Rechtssicher statt wackelig

Was erlaubt das Paketmodell?

Welche Leistungen sind bei jedem Verwaltervertrag Pflicht? Was kann zusätzlich abgerechnet werden? Transparenz, klare Verträge und die Beachtung gesetzlicher Mindestpflichten bilden die Basis rechtssicherer Paketmodelle.

Wie berechnet sich die Verwaltervergütung? Die Antwort auf diese Frage hat sich im Laufe der Zeit grundlegend verändert. Ehedem erhielt der Verwalter für seine Tätigkeiten eine pauschale Vergütung, die in der Regel nach der Anzahl der Einheiten in der verwalteten Anlage bemessen wurde. Dieses Vergütungssystem nimmt aber keine Rücksicht auf die konkreten Belange in einer Anlage und dem sich hieraus ergebenden individuellen Aufwand bei der Verwaltung. Dies erschwert die Kalkulation einer auskömmlichen Vergütung.

Baukastensystem als Standard

Als Standard hat sich daher ein Baukastensystem etabliert. Der Verwalter erhält weiterhin eine Grundvergütung. Im Verwaltervertrag ist definiert, welche Leistungen mit dieser abgegolten sind und welche zusätzlich vergütet werden. Die zusätzliche Vergütung erfolgt prozentual, über Pauschalen oder nach Zeitaufwand. Grundsätzlich akzeptiert die Rechtsprechung diese Aufteilung in Grundleistungen und besondere Leistungen. Sie verlangt allerdings „eine klare und transparente Abgrenzung derjenigen Aufgaben, die von einer vorgesehenen Grundvergütung erfasst sein sollen, von denen, die gesondert zu vergüten sind. Ferner muss bei den Aufgaben, die in jeder Wohnungseigentümergemeinschaft laufend anfallen, der tatsächliche Gesamtumfang der Vergütung erkennbar sein“ (BGH, Az. V ZR 278/17). Die Verträge müssen daher sorgfältig formuliert sein.

Vom Grundpaket zur Premiumvariante

Dies gilt auch für sogenannte Paketlösungen. Bei diesen bietet der Verwalter definierte Leistungspakete für eine in der Regel pauschalierte Gesamtvergütung an. Das Spektrum beginnt mit dem vergleichsweise kostengünstigen „Grundpaket,“ das in der Regel nur das umfasst, was das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) als Minimum vorsieht. Und es reicht bis zum „Premium“-Paket mit breiterem Leistungsspektrum und höherer Vergütung. Fließende Übergänge zum Baukastensystem sind aber denkbar. Feste Begriffe sind nicht vorgegeben. Es bleibt dem Verwalter überlassen, ob er vom „Grund“-, „Basis“- oder „Verwaltungspaket light“ etc. spricht, solange die Beschreibung nachvollziehbar und transparent bleibt. Begriffe wie „Premium-“ oder „Luxus“-Paket sind also denkbar, wecken aber naturgemäß auch eine Erwartungshaltung.

Mindestpflichten nicht abschließend geklärt

Das Gesetz weist dem Verwalter eine Palette von Tätigkeiten zu. Paketlösungen sind demnach rechtlich unproblematisch, wenn der Verwalter die nach dem WEG erforderlichen Leistungen auch tatsächlich anbietet und erbringt. Was nun aber tatsächlich zu den „Mindestpflichten“ eines bestellten Verwalters gehört, ist keinesfalls abschließend geklärt. Ansatzpunkt und zugleich Quelle für Missverständnisse ist § 27 Abs. 1, 2 WEG. Der Verwalter ist berechtigt, aber auch verpflichtet, Maßnahmen eigenständig zu ergreifen, wenn diese von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen finanziellen Verpflichtungen führen (Abs. 1 Nr. 1) oder einen Nachteil abwenden (Abs. 1 Nr. 2). Diese Vollmacht regelt die Entscheidungskompetenz des Verwalters im Innenverhältnis zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE). Mit einem Beschluss nach § 27 Abs. 2 WEG können die Eigentümer diese Entscheidungskompetenz des Verwalters erweitern oder auch einschränken. Im Außenverhältnis hat dies keine Auswirkungen. Der bestellte Verwalter vertritt die GdWE, diese Vollmacht kann nicht durch Beschluss oder Vereinbarung eingeschränkt werden (§ 9b Abs. 1 S. 3 WEG).

Organkompetenzen

Zudem verbleiben sogenannte Organkompetenzen stets beim Verwalter. Über sie ist kein Beschluss im Rahmen des § 27 Abs. 2 WEG möglich. Der Verwalter darf und muss sie ausfüllen, z. B.:

• § 24 Abs. 1 und 5 WEG: Einberufung und Vorsitz der Versammlung,
• § 24 Abs. 7 und 8 WEG: Führung der Beschlusssammlung,
• § 28 Abs. 1 WEG: Aufstellung des Wirtschaftsplanes,
• § 28 Abs. 2 WEG: Erstellung der Jahresabrechnung,
• § 44 Abs. 2 WEG: Information über Beschlussklagen.

Er bleibt für die Durchführung der Beschlüsse zuständig. Er muss auf gebotene Beschlüsse hinwirken und diese vorbereiten. Es ist auch äußerst fraglich, ob ein Verwalter von Verpflichtungen, z. B. im Rahmen von Verkehrssicherungspflichten, Versicherungsschäden oder Erhaltungsmaßnahmen befreit werden kann.

Grund- und Zusatzleistungen

Das Basispaket muss demnach wenigstens diese „Grundleistungen“ enthalten. Dennoch bietet es Vorteile: Gerade bei kleinen Eigentümergemeinschaften ermöglicht die Reduktion auf das Wesentliche oftmals erst einen Leistungskatalog, der der GdWE eine hinreichende Verwaltungsleistung und der Verwaltung eine auskömmliche Vergütung garantiert.

Beispiele für die zulässige Unterscheidungen zwischen „Basis“- und „Premium“-Paket sind beispielsweise:

• Anzahl und Durchführung der Eigentümerversammlungen,
• Zusendung von Niederschriften,
• Auswertungen nach § 35a EstG oder CO₂KostAufG,
• Anzahl und Durchführung von Beiratssitzungen,
• Anzahl der Objektbegehungen im Jahr,
• individuelle Erreichbarkeit per Telefon oder Portal,
• unterjährige Informationen im Sinne eines Bestandsberichts,
• Abwicklung von Einsichtsrechten,
• Verbrauchsinformationen,
• zusätzliche Informationsbeschaffung bei Angeboten von Erhaltungsmaßnahmen,
• Energieberatung,

• Abrechnungserstellung bei Eigentümerwechsel usw.

Maßgeblich ist die klare und transparente Formulierung im Verwaltervertrag.

Sonderfall: Partielle Dienstleistungen

Verwalterlose Gemeinschaften suchen nicht selten nach partiellen Dienstleistungen, wie z. B. der Erstellung von Abrechnungen. Auch hier ist das Paketmodell möglich, aber es ist Zurückhaltung geboten. Ein Bestellungsbeschluss führt wieder zur Verwalterstellung (§ 9b WEG – s. o.) und den wohl nicht abzuwälzenden Mindestpflichten. Hier sollten Verwalter eher einzelne Segmente ihrer Tätigkeit als Dienstleister anbieten, z. B. die Erstellung der Abrechnung, ohne sich gleich als Verwalter bestellen zu lassen. Tipp: Zuvor sollte mit der Vermögensschadenhaftpflicht geklärt sein, ob sie dies abdeckt.