Messen, erfassen, abrechnen

Wie man Messgeräte, Dienstleistungen und die Verträge dazu sinnvoll harmonisiert

In diese Situation gerät fast jede Immobilienverwaltung einmal: Es herrscht Unzufriedenheit mit dem Messdienstleister, und die Eigentümer drängen auf einen Anbieterwechsel. Dann aber stehen hohe Ablösezahlungen im Raum, die die Eigentümer nicht übernehmen wollen. Bei einem zunehmenden Anteil an älteren Anlagen mit Funktechnik kommt erschwerend hinzu, dass man sie nur manuell, also mit hohem Zusatzaufwand, ablesen kann. Steigt man nun auf der Suche nach Lösungen tiefer in die Vertragslage einer Liegenschaft ein, gerät man häufig in einen Dschungel aus unterschiedlichen Laufzeiten und Kündigungsfristen für Wasserzähler, Heizkostenverteiler und Wärmemengenzähler.

Wann ist nun ein günstiger Zeitpunkt für den Wechsel des Dienstleisters bzw. den Austausch der Messgeräte, zu dem nur geringe Ablösen zu leisten sind? Die Erfahrung zeigt, dass Immobilienverwaltungen als Auftraggeber oft nicht über ein Vertragsmanagement verfügen, in dem alle Geräte- und Dienstleistungsverträge angelegt sind, um treffsicher den optimalen Zeitpunkt für einen solchen Wechsel bestimmen zu können. Wie also können nachhaltige Lösungskonzepte auf Liegenschaftsebene und letztlich für den Verwaltungsbestand aufgesetzt werden, und welche Einflussfaktoren sind dabei zu berücksichtigen?

Die Analyse der Ist-Situation

Im ersten Schritt sind der Bestand und alle vorhandenen Einzelverträge zu analysieren. Bei Messdienstleistungen werden zwei relevante Vertragsarten unterschieden: Geräteverträge und Dienstleistungsverträge. Erstere gelten über die Laufzeit der Geräte, über die zweiten wird die Dienstleistung für Ablesung und Abrechnung geregelt.

Zunächst zu den Geräteverträgen: Viele Bestandsverträge haben bei Wasserzählern noch unterschiedliche Eichzeiten, für Warmwasser fünf Jahre, für Kaltwasser sechs Jahre. Die Heizkostenverteiler laufen in der Regel über zehn Jahre.

Wurden alle Geräte zum gleichen Zeitpunkt eingebaut, kann man ablösefrei erst nach 30 Jahren (!) wechseln. In Zeiten ohne Funk war es dagegen bei einem vorzeitigen Dienstleisterwechsel immer möglich, dass die Ablesung der Geräte und die Abrechnung der Heizkosten auch durch einen Dritten erfolgen. Um auf Liegenschaftsebene Einheitlichkeit zu schaffen, sind die Verträge bei Neuvergabe zum gleichen Stichtag zu harmonisieren: Wasser- und Wärmemengenzähler auf sechs Jahre, Heizkostenverteiler auf zwölf Jahre Laufzeit.

Dienstleistungsverträge

Für Endkunden und Wohnungseigentümergemeinschaften laufen Dienstleistungsverträge in der Regel über zwei Jahre und sind dann mit einer Frist von drei Monaten zum Jahresende kündbar. Sie regeln die Ablesung und die Erstellung der Abrechnung. Bei Vollkaufleuten können auch längere Vertragslaufzeiten von bis zu zehn Jahren vereinbart werden.

Rahmenverträge

Neben Einzelverträgen kommen in der Praxis häufig Rahmenverträge zum Einsatz. Gerade bei größeren Verwaltungsbeständen empfiehlt es sich, Preise, Konditionen und Qualitätskriterien zu vereinheitlichen nd die Leistungen auf wenige Anbieter zu bündeln. Gut verhandelte Rahmenverträge erleichtern die Vergabe neuer Liegenschaften und insbesondere die jährliche Rechnungsprüfung. Eine wettbewerbsfähige Preisbasis schafft zudem Wettbewerbsvorteile in der Kundengewinnung.

Wohin sollte die Reise gehen?

Das Ziel ist ein harmonisiertes Vertragsportfolio mit optimal verhandelten Preisen und synchronisierten Laufzeiten, sodass Wechsel ohne Restmietraten oder Ablösezahlungen möglich sind. Dies ist bei größeren Beständen oft ein Prozess, der sich über mehrere Jahre hinziehen kann. Ein weiterer zu beachtender Aspekt ist die Interoperabilität der Messgeräte, wie sie die Heizkostenverordnung (HKVO) seit 2022 fordert. Das bedeutet, dass Messegräte über offene Funkprotokolle auch von anderen Anbietern ausgelesen werden können, was Dienstleisterwechsel vereinfacht. Ein neu beauftragter kann so eigene Datensammler installieren, die Daten empfangen und darauf basierend die Abrechnung erstellen. Im Markt etabliert haben sich zwei verschiedene offene Funkprotokolle: OMS und LoRa. OMS wird vom Großteil, über 90 Prozent der Messdienste verwendet, LoRa von wenigen Unternehmen. OMS ist damit marktführend und bietet die höchste Flexibilität.

Tipps für den Vergabeprozess

Um bestmögliche Konditionen zu erzielen, empfiehlt sich eine Ausschreibung. Im ersten Schritt ist hierfür ein Datenraum zu erstellen, in dem alle Verträge der bestehenden Anbieter zusammengeführt werden. Auf dieser Basis können angefragte Unternehmen Preise fachgemäß kalkulieren und die Harmonisierung des Bestandes vornehmen. Kernelemente der darauf folgenden Erstellung der Vergabeunterlagen sind eine passgenaue Leistungsbeschreibung, die Bildung von Einheitspreisen sowie Eckpunkten, die vertraglich geregelt werden sollen, z. B. Bestandsharmonisierung und Qualitätssicherung. Sinnvoll sind eigene Vertragswerke, die die Ziele des Auftraggebers widerspiegeln und Zielwerte der zu liefernden Qualität berücksichtigen. In der nächsten Phase der Bietergespräche und der Verhandlung von Rahmenverträgen geht es darum, gute Preise, in erster Linie aber passende Partner zu finden, die möglichst langfristig gebunden werden. Die Laufzeiten können variabel gestaltet werden. Je länger, umso bessere Preise können erzielt werden. Je nach Größe des Bestandes sollte die Umsetzung eines Anbieterwechsels detailliert geplant werden, um eine reibungslose Gerätemontage und systematische Verfolgung von Restanten sicherzustellen. Bei größeren Montagearbeiten ist es empfehlenswert, die Ausführung in zyklischen Abständen von zwei bis vier Wochen zu kontrollieren. Je konkreter die Umsetzung von beiden Seiten gemanagt wird, desto geräuschloser sollte das Zusammenspiel zwischen den Partnern langfristig laufen.

Fazit

Dem Aufwand, den eine solche Vertragsoptimierung bedeutet, stehen die Vorteile eines bereinigten Bestandes mit klaren Regelungen und höherer Verwaltungseffizienz gegenüber.

Eine professionelle Vertragsharmonisierung erfordert qualifizierte Ressourcen und eine professionelle Projektierung. Zur erfolgreichen Umsetzung des Vorhabens empfiehlt es sich, erfahrene Partner einzubinden, die sowohl mit technischen Anforderungen als auch regulatorischen Rahmenbedingungen vertraut sind. Dies stellt sicher, dass Projekte effizient und auch vertraglich rechtssicher zum Erfolg geführt werden.