Überlastet, unterbesetzt , unter Druck

Immobilienverwaltungen im Systemstress 

Herr Kaßler, der Fachkräftemangel ist für viele Verwaltungen längst Normalzustand. Wie ernst ist die Lage wirklich?

Fachkräftemangel ist in vielen Immobilienverwaltungen der Regelzustand. Laut Branchenbarometer 2025 sind nur 22 Prozent der befragten Verwaltungen aktuell ausgelastet, während 70 Prozent unter deutlicher Überlastung arbeiten. Unterauslastung ist praktisch nicht existent. Die Ursache ist klar: 39 Prozent der befragten Verwaltungen haben unbesetzte Stellen, im Schnitt fast drei Vakanzen pro Unternehmen. Besonders kritisch ist die Lage bei größeren Verwaltungen – über 80 Prozent der Befragten ab 1.000 Einheiten melden Kapazitätsengpässe, bei mehr als 3.000 Einheiten haben 73 Prozent nicht besetzte Stellen. Der Personalbedarf wächst, die Besetzbarkeit nicht.

Wie wirkt sich diese Situation konkret im operativen Alltag aus?

Die Auswirkungen treffen die Handlungsfähigkeit der Verwaltungen direkt. Bei dauerhaft überschrittenen Kapazitäten geht es nicht mehr um höheren Arbeitsdruck, sondern um verlässliche Aufgabenerledigung. Über 55 Prozent der befragten Verwaltungen bearbeiten Anfragen nicht mehr konsequent. Kommunikation wird reaktiv, Bearbeitungszeiten werden länger, Prioritäten verschieben sich. Gleichzeitig nehmen regulatorische Anforderungen zu, Sanierungen werden vertagt, Risiken sowie Fehler- und Haftungsgefahren nehmen zu. Das ist systemische Überlastung, keine vorübergehende Schieflage.

Warum stößt die klassische Fachkräftegewinnung hier an klare Grenzen?

Sie stößt an Grenzen, weil Fachkräfte Arbeitsbedingungen, Verantwortung und Belastung nüchtern abwägen. Flexible Arbeitsmodelle helfen punktuell, ersetzen aber keine fehlende Kapazität. Ein dauerhaft unterbesetztes und haftungsintensives Umfeld bleibt unattraktiv.

Welche Rolle spielt die Vergütung in dieser Kette?

Vergütung ist der zentrale wirtschaftliche Hebel zur Steigerung der Attraktivität. Arbeitsinhalte und Verantwortung haben sich deutlich ausgeweitet, geprägt von Sanierung, Energie, Regulierung und Risikosteuerung. Diese Leistung ist nur tragfähig, wenn sie wirtschaftlich abgebildet wird. Entsprechend nennen 49,2 Prozent der vom VDIV Deutschland befragten Verwaltungen eine höhere Vergütung als wichtigste Maßnahme gegen Personalmangel. Sie schafft Spielräume für Bindung, Qualifizierung und Qualität.

Digitalisierung wird oft als Ausweg genannt. Ist das realistisch oder Wunschdenken?

Digitalisierung ersetzt keine Fachkräfte, steigert aber die Effizienz vorhandener Kapazitäten. Ihr Nutzen zeigt sich besonders in Engpassbereichen wie Buchhaltung und bei Eigentümerversammlungen. Am Beispiel der Buchhaltung wird der Effekt konkret: In einer Verwaltung mit rund 1.000 Einheiten fallen modellhaft etwa 4.000 Rechnungen pro Jahr an. Ihre manuelle Bearbeitung verursacht rund 75 Arbeitstage. Digitale Prozesse senken den Aufwand auf etwa neun Arbeitstage. Das ist messbare strukturelle Entlastung. Virtuelle Eigentümerversammlungen senken zusätzlich den Aufwand bei Personal und für die Nachbearbeitung. Digitalisierung wirkt jedoch nur bei gezielter Entlastung und erfordert Investitionen, Schulung und angepasste Prozesse.

Welche Marktfolgen hat diese Überlastung?

