Abrechnung der Betriebskosten im Sondereigentum

Mietvertragliche Regelungen sind ein Schlüssel zur Erleichterung der Abrechnung mit Mietern.

Die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung zählt zu den Hauptaufgaben der Sondereigentumsverwaltung und bringt besondere Herausforderungen mit sich. Während die Jahresabrechnung für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) ausschließlich auf diese zugeschnitten ist, stehen vermietende Sondereigentümer oder ihre Verwaltungen vor der Aufgabe, hieraus eine mietvertraglich korrekte Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Schwierigkeiten treten hier insbesondere dann auf, wenn mietvertragliche Regelungen nicht berücksichtigen, dass es sich um vermietetes Sondereigentum handelt.

Spezifische Besonderheiten von Wohnungseigentümergemeinschaften wie abweichende Umlageschlüssel oder Gemeinschaftskosten finden in Standardmietverträgen oft keine Berücksichtigung und führen dann zu Konflikten. Gut gestaltete Mietverträge können die Betriebskostenabrechnung daher deutlich vereinfachen. Dieser Artikel zeigt, worauf es dabei ankommt und wie sich die Jahresabrechnung der GdWE und mietvertragliche Regeln optimal aufeinander abstimmen lassen.

Grundsätze der Betriebskostenabrechnung in der GdWE

Die Abrechnung der GdWE unterscheidet sich in zentralen Punkten von der mietrechtlichen Betriebskostenabrechnung. Während die Jahresabrechnung der GdWE alle Kosten der Gemeinschaft umfasst, beinhaltet die mietrechtliche Abrechnung ausschließlich die im Mietvertrag ausdrücklich vereinbarten Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Nach § 16 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) trägt jeder Wohnungseigentümer anteilig die Kosten für das gemeinschaftliche Eigentum. Diese umfassen nicht nur Betriebskosten im Sinne der BetrKV, sondern auch Verwaltungs- und Erhaltungskosten sowie Zuführungen zur Erhaltungsrücklage. Diese umfassende Verteilung unterscheidet sich grundlegend von den Umlagevoraussetzungen im Mietrecht, die Kosten für Erhaltungsmaßnahmen, Rücklagen und Verwaltungsausgaben – zumindest im Wohnraummietrecht – ausschließen.

Ein weiterer Unterschied liegt in den Umlageschlüsseln: Während in der Jahresabrechnung der GdWE oft nach Miteigentumsanteilen (MEA) verteilt wird, erfolgt die Umlage im Mietrecht standardmäßig nach Wohn- oder Nutzfläche, § 556a I Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Zwar existiert seit 2020 die Sonderregelung des § 556a III BGB, wonach bei vermietetem Sondereigentum im Regelfall der zwischen den Wohnungseigentümern vereinbarte Umlageschlüssel auch für die mietrechtliche Abrechnung maßgeblich ist. Dies setzt jedoch voraus, dass der Mietvertrag keine abweichenden Regelungen enthält, was in vielen Standardmietverträgen, die nicht explizit für die Vermietung von Sondereigentum gestaltet wurden, jedoch der Fall ist.

Wichtige mietvertragliche Regelungen

Ein gut gestalteter Mietvertrag ist daher der Schlüssel zu einer rechtssicheren Betriebskostenabrechnung. Betriebskosten müssen dabei klar benannt werden, da pauschale Verweise auf „sonstige Betriebskosten“ unwirksam sind. Bei „sonstigen Betriebskosten“ (§ 2 Nr. 17 BetrKV), z. B. Wartung von Brandschutzanlagen, Graffiti-Entfernung oder Dachrinnenreinigung, ist eine ausdrückliche Auflistung im Mietvertrag erforderlich.

Für vermietetes Sondereigentum ist die Synchronisierung mit dem in der GdWE jeweils geltenden Umlageschlüssel (§ 556a III BGB) im Mietvertrag besonders wichtig. So lassen sich Konflikte über die Verteilung der Kosten vermeiden. Fehlt diese Regelung, besteht die Gefahr, dass Umrechnungen erforderlich werden und Kosten nicht vollständig auf die Mieter umgelegt werden können. Zusätzliche Flexibilität schaffen sogenannte Mehrbelastungsklauseln, die die Umlage neuer Kosten ermöglichen. Ebenso wichtig sind Änderungsvorbehalte, die Anpassungen an geänderte Regelungen der GdWE erlauben.

Praktische Umsetzung in der Abrechnung

Die Erstellung der Betriebskostenabrechnung aus der Jahresabrechnung der GdWE erfordert zunächst die Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten. Manche Jahresabrechnungen enthalten zwar bereits eine solche Unterteilung, doch muss stets geprüft werden, ob die Umlagefähigkeit den individuellen mietvertraglichen Regelungen entspricht.

Auch zeitliche Verzögerungen bei der Erstellung und Beschlussfassung der Jahresabrechnung stellen Vermieter häufig vor Herausforderungen. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat klargestellt, dass das Fehlen einer von der GdWE genehmigten Jahresabrechnung Vermieter grundsätzlich nicht von der fristgerechten Abrechnung der Betriebskosten entbindet.

Sie müssen alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um rechtzeitig abzurechnen – etwa durch vorläufige Abrechnungen oder Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen (§ 18 IV WEG).

Für die Heizkostenabrechnung ist es daneben wichtig, auch die Vorgaben des CO₂-Kostenaufteilungsgesetzes (CO2KostAufG) zu beachten, die ausschließlich für Mietverhältnisse Anwendung finden und daher nicht Teil der Jahresabrechnung der GdWE sein müssen.

Fazit und Empfehlungen

Die Betriebskostenabrechnung für vermietetes Sondereigentum erfordert eine präzise Abstimmung der Jahresabrechnung der GdWE mit Mietverträgen. Klare Regelungen vermeiden Konflikte und erleichtern den Abrechnungsprozess. Mit der zunehmenden Digitalisierung könnten intelligente Abrechnungsprogramme und automatisierte Schnittstellen zwischen Verwaltung und Vermietern dazu beitragen, den Prozess zu standardisieren und transparenter zu gestalten. Bis dahin bleiben klare mietvertragliche Regelungen und eine frühzeitige Vorbereitung die besten Mittel, um die Betriebskostenabrechnung effizient und rechtssicher zu bewältigen.

Empfehlungen für Vermieter und Verwaltungen von Sondereigentum:

• Betriebskosten in Mietverträgen konkret benennen; pauschale Formulierungen vermeiden.
• Umlageschlüssel der GdWE gemäß § 556a III BGB übernehmen.
• Mehrbelastungsklauseln und Änderungsvorbehalte aufnehmen.
• Prüfung der Kosten auf Umlagefähigkeit und Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen sicherstellen.
• Betriebskosten auch ohne genehmigte Jahresabrechnung fristgerecht abrechnen.
• Aufteilung der CO₂-Kosten berücksichtigen.