Rechnet sich das?

Mietverwaltung – ein rentables Geschäftsmodell, wenn die Voraussetzungen stimmen

Bei Konferenzen, Tagungen und Stammtischen der Verwaltungsbranche hört man häufig, dass Mietverwaltung viel attraktiver sei als die klassische WEG-Verwaltung. Als Hauptargument wird hier neben dem Hinweis auf das Fehlen der „lästigen“ abendlichen Eigentümerversammlungen oft die höhere Rentabilität der Mietverwaltung angeführt. Die Rentabilität beschreibt das Verhältnis von Gewinn zu Aufwand. Für Immobilienverwaltungen bedeutet das: Der eingesetzte Zeitaufwand – vor allem durch Fachpersonal – muss in einem angemessenen Verhältnis zur Vergütung stehen, damit am Ende ein Gewinn bleibt.

Die Einnahmenseite

In der Mietverwaltung wird die Verwaltervergütung seltener nach Einheiten (wie im WEG-Bereich) als über einen Anteil an der Nettokaltmiete berechnet. In der Metropolregion München sind ca. vier bis acht Prozent der Kaltmiete üblich. Wichtigster Faktor für die Berechnung ist die Größe des zu verwaltenden Bestandes. Mit steigender Anzahl der Einheiten und höheren Mieteinnahmen sinkt in der Regel der pro­zentuale Anteil an der Kaltmiete bzw. die Gebühr pro Einheit. Neben dieser Grundgebühr werden häufig Vermietungen und die Begleitung von Wohnungssanierungen zusätzlich abgerechnet. Folglich können mit der Verwaltung eines Mietshauses im Regelfall deutlich höhere Umsätze erzielt werden als mit der Verwaltung einer Wohnungseigentümer-gemeinschaft vergleichbarer Größe.

Kosten und Aufwand

In der Mietverwaltung reicht es nicht aus, nur den Gesamtumsatz zu betrachten. Maßgeblich sind die sogenannten Unit Economics, also die Einnahmen und insbesondere die Kosten pro Kunde. Die Rentabilität eines einzelnen Kunden (Mietshaus-Eigentümer) lässt sich in der Regel erst etwa zwölf Monate nach Übernahme der Verwaltung seriös beurteilen. Insbesondere im ersten Quartal ist der Zeitauf­wand hoch. In dieser Onboarding- und Integrationsphase werden Buchhaltungssysteme eingerichtet oder geprüft, Objektbegehungen durchgeführt und der Bestand intensiv analysiert. Die Anfangsphase ist also immer herausfordernd, aber mit einem guten Team und vernünftigen Prozessen beginnt schnell das professionell strukturierte Verwalten; vorausgesetzt man hat vorher seine Hausaufgaben gemacht und ist sich bewusst, was genau der Kunde will.

Den Leistungsumfang definieren

Anders als in der WEG-Verwaltung ist das Leistungsspektrum in der Mietverwaltung oft nicht klar definiert. So entsteht schnell die Erwartungshaltung, eine Vielzahl zusätzlicher Leistungen werde von der Verwaltung übernommen. Es ist daher unerlässlich, eine der guten von einem Fachverband erarbeitete Mustervorlagen für den Verwaltervertrag zu verwenden, um Klarheit über den geschuldeten Leistungsumfang zu schaffen. Mindestens genauso wichtig ist es, – noch vor Vertragsabschluss – den potenziellen neuen Mietshaus-Kunden und seine Vorstellungen genauer kennenzulernen. Viele Herausforderungen werden beim ersten Kontakt nicht sichtbar. Weder E-Mails mit reinen Objektdaten noch kurze Telefonate oder Erstgespräche ergeben ein vollständiges Bild. Die Verwaltung muss daher auch bei Kunden, die oftmals (auf den ersten Blick) ein attraktives Portfolio haben, die Aufwands- und Kostenrisiken genau unter die Lupe nehmen. Hier steckt der Teufel im Detail und hier schlummert auch das Rentabilitätsrisiko. Zur Veranschau­lichung ist es sinnvoll, beispielhaft zwei Kundengruppen und die mit ihnen ggf. auftretenden Herausforderungen zu beschreiben.

Kundengruppe I: die Selbstverwalter

Der Bestand: Häufig ein Mietshaus oder ein kleines Portfolio, das lange vom Eigentümer selbst oder einem Verwandten verwaltet wurde. Das mache kaum Arbeit, wird eigentümerseitig meist geäußert, die Abrechnung habe man ruck, zuck mit dem Taschenrechner erledigt, die Mieter seien alle zufrieden und würden sich auch eigentlich nie melden etc. Daraus ergebe sich „logischerweise,“ dass auch die Verwaltergebühr niedrig ausfallen müsse.

In solchen Fällen rate ich zur Vorsicht. Oft ist schon das Aufsetzen solcher Bestände besonders aufwendig, da wenige Informationen oder Dokumente in digitaler Form vorliegen. Besonders aber muss man sich fragen, warum der potenzielle Kunde nun eine Verwaltung sucht, wenn doch stets alles so einfach vonstattenging und -geht. Oft liegt es daran, dass Sanierungen und Modernisierungen nun „endlich“ geplant und durchgeführt oder die Mieten bis zur Kappungsgrenze erhöht werden sollen. Das sind durchaus Aufgaben eines Mietverwalters, aber hier sollte man von Anfang an auf eine ordentliche Vergütung bestehen und ggf. Vereinbarungen für die Abrechnung von Zusatzaufwänden treffen.

Kundengruppe II: der große Bestandshalter/Family Office

Der Bestand: meist ein größeres Portfolio von Mehrfamilienhäusern. Zum kaufmännischen Klumpenrisiko, das diese Kundengruppe mit sich bringt, kommt hier oft eine hohe Anspruchshaltung. In Vorgesprächen sollten die Service-Erwartungen des Kunden genau geklärt werden. Dazu gehören auch scheinbare Randthemen wie die Anzahl der Meetings, erwartete Antwortzeiten oder Frei­gabegrenzen für Einzelaufträge. Sonst kann permanenter Abstimmungsbedarf in der täglichen Verwaltungspraxis sehr zeitaufwendig sein. Auch die Reporting-Struktur des Kunden gilt es unter die Lupe zu nehmen, zumal wenn es heißt, sie sei „Standard“ oder gar „simpel“. In der Praxis sind die Ansprüche oft jedoch hoch und stellen selbst erfahrene Kollegen aus der Objektbuchhaltung vor Herausforderungen.

Fazit

Feststellen lässt sich abschließend, dass Mietverwaltung wirtschaftlich attraktiv sein kann, insbesondere wenn Kunde und Verwaltung vertrauensvoll zusammenarbeiten. Mit guter Arbeit wird sich die Verwaltung dieses Vertrauen über die Zeit verdienen. Voraussetzung ist und bleibt aber, dass man bereits bei der Kundengewinnung genau hinschaut und den Leistungsumfang der Verwaltungstätigkeit genau definiert. Hoher Umsatz verliert an Attraktivität, wenn der Aufwand überproportional steigt – und dann kann die Rentabilität der Mietverwaltung sogar unter der der WEG-Verwaltung liegen.