalen Grundgebühr abgedeckt. Darüber hinausgehende Leistungen können bei Bedarf kostenpflichtig in Anspruch genommen werden. Bittet ein Eigentümer beispielsweise um eine persönliche Erläuterung der Jahresabrechnung, ist dies nicht in der Pauschale enthalten, kann aber über einen digitalen Payment-Link beauftragt werden. Wurde die gewünschte Leistung bezahlt, wird sie erbracht – automatisiert und dokumentiert. Das hält die Verwaltungskosten für die Gemeinschaft im Rahmen und schafft Transparenz für Eigentümer.

Synergien durch Rahmenverträge

Jede neue Gemeinschaft im Bels-Portfolio tritt per Verwaltervertrag verbindlich bestehenden Rahmenverträgen des Unternehmens mit bewährten Partnern bei. Mit den in Rahmenvereinbarungen ausgehandelten Konditionen kommen auch kleine Gemeinschaften in den Genuss von Vorteilen, die sonst nur größeren Liegenschaften vorbehalten sind, während die Verwaltung von verlässlich eingespielten Abläufen, digitalen Schnittstellen, klaren Verantwortlichkeiten und einer gestärkten Verhandlungsposition profitiert.

Bündelung von Leistungen

„Statt Dienstleistungen extern zu vergeben, bündeln wir sie und erbringen sie selbst,“ erklärt Geschäftsführerin Siegel ihren Ansatz. Hausmeisterservice, Abfallmanagement und Winterdienst generieren so zusätzliche Umsätze im eigenen Haus – bei vereinfachter Einsatzplanung, besserer Kontrolle und effektiver Personalauslastung.

Digitale Erreichbarkeit

Einen weiteren Beitrag zur Wirtschaftlichkeit des Verwaltungskonzeptes leistet die zentrale Service-Rufnummer des Unternehmens. Sie wurde bewusst nicht auf die reguläre Telefonnummer geschaltet, sondern läuft vollständig digital über WhatsApp und ist somit rund um die Uhr verfügbar. Bei Notfällen wie Heizungsstörungen oder verstopften Rohren hilft ein Bot, ohne das Team einbinden zu müssen – ressourcenschonend und konsequent digital.

Immobilienverwaltung des Jahres 2025

Um innovative Konzepte für die Verwaltung kleiner Eigentümergemeinschaften ging es auch bei der diesjährigen Ausschreibung der Immobilienverwaltung des Jahres des VDIV Deutschland. Hintergrund: Immer mehr kleine Gemeinschaften finden keine Verwaltung mehr, da sie als wenig rentabel gelten, weil Fachkräfte fehlen und zudem die Anforderungen an Gebäude stetig steigen. Gesucht waren Lösungen, die diesen Bereich der Immobilienverwaltung profitabel und effektiv gestalten. Mit ihrem Konzept konnte die Bels Hausverwaltung überzeugen: Platz 1 für die Verbindung von Regionalität, Digitalisierung und persönlicher Nähe zu einem einzigartigen Modell, das kleine Gemeinschaften wirtschaftlich tragfähig macht. „Die ausgezeichneten Unternehmen zeigen eindrucksvoll, dass kleine Eigentümergemeinschaften nicht länger als Problemzone gelten müssen. Mit klugen Ideen und neuen Strukturen entsteht echter Mehrwert – für Eigentümer, Mitarbeitende und die gesamte Branche,“ so das Fazit von Sylvia Pruß, Präsidentin des VDIV Deutschland, bei der Preisverleihung.