Leistung hat ihren Preis

... aber welchen? Der WEG-Verwaltervertrag regelt das

Welche Leistungen eine Immobilienverwaltung schuldet, was ihre Grundvergütung abdeckt und wann zusätzlicher Aufwand gesondert vergütet wird, das regelt der WEG-Verwaltervertrag. Diese Abgrenzung gewinnt angesichts steigender Anforderungen und schwer kalkulierbaren Arbeitsaufwands an Bedeutung. 92,2 Prozent der WEG-Verwaltungen arbeiten dem aktuellen Verwalter-Monitor „Vergütungskalkulation und Controlling in der Immobilienverwaltung“ des VDIV Deutschland zufolge mit einer Kombination aus Grund- und Sondervergütung. Zugleich nennen 73,3 Prozent den schwer vorhersehbaren Zeitaufwand pro Objekt als größte Herausforderung ihrer Vergütungskalkulation. Umso wichtiger ist ein Verwaltervertrag, der klar regelt, welche Leistungen die Grundvergütung umfasst, wann Sondervergütungen anfallen und wie diese vertraglich ausgestaltet sein müssen.

Grundvergütung: das planbare Tagesgeschäft

Die Grundvergütung umfasst einen vertraglich festgelegten Leistungsumfang. Welche Tätigkeiten hierzu gehören, schreibt das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) nicht vor. Auch gesetzliche Pflichtaufgaben müssen nicht vollständig im Grundpreis enthalten sein. Der Bundesgerichtshof (BGH) lässt ausdrücklich unabhängig von den gesetzlichen Pflichtaufgaben eine Aufteilung der Verwaltervergütung in Grund- und Sondervergütungen zu (BGH, Urteil 5.7.2019, Az. V ZR 278/17). Entscheidend ist, dass die Abgrenzung transparent bleibt und die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) insbesondere bei den regelmäßig anfallenden Aufgaben erkennen kann, mit welchen Verwaltungskosten sie typischerweise rechnen muss. Eine umfassendere Grundvergütung reduziert den Abrechnungs- und Abgrenzungsaufwand, während ein stärker ausdifferenziertes Baukastensystem zusätzlichen Aufwand gezielter vergüten kann.

Einzelne Leistungsbereiche können aufgeteilt werden. So kann die jährliche ordentliche Eigentümerversammlung einschließlich üblicher Vor- und Nachbereitung von der Grundvergütung erfasst sein, während zusätzliche Versammlungen, Termine außerhalb vereinbarter Zeiten oder besonderer Mehraufwand gesondert vergütet werden. Der Vertrag sollte den von der Grundvergütung umfassten zeitlichen und organisatorischen Rahmen klar bestimmen.

Sondervergütung: Zusätzlicher Aufwand braucht klare Regeln

Sondervergütungen eignen sich insbesondere für nicht regelmäßig anfallende oder bei Vertragsschluss schwer kalkulierbare Tätigkeiten. Beispiele sind zusätzliche Eigentümerversammlungen, die Aufarbeitung fehlender Unterlagen oder Abrechnungen eines Vorverwalters sowie ein erhöhter Aufwand bei Versicherungsfällen oder größeren Erhaltungsmaßnahmen. Der gemeinsame Mustervertrag von VDIV Deutschland und Haus & Grund Deutschland unterscheidet entsprechend etwa zwischen laufender Buchhaltung und der nachträglichen Aufarbeitung von Zeiträumen eines Vorverwalters.

Der Vertrag sollte klar erkennen lassen, welcher zusätzliche Aufwand die Sondervergütung auslöst und welche Tätigkeit damit abgegolten wird. Dafür eignen sich objektivierbare Kriterien wie die Zahl oder Dauer von Versammlungen oder die Größenordnung einer Erhaltungsmaßnahme. Bereits von der Grundvergütung erfasste Leistungen dürfen nicht nochmals gesondert berechnet werden. Gleiches gilt für Mehraufwand, der auf einer vom Verwalter zu vertretenden Pflichtverletzung beruht.

Wer schuldet die Vergütung?

Vertragspartner des Verwalters ist die GdWE, nicht der einzelne Wohnungseigentümer. Verursacht etwa ein Eigentümer durch Hausgeldrückstände zusätzlichen Verwaltungsaufwand, ist zwischen dem Vergütungsanspruch des Verwalters gegen die GdWE und einer möglichen internen Kostenbelastung des Eigentümers zu unterscheiden. Der Verwaltervertrag allein begründet grundsätzlich keine unmittelbare Zahlungspflicht des Eigentümers gegenüber dem Verwalter.

Wie werden Sonderleistungen vergütet?

Sonderleistungen können insbesondere pauschal, nach Zeitaufwand oder prozentual vergütet werden. Auch Auslagen und spätere Vergütungsanpassungen sollten eindeutig geregelt sein. Welches Modell geeignet ist, hängt von der jeweiligen Tätigkeit ab.

Für klar umrissene Leistungen, etwa eine zusätzliche Eigentümerversammlung, bietet sich eine Pauschale an. Bei schwer vorhersehbarem Aufwand kann eine Vergütung nach Zeitaufwand besser geeignet sein; Stundensätze, Abrechnungseinheiten und ggf. qualifikationsabhängige Sätze sollten eindeutig festgelegt und der tatsächliche Aufwand nachvollziehbar dokumentiert werden.

Besondere Sorgfalt erfordern prozentuale Vergütungen, etwa bei umfangreichen Erhaltungs- oder Sanierungsmaßnahmen. Der Vertrag sollte hier sowohl die vergütete Tätigkeit als auch die Bemessungsgrundlage eindeutig festlegen. Gerade bei Pauschalen und prozentualen Vergütungen sollte zudem geprüft werden, ob die Höhe noch in einem angemessenen Verhältnis zur vergüteten Tätigkeit steht. So kann etwa eine allein an der Höhe einer Sonderumlage oder einer Baumaßnahme orientierte Vergütung problematisch werden, wenn sie ohne Begrenzung zu erheblichen Zusatzkosten führt.

Wie die Vergütung berechnet wird, ist jedoch nur die eine Seite. Ebenso wichtig ist, dass die entsprechende Regelung rechtlich Bestand hat. Da Verwalterverträge in der Praxis regelmäßig vorformuliert verwendet werden, unterliegen sie der gesetzlichen AGB-Kontrolle gemäß §§ 305 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Vergütungsklauseln müssen klar und verständlich sein und dürfen die GdWE nicht unangemessen benachteiligen. Bei regelmäßig wiederkehrenden Leistungen muss zudem erkennbar bleiben, welche Gesamtvergütung voraussichtlich anfällt. Problematisch sind daher unklare Sammelklauseln, Überschneidungen mit der Grundvergütung und nicht hinreichend vorhersehbare Zusatzkosten.

Transparenz schafft Spielraum

n gutes Vergütungsmodell muss weder möglichst viele Leistungen in die Grundvergütung einbeziehen noch jede Tätigkeit einzeln bepreisen. Entscheidend ist, dass es zur GdWE und zur Arbeitsweise der Verwaltung passt und Leistungsumfang sowie Zusatzvergütungen klar erkennbar sind. Leistung darf ihren Preis haben. Entscheidend ist, dass dieser von Anfang an transparent und nachvollziehbar ist – auch um späteren Rechtsstreitigkeiten vorzubeugen.