10 Tipps für die Belegprüfung mit Verwaltungsbeiräten

Die professionelle und transparente Belegprüfung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, Vertrauen zu stärken und die Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat zu verbessern. Dabei spielen Organisation, digitale Lösungen und offene Kommunikation eine zentrale Rolle. Die folgenden zehn praxisnahen Tipps erleichtern den Prüfprozess, schaffen Klarheit und vermitteln gleichzeitig Ihre Begeisterung für die vielseitige Tätigkeit als Immobilienverwalter.

1 Termine frühzeitig festlegen und abstimmen

• Vorausschauende Planung schafft Sicherheit: Legen Sie feste Terminserien für jedes Objekt fest, z. B. immer am zweiten Dienstag im März. So vermeiden Sie Überschneidungen, und alle Beteiligten können frühzeitig planen.
• Arbeiten Sie lieber tagsüber? Dann planen Sie Belegprüfungen zu Zeiten, die Ihnen zusagen. Dem Verwalter-Monitor des VDIV Deutschland vom Juni 2024 zufolge bevorzugen 90,8 Prozent der Verwaltungen Eigentümerversammlungen vor 17:00 Uhr. Das dürfte umso mehr auch für die Belegprüfungen gelten.

2 Überraschungen vermeiden

Verlässlichkeit entsteht durch Kommunikation. Informieren Sie den Beirat im laufenden Jahr über relevante Ereignisse, die Kosten verursachen können, etwa eine teurere Reparatur an der Heizungsanlage, Wasserschäden oder wenn mehrfach der Aufzug ausfiel. Durch kontinuierliche Updates schaffen Sie Vertrauen und vermeiden Überraschungen bei der Belegprüfung.

3 Digitale Unterlagen bereitstellen 

Entlasten Sie sich selbst und Ihre Beiräte durch den Einsatz geeigneter Software. Belege können online zur Verfügung gestellt werden, sodass die Beiräte diese flexibel und eigenständig (also ohne den Verwalter) prüfen können. Auftretende Fragen können dann gesammelt und effizient nachbesprochen werden. Denken Sie für künftige Prüfungen auch an die Integration von E-Rechnungen.

4 Das passende Format wählen

• Digitale Belegprüfungen per Videokonferenz sind zeitgemäss und werden von vielen Kunden bereits gewünscht.
• Prüfen Sie, ob die gemeinsame Prüfung in manchen Fällen sogar entfallen kann. Gemäss § 29 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz ist der Beirat nur zur Prüfung und Stellungnahme verpflichtet – diese kann auch ohne Verwalter erfolgen.

• Gibt es keinen Beirat oder nimmt dieser es besonders genau, empfiehlt sich eine interne Vorprüfung durch die Verwaltung.

5 Vorbereitung ist alles.

• Strukturierte Vorbereitung vermittelt Professionalität.
• Nutzen Sie Checklisten, um alle relevanten Punkte abzudecken. Aktualisieren Sie die Checklisten immer wieder.
• Erklären Sie das Abrechnungsergebnis anhand der Abweichungen zum Wirtschaftsplan in einem Soll-Ist-Vergleich verständlich: Warum gibt es eine Nachzahlung?
• Erstellen Sie eine Liste häufig gestellter Fragen (FAQ) – das spart Zeit und Nerven.

6 Proaktiv handeln 

• Analysieren Sie die Zahlen im Vorfeld und bringen Sie Lösungsvorschläge mit: Was kann getan werden, um die Kosten einzudämmen?
• Ist die Rücklagenzuführung angemessen? Kann anhand der vorhandenen Bauteile (Dach, Fassade, Aufzug, Balkone ...), ihrer Lebenserwartung und der geschätzten Erneuerungskosten die jährliche Rücklagenbildung genauer berechnet werden?

7 Wissensträger bereithalten

Halten Sie Wissensträger wie Objektbetreuer, Techniker oder Buchhalter bereit. So können Fragen direkt geklärt werden. Praktisch: Notieren Sie bei der Bezahlung von Rechnungen gleich relevante Informationen (z. B. „bei Versicherung eingereicht“ oder „von Versicherung abgelehnt”), um spätere Nachfragen zu minimieren.

8 Die Gelegenheit nutzen

• Nutzen Sie die Belegprüfung als „Generalprobe“ für die Eigentümerversammlung. Besprechen Sie die Tagesordnung und legen Sie den Versammlungstermin fest.
• Marketing: Während der Belegprüfung können Ihnen die Beiräte nicht davonlaufen. Also nutzen Sie diesen Termin! Heben Sie hervor, was gut gelaufen ist, um so Ihr Image als professionelle Verwaltung zu stärken.

9 Vertrauen schaffen

• Offenheit ist entscheidend: Zeigen Sie auf Wunsch alle Belege. Es sollte klar sein, dass Sie nichts zu verbergen haben und daran interessiert sind, Transparenz zu schaffen.
• Versprechen geben und halten: Fertigen Sie ein Protokoll an und arbeiten Sie die Besprechungspunkte zügig ab.

10 Anerkennung und Freude vermitteln

Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Wertschätzung für die ehrenamtliche Tätigkeit der Beiräte zu zeigen und die Beziehung zu ihnen zu stärken. Zeigen Sie Ihre Begeisterung für Ihren vielseitigen Beruf und haben Sie Spaß bei Ihrer Arbeit!