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In der Kundenkommunikation gewinnen Künstliche Intelligenz und digitale Tools an Bedeutung.

In der Mietverwaltung spielt die Kommunikation mit Kunden eine zentrale Rolle. Der schnelle und reibungslose Austausch mit Mietern trägt maßgeblich zu ihrer Zufriedenheit bei. Angesichts des hohen Anrufaufkommens und der begrenzten personellen Ressourcen stehen viele Mietverwaltungen hier vor erheblichen Herausforderungen. Um sie zu bewältigen, sind innovative Lösungen gefragt.

Eine durchdachte Strategie zur Optimierung der Kundenkommunikation kann die Zufriedenheit aller Beteiligten spürbar steigern. Der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) erweist sich dabei als wichtige Unter­stützung. Die Ergebnisse des VDIV-Branchenbarometers 2024 bestätigen, dass Mietverwaltungen, die KI bereits implementiert haben, sie gezielt zur Optimierung der Kundenkommunikation nutzen.

Eine pragmatische Lösung entlastet.

Ein hohes Aufkommen von Anfragen belastet Mitarbeiter sowohl emotional als auch organisatorisch. Der konstante Druck, Mieteranfragen zeitnah bearbeiten zu müssen, führt häufig zu erheblichem Stress. Insbesondere zu Stoßzeiten, etwa montags, oder bei dringenden Anliegen wie akutem Reparaturbedarf bleibt oft wenig Zeit für die sorgfältige Bearbeitung. So steigt nicht nur die Arbeitslast, auch die Qualität der Kundenbetreuung kann darunter leiden.

Um speziell Mietverwaltungen an diesem Punkt effektiv zu unterstützen, wurde die AI Mailbox von MANAGBL.AI entwickelt. Die automatisierte Anrufannahme entlastet das Personal in der Immobilienverwaltung und lässt sich unkompliziert in bestehende Arbeitsabläufe integrieren – entweder über Schnittstellen zu gängiger Verwaltungs-Software oder durch die Weiterleitung des automatisch erstellten Transkripts eingehender Anrufe per E-Mail. Vorkenntnisse sind dafür nicht erforderlich, auch nicht die Einarbeitung in komplexe Software-Lösungen.

So werden Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben entlastet und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während Anrufe rund um die Uhr entgegengenommen, transkribiert und strukturiert werden. Wegen der Branchenfokussierung des Herstellers werden sie sogar so kategorisiert, dass der Kundenservice sie ohne störende Unterbrechungen abarbeiten kann.

Ein Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit

KI-Integration und digitale Tools optimieren in der Mietverwaltung nicht nur die Kundenkommunikation, sondern werden künftig eine immer entscheidendere Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen spielen. Ihr frühzeitiger Einsatz verschafft klare Vorteile, um den steigenden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Innovative Lösungen wie beispielsweise die AI Mailbox unterstützen dabei, auch hohe Anfrageaufkommen effizient zu bewältigen und zugleich die Zufriedenheit von Mietern wie Personal zu steigern – so schaffen digitale Tools eine gute Basis für die zukunftsfähige Entwicklung von Unternehmen.