Virtuelle Eigentümerversammlungen

VDIV Handlungsempfehlung zur Umsetzung

Seit der jüngsten Änderung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) von 2024 ist es möglich, Eigentümerversammlungen (ETV) komplett virtuell abzuhalten. Zur Einführung ist ein Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) mit einer Dreiviertelmehrheit erforderlich. Der Beschluss gilt für drei Jahre. Außerdem müssen WEG, die vor dem 1. Januar 2028 einen Beschluss zur virtuellen Versammlung fassen (§ 23 Absatz 1a WEG), bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchführen. Darauf kann jedoch durch einstimmigen Beschluss verzichtet werden. Die virtuelle Versammlung hat denselben rechtlichen Stellenwert wie eine Präsenzversammlung, was bedeutet, dass auch Rechte wie Teilnahme, Rede- und Stimmrecht elektronisch ausgeübt werden können. Die virtuelle Versammlung bietet zahlreiche Vorteile. Besonders hervorzuheben ist die deutliche Kostensenkung: Raummieten und Anfahrtskosten entfallen, was für viele Eigentümergemeinschaften eine erhebliche Ersparnis bedeutet. Zudem wird die Flexibilität erhöht, da die WEG nicht mehr an einem physischen Ort zusammenkommen muss. Dies ist besonders für Eigentümer mit eingeschränkter Mobilität oder solche, die aus beruflichen oder privaten Gründen nicht vor Ort sein können, von Vorteil. Darüber hinaus ermöglicht die virtuelle Versammlung eine schnellere Beschlussfassung und die Lösung von Problemen zwischen den regulären Jahreshauptversammlungen.

Technische Anforderungen und Umsetzung

Für eine virtuelle ETV müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sein. Verwalter sind dafür verantwortlich, eine geeignete Plattform zu wählen, die eine sichere und datenschutzkonforme Teilnahme ermöglicht. Teilnehmende müssen ihre Identität eindeutig nachweisen können, etwa durch ein Passwort oder eine PIN. Zudem müssen alle Teilnehmenden sichtbar sein, da das Mitwirken an der Versammlung in dieser Form mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein muss. Dies bedeutet, dass Teilnehmende nicht nur mit einem Standbild oder einer Profilgrafik teilnehmen dürfen. Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ist ebenfalls unerlässlich. Die personenbezogenen Daten der Teilnehmenden müssen gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandelt werden. Während der Versammlung dürfen keine nicht berechtigten Personen teilnehmen, und die Verwalter müssen sicherstellen, dass die virtuellen Sitzungen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Die virtuelle Eigentümerversammlung als zukunftsfähige Lösung

Es ist ratsam, die Eigentümer im Vorfeld entsprechend zu schulen. Dies kann durch die Bereitstellung von Leitfäden erfolgen, die den Umgang mit der eingesetzten Technik und die korrekte Teilnahme an der Versammlung erläutern. Auch technische Schulungen können helfen, mögliche Probleme während der Sitzung zu minimieren.

Die virtuelle Eigentümerversammlung stellt eine sinnvolle und kostengünstige Alternative zur traditionellen Präsenzversammlung dar. Sie erhöht die Flexibilität und ermöglicht es mehr Eigentümern, an Versammlungen teilzunehmen – ohne die mit Präsenzveranstaltungen verbundenen logistischen und finanziellen Hürden. Gleichzeitig müssen rechtliche und technische Anforderungen beachtet werden, um eine reibungslose und rechtssichere Durchführung zu gewährleisten.

Die vollständige Handlungsempfehlung des VDIV Deutschland zur virtuellen Eigentümerversammlung bietet detaillierte Informationen und praktische Musterbeschlüsse, die Immobilienverwaltern und Eigentümern dabei helfen, virtuelle Versammlungen rechtssicher umzusetzen. Die Handlungsempfehlung kann auf der Website des Verbandes heruntergeladen werden und steht den Mitgliedern kostenfrei zur Verfügung. Nicht-Mitglieder können Sie für 34,51 Euro brutto erwerben.