8 Tipps zum Recht der Eigentümer auf Auskunft, Information und Erklärung

Fragt man bei Verwaltungen an, was der größte Stressfaktor im Tagesgeschäft ist, werden die meisten antworten: Telefonate und Mailverkehr mit Wohnungseigentümern, die alles Mögliche wissen und vor allem erklärt bekommen wollen, und zwar sofort. Dürfen und müssen Verwaltungen hier nicht klare Grenzen ziehen? Wodurch unterscheiden sich Ansprüche auf Auskunft, Information und Erklärung? Und wie geht man damit richtig um?

1 Klären, um was es geht

Begrifflich bedeutet Information die Unterrichtung über eine Tatsache. Eine Auskunft ist die Mitteilung von Tatsachen. Unter Erklärung ist die Bekanntgabe des Sinns einer Handlung oder eines Unterlassens zu verstehen. Die Grenzen zwischen den Begriffen sind fließend, was das Leben der Verwalter nicht eben leichter macht.

2 Blick ins Gesetz

§ 18 Abs. 4 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und § 24 Abs. 7 WEG verleihen jedem Wohnungseigentümer einen Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen und die Beschlusssammlung. Verwalter haben Wohnungseigentümern nach § 44 Abs. 2 WEG die Erhebung einer Beschlussklage unverzüglich bekannt zu machen. Daneben ist ihnen der Vermögensbericht gemäß § 28 Abs. 4 WEG zur Verfügung zu stellen. Allgemeine Auskunfts- und Rechenschaftspflichten regeln die §§ 666 und 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). 

3 Ansage, wer welche Hosen anhat

Wie oft hören Verwalter den Satz: „Das kann ich von Ihnen verlangen, schließlich bezahle ich Ihre Vergütung.“? Aber stimmt das auch? Nein, denn Ansprüche der Wohnungseigentümer richten sich nach neuem Recht gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht gegen den Verwalter selbst (LG Frankfurt a. M., Beschluss vom 21.10.2022, Az. 2-13 S 59/22). Verwalter handeln bei Wünschen auf Auskunft und Information also als Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Smarte Verwalter antworten solch forsch auftretenden Wohnungseigentümern, dass sie sich ihren Verpflichtungen der Gemeinschaft gegenüber bewusst sind, diese auch ordnungsgemäß erfüllen werden

4 Erste Anlaufstelle „Verwaltungsunterlagen“

Um unnötige Frühstarts zu vermeiden, sollte die erste Frage, die sich Verwalter stellen, stets lauten: Kann die Auskunft oder Information durch Einsicht in die Verwaltungsunterlagen erlangt werden? Ist dies der Fall, ist der Wohnungseigentümer darüber zu informieren, dass er gerne Einsicht nehmen kann. Das Recht auf Einsichtnahme ist grundsätzlich in den Geschäftsräumen der Verwaltung auszuüben. (BGH, Urteil vom 11.2.2011, Az. V ZR 66/10). Auf der Sonnenseite stehen Verwaltungen, die Einsicht über ein Online-Kundenportal gewähren können.

5 Verschickt werden muss gar nichts.

„Schicken Sie mir mal eben die Teilungserklärung und die Handwerkerrechnung vom 12.9.2025, die brauche ich für meine Steuererklärung.“ Alles klar? Die Gemeinschaft ist nicht verpflichtet, Dokumente, die zu den Verwaltungsunterlagen gehören, zu versenden. Wohnungseigentümer können die Unterlagen in den Geschäftsräumen ihrer Verwaltung einsehen, sich dort auf eigene Kosten Kopien anfertigen oder anfertigen lassen (BGH, Urteil vom 11.2.2011, Az. V ZR 66/10). Wieder steht auf der Gewinnerseite, wer über ein Online-Kundenportal verfügt

6 Wenn die Verwaltungsunterlagen nichts hergeben

Die Nummer mit dem Einsichtsrecht stößt auf Grenzen, wenn die Auskunft oder Information über die Verwaltungsunterlagen nicht zu erlangen ist. In diesem Fall ist die Auskunft grundsätzlich nur in der Wohnungseigentümerversammlung zu erteilen. Ein Individualanspruch eines einzelnen Wohnungseigentümers besteht dann, wenn sich das Auskunftsverlangen auf Angelegenheiten bezieht, die ausschließlich ihn betreffen (BGH, Urteil vom 11.2.2011, Az. V ZR 66/10). In diesem Fall kann der Verwalter seinen Kopf nicht aus der Schlinge ziehen, indem er den Wohnungseigentümer bis zur nächsten Versammlung vertröstet. Er erfüllt seine Pflicht gegenüber der Gemeinschaft und erteilt dem Wohnungseigentümer Auskunft. Häufig wird es sich dabei um die Abwicklung von Versicherungsfällen handeln, von dem auch das Sondereigentum betroffen ist. In der Praxis handeln Verwalter und Wohnungseigentümer dabei ohnehin Hand in Hand. Ein Mehraufwand, der unvergütet bleiben würde, entsteht dabei eher selten.

 7 Auskunft und Information in der Versammlung

Kommt man mit den Verwaltungsunterlagen nicht weiter, bezieht sich das Auskunftsverlangen auch nicht ausschließlich auf einen Wohnungseigentümer, dann ist Showtime auf der Wohnungseigentümerversammlung. Verwalter sollten die Anfragen sammeln, bündeln und im Rahmen des „Berichts der Verwaltung,“ dem wichtigsten Tagesordnungspunkt einer jeden Eigentümerversammlung, beantworten. Zur Sicherheit und zu Beweiszwecken sollten entsprechende Angaben zum Gegenstand der Niederschrift gemacht werden.

8 Was, wenn der Verwaltungsbeirat pfeift?

Kommt dem Verwaltungsbeirat – die meisten scheinen diese Auffassung zu vertreten – eine Sonderstellung zu, wenn es um Auskunft und Information geht? Schließlich bestimmt § 29 Abs. 2 WEG, dass er den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben überwacht. Berichtspflichten, wie sie § 90 Aktiengesetz gegenüber dem Aufsichtsrat begründet, existieren im WEG aber nicht. Die Überwachung reduziert sich etwa auf die Prüfung, ob der Verwalter die Versammlung ordnungsgemäß einberufen, die Beschlüsse ordnungsgemäß umgesetzt oder gemeinschaftliche Gelder rechtmäßig verwendet hat. Dem Verwaltungsbeirat darf also berichtet werden, muss aber nicht.

Fazit

In der Praxis dürfte sich die Mehrzahl der Probleme um begehrte Informationen und Auskünfte mit einem freundlichen Hinweis auf das Einsichtsrecht lösen lassen. Fälle, die einen individuellen Informationsanspruch einzelner Wohnungseigentümer begründen, sind selten, der Verwaltungsaufwand hält sich also à la longue in vertretbaren Grenzen. Die Auskunft und Information in der Versammlung sollte im Bericht des Verwalters erteilt werden. Entspannung also auf allen Ebenen.