Vom Zähler bis zur Abrechnung

Wie sich Prozesse um die Abrechnung von Energiekosten durchgängig digitalisieren lassen

Gesetzliche Vorgaben und steigende Anforderungen an die Verfügbarkeit und Sicherheit von Daten treiben die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft voran. Das eröffnet Chancen für effizientere Prozesse rund um Verbrauchserfassung und Heizkostenabrechnung.

Fernablesbare Messtechnik wird Pflicht

Eine wichtige Grundlage ist fernablesbare Messtechnik. Heiz-kostenverteiler, Warmwasser- und Wärmemengenzähler messen Verbräuche und stellen die Werte digital per Funk bereit, ohne Ablesung vor Ort. Laut Heizkostenverordnung müssen bestehende, nicht fernablesbare Geräte bis zum 31. Dezember 2026 nach­gerüstet oder ersetzt werden. Für Verwaltungen wird es also höchste Zeit, Bestände zu prüfen und die Umrüstung zu planen.

Gesetzliche Anforderungen digital abbilden

Fernablesbare Geräte sind auch die Voraussetzung für die unterjährige Verbrauchsinformation (uVI). Sind sie installiert, müssen Bewohnende monatlich über ihren Heizenergie- und Warmwasserverbrauch informiert werden. Das gilt mit Ablauf der Frist ab dem 1. Januar 2027 für alle entsprechend ausgestatteten Liegenschaften. Damit für Verwaltungen daraus kein zusätzlicher manueller Prozess entsteht, automatisiert beispielsweise KALO die Bereitstellung der uVI und verbindet sie mit der digitalen Verbrauchserfassung. 

Übrigens: Werden die Vorgaben zur uVI nicht erfüllt, können Bewohnende ihre Heizkostenabrechnung unter Umständen kürzen.

Digitale Prozesse dem Tagesgeschäft anpassen

Messtechnik allein digitalisiert noch keinen Prozess. Für die Heiz- und Betriebskostenabrechnung müssen Mess-, Nutzer-, Kosten- und Abrechnungsdaten zusammengeführt werden. Für Immobilienverwaltungen ist deshalb ein zentraler digitaler Zugang zum Messdienstleister hilfreich, etwa über das KALO-Kundenportal. Es unterstützt die digitale Zusammenarbeit und ermöglicht den direkten Zugriff auf relevante Prozesse rund um die betreuten Liegenschaften. Anliegen können unabhängig von persönlicher Erreichbarkeit digital übermittelt werden.

Verwaltungen, die eine wohnungswirtschaftliche Software-Lösung nutzen, können über digitale Schnittstellen Daten medienbruch-frei und automatisiert mit dem Messdienst austauschen. Das beschleunigt Prozesse und reduziert manuelle Arbeitsschritte sowie potenzielle Fehlerquellen.

Digitalisierung als Gesamtprozess

Der größte Nutzen entsteht, wenn Verbrauchserfassung, uVI, Datenaustausch und Heizkostenabrechnung sich zu einem ef­fizienten digitalen Prozess verbinden. Immobilienverwaltungen haben dadurch weniger manuelle Arbeit, dafür verlässliche Daten und digitale Zugänge, die zum Verwaltungsalltag passen. Dann entlastet Digitalisierung dort, wo Zeit und Ressourcen besonders knapp sind.