Neue Maßstäbe

Wie Künstliche Intelligenz die Immobilienverwaltung verändert

Immobilienverwaltung ist kein einzelner Prozess, sondern ein Zusammenspiel aus Stammdaten, Buchhaltung, Ticketing, Eigentümerversammlungen und laufender Kommunikation. In vielen Verwaltungen sind diese Bereiche historisch gewachsen und über unterschiedliche Systeme, Excel-Listen und manuelle Übergaben verteilt. Der organisatorische Aufwand entsteht dabei weniger durch die fachliche Komplexität als durch fehlenden Zusammenhang zwischen den Prozessen.

In der Buchhaltung zeigen sich diese Brüche besonders deutlich: Informationen liegen verteilt vor, Zusammenhänge müssen manuell hergestellt werden, und jeder Medienbruch erhöht den Aufwand und das Fehlerrisiko.

Als Immobilienverwaltung mit deutschlandweit 17 Standorten und zugleich Software-Entwickler verfolgt Buena hier bewusst einen anderen Ansatz. Alle zentralen Bestandteile des operativen Systems werden vollständig selbst entwickelt. Buchhaltung, Ticketing, Dokumentenmanagement und Eigentümerkommunikation sind keine angebundenen Einzellösungen, sondern Teil einer durchgängigen Plattform. Diese Tiefe der Automatisierung ist nur möglich, weil Fachprozess, Datenmodell und Software-Entwicklung aus einer Hand kommen. Künstliche Intelligenz (KI) ist dabei kein Zusatzmodul, sondern integraler Bestandteil und verbindet die Prozesse dort, wo sie im Alltag ineinandergreifen. Ziel ist es, wiederkehrende Tätigkeiten konsequent zu reduzieren und Verwaltungen genau dort Zeit zurückzugeben, wo Erfahrung, Verantwortung und Entscheidung gefragt sind.

Im Fokus: KI in der Buchhaltung

Neben KI-gestützter Ticketbearbeitung und voll automatisiertem Dokumentenmanagement setzt Buena KI in der gesamten Buchhaltung ein – von der ersten Erkennung einer Rechnung bis zur Zahlung, Verbuchung und späteren Abrechnung. Jede Rechnung wird fachlich so weit vorbereitet, dass der Mensch nicht mehr suchen und vergleichen muss, sondern gezielt prüfen und entscheiden kann.

Rechnungseingang und sachliche Prüfung

Sobald eine Rechnung eingeht, wird sie von der KI vollständig erkannt und analysiert. Dabei geht es nicht nur um Beträge oder Mehrwertsteuer. Die KI prüft, ob die Rechnung inhaltlich überhaupt plausibel ist, ob Indizien für eine Beauftragung vorliegen, etwa zugehörige Tickets, frühere Aufträge oder vergleichbare Vorgänge.

Dazu gleicht die KI die Rechnung mit historischen Tickets, früheren Aufträgen und bekannten Mustern ab. Rechnungen, die nicht zu einem bekannten Vorgang passen oder ungewöhnlich erscheinen, werden für den zuständigen Sachbearbeiter markiert und nicht weiter von der KI bearbeitet. Standardfälle laufen ohne Unterbrechung weiter.

Alle formalen Merkmale werden parallel geprüft: Rechnungsanschrift, IBAN, Rechnungsnummer (inklusive Abgleich, ob diese bereits im System existiert), Skonto-Fristen sowie relevante Lohnkosten nach § 35a Einkommensteuergesetz (EStG). Was früher mehrere Minuten für Sichtung, Rückfragen und Abgleiche erforderte, liegt heute innerhalb weniger Sekunden fachlich vorbereitet vor.

Buchungsvorschlag statt Dateneingabe

Auf Basis dieser Analyse erstellt die KI einen vollständigen Buchungsvorschlag. Dieser umfasst nicht nur das Buchungskonto, sondern auch steuerliche Aspekte wie § 35a-Lohnkosten oder auf Objekt und Einheiten bezogene Zuordnungen.

