VDIV Die Stimme
29.08.2018 - Advertorial

Telefonierst du noch oder arbeitest du schon?


Prozesse optimieren - auch in der Kommunikation

Immobilienverwaltungen versinken in Arbeit − und dann klingelt auch noch ständig das Telefon. Eigentümer und Mieter haben Fragen oder wollen sich beschweren. Überlassen Sie die Mieterkommunikation einfach anderen. Mit dem professionellen 1st Level-Support von Oracom sparen Sie Zeit und Nerven. Ein Interview mit der Oracom GmbH über die Prozessoptimierung der Kommunikation einer Hausverwaltung.



„Telefonierst du noch oder arbeitest du schon?” Damit treffen Sie bei vielen Hausverwaltungen den Nagel auf den Kopf. Warum?

Oracom: Weil Hausverwaltungen oft mit einem Fuß auf der Bremse stehen. Unsere Dienstleistung löst die Bremse und macht den Verwaltungen das Leben leichter. Fakt ist: Hausverwaltungen versinken in Arbeit. Meist gibt es nicht genug Mitarbeiter, um diesen Berg an Arbeit zu bewältigen. Und ständig klingelt das Telefon. Mieter sind gnadenlos. Frau Meier interessiert es nicht, ob sich der Verwaltungsmitarbeiter gerade zum 5. Mal in die Betriebskostenabrechnung reindenkt. Frau Meier will wissen, wann der Klempner kommt und noch ein bisschen plaudern.

Das ist die Bremse.

Oracom: Genau! Solche Telefonate fressen gerne mal 10 Minuten kostbare Arbeitszeit, aber was viele Verwaltungen nicht wissen: Die Mieterkommunikation können sie an Oracom abgeben.

Nun sagt es sich ja leicht: „Meine Mitarbeiter schaffen das schon irgendwie.” Warum empfehlen Sie die Auslagerung noch?

Oracom: Gegenfrage: Warum backen Sie Ihre Pizza nicht immer selbst? Weil Sie sich Arbeit und Stress sparen wollen. Und wir behaupten mal, dass der Italiener an der Ecke es schafft Ihnen die Pizza schneller, besser, zu einer gleichbleibenden Qualität und am Ende auch noch günstiger, aufgrund der Zeitersparnis, zu backen. Nichts gegen Ihre Kochkünste, aber er hat´s einfach im Blut. Stichwort: Spezialisierung. Überlegen Sie mal, was es kostet, wenn Ihre teuren, qualifizierten Mitarbeiter ihren Arbeitstag am Telefon verplempern? Oder in welchem Zeitfenster Sie überhaupt für Ihre Mieter erreichbar sind? Stichwort: Kundenservice.

Ihre Lösung ist ein Service Center für die Immobilienwirtschaft. Was machen Sie genau?

Oracom: Wir bieten 1st Level-Support, d.h. wir übernehmen für Sie den Erstkontakt mit Ihren Mietern auf allen Kommunikationskanälen und arbeiten die Anliegen auch gleich ab. Gerne auch 24/7.

Für Ihre Kunden schaffen Sie eine Abarbeitungsquote von über 80 Prozent, wo der Kunde quasi nichts mehr tun muss. Wie machen Sie das?

Oracom: Wir haben ein sehr effizientes, strukturiertes und klares System für die Abarbeitung von Mieteranliegen entwickelt, selbstverständlich agieren wir immer nach den Vorgaben der Hausverwaltung. Nur absolute Fachfragen leiten wir an die jeweiligen Verwaltungsmitarbeiter oder direkt an die Handwerker weiter, die sie dann bequem nach Priorität bearbeiten können.

Klingt nach einer enormen Entlastung.

Oracom: Ja, unser Service Center ist der Turbo für Hausverwaltungen. Die Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit für die Erledigung und Qualität von anderen wichtigen Aufgaben. So schafften es unsere Kunden die betreuten WE je Mitarbeiter im Schnitt um 30 Prozent zu steigern. Auf der anderen Seite steht der zufriedene Bewohner. Der freut sich natürlich über die verbesserte Erreichbarkeit und die kurzen Bearbeitungszeiten.

Noch mehr würde er sich freuen, wenn er in Zeiten der Digitalisierung mit seiner Hausverwaltung eben auch digital kommunizieren könnte, oder?

Oracom: Na klar, auf diesen Zug muss man aufspringen! Und wir haben einige spannende digitale Dienste im Gepäck, die aus Ihrer Hausverwaltung eine moderne Hausverwaltung machen, wie unser Bewohnerportal mit App, der elektronische Hausaushang oder der digitalisierte Instandhaltungsprozess.

Sie sagen, alle 11 Minuten verliebt sich eine Hausverwaltung in Oracom.

Oracom: Kein Wunder, oder? Nein, so oft passiert es leider nicht. Vielleicht noch nicht. Aber wir können mit Stolz sagen, dass wir unseren Kundenstamm in den letzten zwei Jahren mehr als verdoppelt haben und deutschlandweit mittlerweile rund 300.000 WE betreuen.

Weitere Fragen an die Oracom GmbH beantwortet Ihnen gerne Ihr Ansprechpartner Andreas Tutsche, E-Mail: » office@oracom.de

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