Der Markt reagiert bereits. Laut Branchenbarometer 2025 geben 57 Prozent der befragten Verwaltungen unrentable Eigentümergemeinschaften ab, 63,2 Prozent trennen sich gezielt von besonders zeitintensiven Beständen. Vor allem kleine Gemeinschaften finden zunehmend keine neue Verwaltung. In der Folge steigt die Zahl der verwalterlosen Gemeinschaften, bei denen Sanierungen, Fördermittel und Instandhaltung ausbleiben. Überlastung wird so zur strukturellen Modernisierungsbremse. Abwehrangebote mit hohen Preisen oder eingeschränkten Leistungen sind dabei keine Marktstörung, sondern eine rationale Selbstschutzreaktion der Verwaltungen zur Sicherung von Qualität.

Die Abschaffung der Weiterbildungspflicht für Verwalter wird aktuell mit Bürokratieabbau begründet. Wie bewerten Sie diesen Ansatz?

Sehr kritisch. Die Abschaffung der Weiterbildungspflicht nach § 34c Gewerbeordnung wäre fachlich falsch. Es geht um lediglich 20 Stunden in drei Jahren – einen Mindeststandard für Qualität, Verbraucherschutz und ein verantwortbares Berufsbild. Der Bürokratieeffekt ist minimal, die Risiken sind erheblich. Immobilienverwaltung ist eine haftungsintensive Managementaufgabe rund um Vermögenswerte in Milliardenhöhe. Fehlende Fachkenntnisse führen nicht zu Bagatellen, sondern zu Fehlentscheidungen, Konflikten in Gemeinschaften, Haftungsfällen und steigenden Kosten.

Warum sind verbindliche Weiterbildungsanforderungen in der Immobilienverwaltung fachlich notwendig?

Weil Aufgaben- und Haftungsrahmen außergewöhnlich weit sind. Immobilienverwalter tragen erhebliche rechtliche, wirtschaftliche und technische Verantwortung. Das erfordert dauerhaft aktuelles Fachwissen. Ein Vergleich zeigt die Schieflage: Kfz-Sachverständige unterliegen verbindlichen Fortbildungspflichten, obwohl sich ihre Bewertungen meist auf Werte im fünfstelligen Eurobereich beziehen. In der Immobilienverwaltung geht es um ein Vielfaches an Wert und deutlich komplexere Zusammenhänge. Qualifikationsanforderungen ausgerechnet hier abzusenken, ist fachlich nicht vertretbar.

Wie bewerten Verwaltungen selbst die Bedeutung von Weiterbildung?

Eindeutig positiv. Eine VDIV-Umfrage unter 1.202 Verwaltungen zeigt: 84,9 Prozent halten Weiterbildung für wichtig oder sehr wichtig, 73,7 Prozent befürworten eine Weiterbildungspflicht. Gleichzeitig geben 58 Prozent an, dass ihr Personal aktuell nicht ausreichend qualifiziert ist. Weiterbildung wird damit nicht als formale Vorgabe verstanden, sondern als Voraussetzung für Qualität, Rechtssicherheit und operative Handlungsfähigkeit.

Welche Auswirkungen hat mangelnde Qualifikation auf Eigentümer und den Markt?

Direkte und spürbare. Fehlende Qualifikation führt dazu, dass Entscheidungen vertagt oder falsch priorisiert werden, Investitionen und Instandhaltungsstrategien stocken und regulatorische Anforderungen nicht konsequent umgesetzt werden. Für Eigentümer bedeutet das Planungsunsicherheit, steigende Kosten und eingeschränkte Handlungsspielräume. Auf Marktebene entsteht ein wachsender Gebäudebestand, der nicht modernisiert wird und an Wert sowie Wettbewerbsfähigkeit verliert.

Was ist aus Ihrer Sicht die größte Fehlannahme in der aktuellen Debatte?

Bürokratieabbau mit dem Abbau fachlicher Mindeststandards zu verwechseln. Bürokratie entsteht durch ineffiziente Prozesse, nicht durch Qualifikation. Die Aufgaben- und Haftungsanforderungen in der Immobilienverwaltung wachsen weiter. Wer in diesem Umfeld Weiterbildung reduziert, baut keine Bürokratie ab, sondern verlagert Risiken in den Markt. Das ist kein Entlastungseffekt, sondern Risikoexport