Der zuständige Buchhalter prüft anschließend den Vorschlag. In der großen Mehrheit der Fälle kann dieser direkt bestätigt werden – in standardisierten Fällen wird so aktuell eine Buchungsgenauigkeit von über 99 Prozent erreicht. Abweichungen oder Sonderfälle werden hervorgehoben und manuell korrigiert. Diese Korrekturen fließen zurück ins System und verbessern künftige Vorschläge.

Abgleich mit Banktransaktionen und Zahlungslogik

Parallel zur Rechnungsprüfung werden alle Banktransaktionen automatisiert eingelesen. Die KI analysiert jede Transaktion und prüft, ob es sich um eine bekannte, wiederkehrende Zahlung handelt oder ob eine neue Rechnung zugeordnet werden kann. Wurde eine Rechnung per Lastschrift eingezogen, wird dies von der KI erkannt und die dazugehörige Rechnung mit der Transaktion verknüpft.

Liegt keine Lastschrift vor, erstellt das System automatisch Zahlungsentwürfe. Dabei werden neben der Rechnung auch Fälligkeiten, Skonto-Fristen und die aktuelle Liquidität des jeweiligen Bankkontos berücksichtigt. Die finale Priorisierung und Freigabe der Zahlung erfolgt durch den Sachbearbeiter, nicht die inhaltliche Vorbereitung.

Automatisches Buchen von Transaktionen

Sobald Transaktionen über die Bankschnittstelle eingehen, werden sie von der KI analysiert. Wiederkehrende Transaktionen werden automatisch verbucht. Bei neuen oder unbekannten Zahlungen prüft die KI, ob eine passende Rechnung existiert oder ob ein neuer Vorgang angelegt werden muss. Auch hier werden Buchungskonten, Kostenarten und – falls relevant – § 35a-Lohnkosten vorgeschlagen. Der Mensch greift nur noch dort ein, wo eine Entscheidung notwendig ist.

Automatische Rechnungsabgrenzungen

Rechnungsabgrenzungen erfolgen ebenfalls automatisiert. Insbesondere bei zeitlich übergreifenden Kosten schlägt die KI entsprechende Abgrenzungen vor, die nach Prüfung übernommen werden können. Die Abgrenzungslogik ist damit kein nachgelagerter Sonderprozess mehr, sondern Teil der laufenden Buchhaltung.

Vom Wirtschaftsplan bis zur Jahresabrechnung

Auf Basis der laufend strukturierten Buchhaltungsdaten können Wirtschaftspläne noch genauer aufgestellt werden. Aktuelle Preisindizes, bekannte Kostenentwicklungen und objektspezifische Besonderheiten fließen in die Planung ein.

Die Jahresabrechnung selbst wird dadurch zum formalen Abschluss eines bereits vorbereiteten Systems. Zusätzliche Korrekturbuchungen werden auf ein Minimum reduziert. Nach Freigabe ist die Abrechnung direkt im Eigentümerportal verfügbar – ohne manuelles Zusammenführen oder Nacharbeiten.

Ausblick

Aktuell arbeitet Buena an der Umsetzung der neuen Standards des Bundesverbandes für Energie- und Wasserdatenmanagement (BVED) für den digitalen Austausch von Heizkostendaten, um auch die Erfassung und Verarbeitung von Heizkosten vollständig zu automatisieren. Parallel dazu wird ein KI-gestützter Ansatz für Eigentümerversammlungen entwickelt, der Vorbereitung und Nachbereitung in einem durchgängigen Prozess abbildet – von der Analyse bestehender Beschlüsse bis zur strukturierten Verknüpfung gefasster Beschlüsse mit Tickets.

Automatisieren, was sich wiederholt

Bei Buena ersetzt KI nicht Verantwortung, sondern Wiederholung. Alles, was sich klar erkennen, vorbereiten oder vorbefüllen lässt, wird automatisiert. So entsteht eine Immobilienverwaltung, die mit wachsendem Bestand effizienter wird, nicht komplexer.